关于品管圈活动在提高医院档案利用率中的应用

钟成

摘 要：医院档案具有重要的作用，其记录了医院的历史，能够体现出医院的运作。品管圈是有着互补或者是相似工作的人们自发组织成立的团体，对于其中成员的选择由内部专职档案管理人员负责。档案利用率是被提供利用档案的数量和馆藏档案整体数量的比值，其也是衡量档案管理工作有效性的一个重要指标，所以当前要促进医院档案利用率的提升，就需要注重发挥品管圈活动的作用，本文通过分析医院档案利用效率低的原因，进而提出了品管圈活动的运用策略，促进医院档案利用率的提升，充分发挥出档案的价值。

关键词：品管圈活动;医院档案;利用率提高;应用

档案工作是医院工作中不可缺少的一部分，其具有独特的意义，能够体现出医院的工作成就，也是维护医院工作历史面貌的工作，能够给医疗服务、科学研究提供重要的参考资料。档案管理对象就是在相关活动中产生的各种传统档案，如基建档案、教学档案、实物档案、保健档案、会计档案、科研档案、党务档案以及行政档案等。档案的形式有多种，如视频类档案、表格类档案、图片类档案以及音频类档案。档案工作关系到医院的发展，档案利用就是基于档案利用工具对需要的档案信息进行查找以及利用，是档案工作服务的形式。当前对于档案的利用效率也被当作评价档案工作情况的一个重要标准，这也让档案工作人员对此十分重要，通过不同的方法和策略，提升档案利用效率，而品管圈活动就是一种有效的方式。

一、医院档案利用率低的原因

1.医院档案没有开展系统编研

医院档案是一项重要的资源，档案管理工作也具有重要意义，能够间接带来经济效益，因此，档案资源就属于一种无形资产。然而当前还有很多医院的领导人员以及医院工作人员并没有清楚意识到档案管理的重要性和档案资源的间接效益。在这种情况下，医院档案室的地位不高，长时间以来都处于边缘化地位，没有充分发挥出管理工作的作用。在管理工作中，一般在收集档案、整理档案以及归档之后，管理人员一般不再归纳整理，并没有有效的开发档案资源，这就影响了档案资源的价值发挥，很多有用的资源都没有得到应有的利用，管理工作停留在表面上，限制了档案事业的发展。除此之外，传统管理中有很多的不足和问题，如信息不全面、查找信息困难，让管理工作只重视管理却不注重利用。当前医院的档案管理，只注重保存和管理工作，却忽略了利用，影响了档案的利用率。

2.专职档案管理人员专业化程度较低

当前医院中的档案管理人员很多都不是专业出身的，一般都是其他有关专业出身，这就使得他们的专业化水平较低，在入职之后一般参与的继续教育都是当地档案局主办的培训，并没有针对医疗卫生行业开展的培训。在档案管理工作中，管理人员的管理不够规范，一般靠自己的经验以及理解进行工作，这就给工作留下了隐患。

3.医院档案管理没有归档规范

医院中有很多的档案，每个科室每天都会产生很多的档案资料，这些由本科室的档案管理人员负责，一般都是兼职的，但是兼职人员的流动性较大，管理人员在管理能力以及责任意识上存在较大的差距。当前还有一些医院的档案管理工作还是停滞不前，只有一些简单的规章制度，并没有针对档案管理人员制定的岗位内容说明，并未清楚规定岗位职责和责任人。没有设置统一的管理程序以及标准，没有构建有关的考核评价体系，影响到管理工作的效率和效果。另外，专职的档案管理人员存在一岗多责的现象，他们需要面对很多的工作任务，缺乏足够的时间培训以及指导兼职管理人员，无法让兼职管理人员迅速的提升。科室兼职人员在登记部分档案时不够规范，在收集资料时并未收集齐全，导致一些材料会出现丢失的问题。一些科室对于档案的整理以及分类存在不足，缺乏规范性，让管理工作中产生问题以及失误。

二、品管圈活动在提高医院档案利用率中的应用策略

1.组织建立品管圈，组织各科室档案管理人员，促进医院档案利用率提升

在医院档案管理工作中运用品管圈活动，要提升有效性，就需要先组织建立品管圈，对医院中所有科室的档案管理人员进行组织，促进对档案的利用。每个科室都要注重考核相应的档案管理人员，清楚他们的专业素养水平，以此为依据对工作岗位做出相应的调整。除此之外，还需要组织档案管理人员培训，将他们安排在不同的科室中，让他们在科室中做好档案管理的工作，制定有关的管理人员手册，对他们的行为进行规范。

2.擬定计划，发挥各部门优势，组织编研工作

医院需要充分发挥出相关部门的优势，依据各个科室存储档案的数量以及内容，结合医院内工作的需要，统一制定出工作流程。除此之外，还需要结合医院的年度工作计划，将长期计划和短期计划进行有效的结合。依据医院计划进行相应的编研专题活动，结合医院明确的题目收集相关的资料，档案管理人员需要对档案资料进行分类和整理。依据医院档案内容，主要可以划分成几个类型：第一种就是文书档案类型，档案内容主要包括医疗管理、党群工作、财务物价、人事管理以及行政管理;第二种就是基建档案，主要有辅助用房、综合用房、生活用法和业务用方等;第三种是科研教学类，主要有影像科、妇产科、内科和外科等;第四种就是设备档案类，主要有辅助设备、治疗设备和诊断设备;第五种是实物档案，主要有医院获得的各种荣誉证书、奖杯、废置印章等;第六种就是照片档案，如行政类、后勤类、人事管理、党务等。每个科室把归档文件交给档案室之后，专职档案人员需要再实施分类整理，依据规范进行管理，基于分类编目系统形成有效的管理体系，这样通过应用各种检索工具就可以对医院的馆藏档案进行查找和利用，将分散的相关档案信息都进行著录和抄到卡片上，清楚标记出关键词，还需要依据规定做好排序，对档案信息进行有效的筛选以及加工，编写成有价值的参考资料，提供齐全的资料。

3.明确目标任务，构建一套专业的档案收集制度

医院在档案管理工作中，应该依据相关法律法规，如《档案法》等，结合医院档案管理工作的实际情况，制定出管理工作目标规划，进而清楚工作的发展要求以及目标，为实际的工作提供依据和指导，还需要在医院信息化建设中注重推进档案信息化建设，对于管理的制度需要不断进行优化和健全，制定有效的档案安全管理应急预案。对于医院每个科室中各种载体的档案，需要实施统一化管理。医院要依据工作的具体情况，构建有效的档案收集制度，具体、清楚的规定档案材料的相关工作，如登记、传递和查阅，制定查阅程序。在硬件配置方面，可以建立和设置相关的场所，包括档案库房、档案员办公室、综合档案室以及阅文室，配备有关的设备。比如，防磁柜、除湿机、扫描复印一体机、数码照相机、温湿度表等等，以符合工作需要。医院还应该注重促进档案信息化建设，在档案管理中有效的运用“互联网+”，配置数量充足的档案管理专用计算机，购置文档管理系统，扫描医院从建立之后的相关文书档案，并进行导入，构建数据库，这样就可以通过计算机检索需要的档案信息，计算机可以储存大量的档案信息，这些可以促进档案利用效率的提升。

4.提高档案管理人员素质水平

医院要调整内设组织机构，注重对他们进行教育培训工作，确保经过调整之后可以形成完全的档案管理网络，促进档案管理效率和效果的提升。医院要注重聘请专职档案管理人员，确保每个科室都有一名固定管理人员，全面考虑档案管理人员的整体素质水平，他们不仅需要有很好的专业素养，还需要有较强的职业道德，通过制定岗位说明书，清楚规定他们的职责。医院要促进档案管理人员综合素质的提升，就应该构建健全的培训制度，对专职档案管理人员实施统一的培训、管理以及考核。医院还需要通过多样化的途径，提升他们的管理水平，比如，聘请专家来医院进行讲座、外出培训、参观学习等，多进行档案学术活动，让他们可以不断提升工作水平，及时更新工作观念，丰富知识，提升创新思维和创造力，加强技术水平。还需要构建科学合理的考核评价体系，客观、全面、合理地对档案管理人员进行评价，对于表现优秀的人员要提供奖励，而对于工作不认真的人员就要进行相应的惩罚，采取优胜劣汰的原则，调动他们的工作热情。

5.根据现有法律法规确定档案工作发展目标

与当前现有的《档案法》 等相关法律法规以及管理体系、标准要求等进行有效结合，对“档案工作目标管理三年规划”进行科学合理的编制和利用。通过现有的相关法律法规、管理条例等，可以对档案管理工作的具体发展目标、整体要求等进行确定，与此同时，还可以将档案管理的信息化建设，直接融入到医院现有的信息化建设体系以及总体建设方案当中。通过这种方式在其中的合理应用，有利于对现有的档案管理工作体系以及相关管理制度进行不断完善和优化，同时还可以对档案安全管理的应急预案机制进行构建和应用。在这种形势下，医院内部的各科室在对各种不同类型的档案、不同载体的档案等都可以实现统一合理的管理。医院要与档案管理工作现状进行结合，构建和落实符合现实要求的档案收集制度，通过该制度在实践中的合理应用，可以实现对各种不同类型档案材料的传递、登记以及查询等，每一个环节都进行了更加详细的制定，对现有的查阅流程等也提出了更加规范化的标准要求。

对综合的档案室或者是现有的一些档案库房进行管理时，要适当的增加一些档案的密集架，同时还保证其中内部基础设施配备的齐全性，对扫描复印一体机、去湿机、湿度表、温度表等各种不同类型的基础设施、设备等进行不断完善和优化，其根本目的是为了最大限度保证档案管理工作的基本需求可以得到有效的满足。尤其是在当前信息化时代的发展背景下，信息化建设水平普遍比较高，医院应当对信息化技术进行合理应用，不断在实践中加大对档案信息化的建设。在这一基础上，还要对“互联网+”档案的管理理念以及思维模式进行深入挖掘和高效利用，与多台档案管理专用的计算机设备进行有效结合。同时，还要对一些文档管理系统进行科学合理的购置和创新，对全文数据库进行科学合理的构建，以计算机为基础实现所有档案的有效检索。这样不仅有利于提高档案管理水平，而且还可以提高医院内部档案的整体利用率。

6.取得的成果

通过品管圈活动在医院内部档案管理中的合理应用，经过时间的总结和分析之后，发现整体效果普遍比较良好。首先，在直接效益方面相对比较明显，与2016年的部分数据进行结合分析时，发现2016年有3889件档案存入到对应的档案库当中，其中借阅量达到了2256件。按照这一数据信息，计算出全年的档案整体利用率已经达到了58%，明显超出了最开始活动制定的基本目标。其次，在社会效益方面也有明显的提升。由于档案的整体利用率有明显提升，同时档案管理水平也有大幅度的提升，受到了各级领导的认可。

在这一基础上，为了从根本上对现有的成果进行不断强化和巩固，需要在现有措施以及管理模式的基础上，提出符合实际要求的巩固措施。首先，在实践中要对多种不同类型的档案检索工具等进行编制，也就是专题的汇编、案卷的文件目录等。与此同时，还要构建全宗卷，这样做的根本目的是为了对全宗内容进行更加全面的反馈，同时可以为当前现有的各项业务提供支持。其次，对当前现有的数字化平台以及电子政务平台等进行科学合理的应用，这样有利于为日常档案信息资料的查询提供一定的便利性。对档案整体利用率提升而言，具有实质性意义。除此之外，要不断加强对档案管理人才队伍的建设，对一些先进的专业人才进行积极的引进和应用，同时还要实践中对专业人才自身的综合素质进行有效提升。最后，就是要不断的拓宽渠道，不断加大宣传力度，保证档案管理人员可以定期参与到一些专项的培训或者是讲座等相关活动中。在这一基础上，要将结果作为基本导向，对考核机制进行科学合理的编制和应用，通过这种方式在其中的合理应用，可以逐渐推动档案管理中的培训工作能够逐渐朝着常态化的趋势发展。这样有利于为档案管理工作的有序开展提供良好的氛围作为支持。另外，还要对现有的档案服务管理机制进行不断创新和优化，遵循与时俱进的基本原则，对现代化的管理理念、管理手段等进行科学合理的引进和利用。这样不仅有利于保证档案信息在查询等各环节中的整体利用率得到有效提升，而且还可以保证档案信息更新的及时率，为档案管理水平提升提供保证。由此可以看出，品管圈活动在档案管理中的应用，不仅可以保证档案管理的整体质量得到有效提升，而且还可以在实践中不断强化圈员自身在问题分析以及解决方面的能力。

三、结束语

综上所述，可以看到，品管圈是一种有效的方法，可以提升档案管理人员的责任意识和综合素质，提升档案管理工作的效果，为档案利用奠定良好的基础。所以，医院就需要注重品管圈的运用，提升档案管理工作的服务水平，充分发挥出档案的价值，促进医院的发展。

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（作者單位：济宁市精神病防治院财务部）