以辽宁省教育厅教育信息中心为例解读事业单位改革中档案该如何处置

摘要：档案是人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，档案管理是每一个单位管理工作重要的一部分，是提高单位工作质量和效率的重要条件，本文以辽宁省教育厅教育信息中心改革中档案移交工作为例，对事业单位改革中档案该如何处置做了详细解读。

关键词：档案 管理 移交

档案是人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，档案的存在是人类发展史上的一项无形的宝贵财富，因此做好档案工作是一个社会的、国家健康发展的需求，檔案管理是每一个单位管理工作重要的一部分，是提高单位工作质量和效率的重要条件，是对历史的真实记录[1]。近年来的事业单位改革给各行各业都带来了新的契机，但在改革的过程中也遇到了各种各样的问题，档案工作也不例外。

一.档案应该移交给谁？

参照1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》和2018年国家档案局发布《机关档案管理规定》中关于机关撤销或合并时档案的移交办法，分情况进行处理：

（一）撤销单位的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管;

（二）单位撤销，业务分别划归几个单位的，其档案材料不得分散，可由其中一个单位代管或向有关的档案馆移交;

（三）一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交;

（四）一个单位内一部分业务或者一个部门划给另一个单位接收，其档案材料不得带入接收单位，如果接收单位需要利用，可以借阅或者复制;

（五）单位撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的单位继续处理，并作为新的单位的档案加以保存;

二.档案移交具体有哪些要求？

（一）档案要经过系统整理，齐全完整。

要移交档案到档案馆的档案必须经过整理、鉴定，档案馆不接收未经整理的档案进馆;要移交有关主管机关代管的档案需按照代管单位的要求整理。撤销机关应责成专人清理档案，整理后移交。

辽宁省教育厅教育信息中心需要移交的档案主要以文书档案为主，另有少量实物档案。移交前，我们专门请了整理档案的公司协助系统化的对档案进行了整理。

具体的工作主要有两个方面：立卷和数字化。

1.立卷

立卷就是将办理完毕并具有参考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位案卷的工作过程。[3]都是比较常规的工作，这里就不详细阐述了。

2.数字化

数字化档案管理系统的出现，大大提高了工作效率，提升了工作服务水平和质量。但也同时增加了前期数据采集的工作量。我们需要将整理好的档案进行拆卷、校对、扫描采集，采集的同时还要对图像进行纠偏、去污、去黑边、建立分级目录等处理，采集完成后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，再将档案装订还原，对电子数据进行归档。[1]

（二）要有档案目录

移交档案时必须有一式两份的纸质档案目录，已使用档案管理软件的单位还应将计算机数据一并移交，并保证能正常检索。目录需要准备两种“正常检索的目录（见表一）”和“导入电脑数据的目录（见表二）”。

（三）其他检索工作和参考资料齐全

移交档案时应将档案室编制的其他检索工具以及有助于了解有关该全宗历史的各种参考资料一起移交。如目录册等。

三.档案交接时需要准备哪些材料？

移交与接收之间一定要有交接手续，首先要按规定编制移交清单（见表三）和《关于档案解密和开放鉴定的报告》，然后交接双方对照清单核对实物后签字。档案室应将移交手续归入全宗卷保存，档案馆也应放入专卷保存。

四.经验分享

（一）现在的档案整理工作大部分都采取购买服务的形式，由专业的档案整理公司来做，因为整理档案的人员对相关领域业务了解不多，顾在划分保管期限上会有较大的偏差。因此，建议在文书档案保管期限划分上由单位相关工作人员来定。

（二）在档案整理公司的选择上一定要关注数字化扫描的质量，避免后续因图像质量不合格，不能正常移交进馆。

参考文献：

[1]张寅玮.甘肃省电子档案管理研究[D].兰州大学，2011：30-42.

[2]汤星群.基于数字档案馆建设的两点思考[J].档案时空，2005：23-28.

[3]徐拥军.从档案收集到知识积累[M].是由工业出版社，2008：6-24.

[4]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006：11-20

[5]周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式[J].中国科技博览，2009：44-46.

[6]刘冬立.基于Web的企业档案管理系统的设计与实现[D].同济大学，2007：14-23.

作者简介：

宋慧丽，女，1982年1月，汉族，吉林，辽宁省信息中心，副研究员，硕士研究生，社会科学研究，