加强事业单位人事档案规范化管理的探索与实践

张莹

摘要：人事档案管理作为事业单位常规管理工作中的一项重要内容，加强人事档案规范化管理，对促进事业单位日常管理有序开展、推动事业单位取得长远发展具有重要意义。因此，这就需要事业单位转变人事档案管理思路，确保人事档案管理向着规范化、科学化发展。本文首先分析了事业单位人事档案管理的重要意义，并进一步简要指出当前事业单位人事档案规范化管理中存在的问题，最终提出加强事业单位人事档案规范化管理的对策建议，旨在为我国各事业单位开展档案管理工作提供一点借鉴和参考。

关键词：事业单位;人事档案管理;规范化;探索

随着各项事业的不断综合发展，近年来我国的事业单位也取得了蓬勃的发展。人事档案管理是事业单位日常管理工作的重要组成之一，但是很多行政事业单位目前在认识档案管理工作中都存在不规范等问题，造成单位档案管理水平不高，无法发挥档案管理对推动单位整体发展的作用。当前，我国行政事业单位正在改革的深化阶段，加强人事档案规范化管理对促进单位整体发展的重要性更加得以彰显，因此，对于事业单位来说，务必要加强对人事档案规范化管理的重视，充分发挥档案管理在单位发展中的重要作用，为单位取得长远、可持续发展打好基础。

一、行政事业单位加强人事档案规范化管理的重要意义

（一）有利于提高工作效率

当前，我国市场经济体制愈发成熟，行政事业单位也在不断加快适应市场经济体制的步伐，对于用工用人的传统制度也需要不断改革，促进人员更加适应岗位。在这种背景下，人事档案管理工作决定了人员的价值能否发挥至最大，因此规范、高效的人事档案管理工作对推动单位选人用人工作、推动事业单位整体发展具有关键的作用。在提高工作效率上主要表现为两个方面：第一，规范化的人事档案管理对提高人事资料的使用率作用明显，有利于帮助管理人员快速、全面的了解职工资料;第二，加强人事档案的规范化管理对推动人员信息资料的及时性、准确性和真实性具有保障性作用，有人事档案资料使用需求的人可以按照相关借阅流程快速查看所需资料，减少档案管理工作者的工作量，降低档案资料使用人的时间成本，进而实现人事档案管理高效开展。

（二）能够反映事业单位人员的变化情况

当前，我国行政事业单位大多处于深化改革期，在这个变化的过程中，人员发生流动也属于常态，因此人事档案管理工作的主要作用就是对人员的变动记性全面的记录和反映，对单位发展过程中的不同阶段下的人员配置情况进行直接记录，在一定程度上能够反映事业单位人员变化乃至单位整体发展的情况[1]。人员的数量以及岗位发生变动和调整都是随着单位的发展在不断进行的动态过程，加强人事档案规范化管理，能够直观反映事业单位的发展的变化过程，提高人事档案的完整性和规范性，调整单位人员招聘以及人员培养的策略，满足单位发展对职工吐故纳新的需求，提高单位人员的整体素质，进而帮助事业单位在市场竞争中保留一席之地。

（三）有利于单位吐故纳新

首先，提高人员分类的科学性和合理性。人事档案管理是对每位职工从入职、到工作、到升职、最后到离职或退休等情况的全程记录，因此对指导事业单位开展人才筛选工作具有至关重要的作用。借助人事档案管理，能够帮助管留着明确对人才的需求，为之后开展人才招聘奠定基础，提高单位对外吸收人才的科学性;其次，促进单位对人员开展科学的培训工作。借助人事档案能够对当前单位人员结构的知识水平、专业技能等方面进行综合衡量，便于单位对人才库进行知识技能的更新，进而对职工进行有针对性的培训和进修工作，提高职工在开展工作方面的综合水平;最后，提高人员岗位之间的合理调配效率。通过人事档案资料上记录的信息，能够对职工在工作岗位上的表现一览无余，有利于人事管理部门对人员进行调整，促进各职工在不同的岗位上最大限度发挥其优势和积极性。同时，对于在工作岗位上偷奸耍滑的职工，或者职业道德低下的职工基于一定的惩罚，激发职工开展工作的主观能动性，实现人事档案规范化管理对单位人员配置的参考作用。

二、事业单位人事档案规范化管理中存在的普遍问题

（一）档案管理人员缺乏科学开展人事档案管理工作的意识

人事档案管理属于单位档案管理工作下的一项重要内容，对推动事业单位整体发展具有重要的作用，但很多管理人员无法意识到这一点，在落实具体的人事档案管理的过程中，缺乏对档案规范化管理工作的热情，甚至自身对于人事档案管理工作存在认知错误，导致失业单位人事档案管理工作的效率不高。一些单位的管理者错误的将档案管理工作理解为简单的资料保管，对人事档案管理的重视不夠，缺乏派遣专人开展人事档案管理的意识。另外，由于单位管理人员与落实人事档案管理的直接经办人没有重视人事档案的规范化管理，导致现存人事档案资料存在不同程度的失真或不完整，难以保证人事档案资料的客观性和真实性，进而降低了事业单位开展人事档案管理工作的价值，不能发挥人事档案对单位职工工作能力、工作情况的真实反映[2]。

（二）开展人事档案管理的人员综合水平较低

由于行政事业单位融入市场经济体制的时间较短，很多部门的职工都存在年龄老化、技术水平跟不上岗位和单位发展需要的情况，对于人事档案管理工作来说同样如此。由于老龄化的人事档案管理队伍导致事业单位人事档案管理的专业人员较为缺乏，导致单位开展档案管理改革的困难增加。人事档案管理离不开展业人员，但目前很多事业单位还没有设置人事档案管理的专门岗位，通常开展人事档案管理的人员就是档案管理的人员，没有接受过人事档案管理的专业知识培训，进而增加了事业单位人事档案管理过程中的出现各种问题的机率，导致事业单位人事档案资料管理的质量受到直观影响，不利于单位开展人力资源管理工作，在一定程度上阻碍了事业单位的发展进程。

（三）人事档案管理仍然以传统管理为主

目前，一些行政事业单位逐渐认识到人事档案资料规范化管理存在很多需要改进的地方，并逐渐开始进行相关工作改革，但是在人事档案管理工作实际开展的过程中，还是无法完全摆脱传统档案资料管理的思维，缺乏从制度上进行改革的意识，导致单位人事档案管理工作效率低下，管理方式单一落后，导致人事档案资料的利用率始终不高。促进事业单位人事档案管理改革不是一朝一夕就能完成的工作，加强人事档案规范化管理需要一段时间，传统落后的管理手段对制约事业单位人事档案管理的结果是非常明显的[3]。基于传统管理下的人事档案管理，在信息搜集、整理、分类、保管等环节的工作都主要依赖于人工进行，管理效率低、出错率高的现象，造成事业单位人事档案规范化管理的改革进一步受阻。

三、加强事业单位人事档案规范化管理的工作建议

（一）提高管理意识，优化管理制度

档案管理工作是一项复杂的系统工作，在管理过程中，若是缺乏科学管理意识、系统管理制度，将直接影响到档案管理的质管理意识量和效率。因此，在档案管理具体工作中，必须要提高工作人员的管理意识，优化管理制度，切实落实管理效能，充分发挥出档案的参考价值与借鉴作用。在落实档案管理各项制度的时候，领导干部更应当以身作则，切实落实档案管理规章制度，发挥出制度的强制性作用，并引导基层人员认真负责。此外，事业单位人事档案管理构成中，应当严格遵循相关制度规定，要依据规章制度来完善档案管理人员和档案使用人员的借调标准。事业单位在优化管理制度的时候，可以将工作人员岗位职责与绩效考核挂钩，建立奖惩机制，充分依据制度来提高工作人员内在动力，确保档案管理质量的提升;同时，还要利用培训、学习等方法，充分提高档案管理人员的意识，保证其能够遵循规范合理的要求和原则进行工作，充分提高档案管理工作的效率。

（二）提升人事档案管理工作队伍的整体工作水平

人是促进单位发展的重要因素，不论是事业单位的人力资源管理，还是人事档案资料的规范化管理工作，都需要相关人员自身具备较高的工作素养，才能切实满足岗位和单位发展的需要。因此，在加强事业单位人事档案规范化管理的过程中，应当着重提高档案资料管理人员的综合水平，结合单位发展的实际需要类配置人事档案资源，加强人事档案管理人员的岗位专业培训，强化人员开展人事档案资料管理的专业技能[4]。另外，在加强事业单位人事档案规范化管理的改革中，还应当着手建立一支专业的人事档案管理队伍，不断优化这支管理队伍业务水平的同时，加强其政治素养、大局意识等方面的建设，加强管理人员对单位人事档案资料保密的意识，提高档案管理人员创新开发式管理的能力。

（三）善于借助现代化信息手段创新人事档案资料管理手段

随着我国信息技术领域不断取得新的发展，事业单位应当树立借助现代化信息手段开展人事档案规范化管理创新的意识，积极推进事业单位信息化人事档案规范化管理。一方面，可以将传统的纸质档案管理向数字化档案转变，提高对人事档案的统一、快捷管理;另一方面，重点构建安全等级高的内部信息化管理系统，通过相关权限的设定来实现人事档案的调阅以及利用等。

结语

总而言之，人员作为事业单位发展的基础和关键，人員信息档案的真实和有效性在一定程度上决定着事业单位未来的发展方向，因此坚持公平、公正、公开、民主原则开展的人事档案管理工作，符合事业单位的发展需要。加强事业单位人事规范化管理能够显著提升单位综合管理效率，对人员信息和岗位工作开展情况进行精准掌握，能够促进各岗位人员对工作的价值效用发挥至最大化。

参考文献

[1]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外，2020（28）：4-6.

[2]邓兵娥.事业单位干部人事档案信息化管理的现实困境与对策[J].人才资源开发，2020（13）：24-25.

[3]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019，3（28）：297.

[4]黄瑞生.试论提高事业单位干部人事档案利用工作水平的途径[J].中外企业家，2019（18）：106.

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