纸质档案数字化质量控制与管理探讨

薄会娜

摘 要：随着经济技术的发展，新型技术也得到了广泛的普及，从而改变了人们获取信息的途径，为人类的生产生活带来了极大的变化。为了适应新的形势与环境，在档案管理工作中，也应该结合实际情况，对传统的纸质档案进行数字化的质量控制与管理，但是在具体的管理过程中，还存在着一系列急需解决的问题，为了确保数字化过程更加合理，必须要选择科学有效的加工途径，明确各项操作流程以及实际存在的问题，并进行深入的分析与探讨，并提出合理化的解决措施，从而为相关人员提供一些参考。

关键词：纸质档案;数字化发展;质量控制

为了使信息化建设能够有效落实，必须要有针对性的选择正确的数字化方式，从而提高档案管理的整体效率。对档案实行更加细致的数字化管理，对档案信息资源具有重要的影响，不管是在信息传输还是信息管理方面，都面临着严峻的挑战，基于此，必须要在开展信息化建设的具体过程中，提高对数字化工作的重视程度，严格按照相关标准对数字化质量进行监管，加快纸质档案数字化的发展速度。

一、数字化建设背景下档案管理的主要功能

（一）档案信息的集成功能

信息技术的进步与发展改变了档案资源管理的形式与具体内容，是档案资料朝着数字化的方向进行发展，为了进一步提升对档案资料的利用率，对于档案管理部门来讲，一方面应该对纸质档案资源进行妥善保管，以便于后续的开发与利用，另一方面，应该提升对档案信息化的重视，通过对档案信息进行合理的采集，更好的对信息内容进行集成处理，通过这种方式，不仅能够节省资源管理的空间，加强各类信息之间的关联性，也能够在最大程度上实现资源共享。

（二）档案辅助管理功能

传统的纸质档案管理方式已经不能适应当今时代的发展需求，很容易受到各类因素的影响，档案管理技术以及档案环境都会限制纸质档案的发展，在这种情况下，就会阻碍纸质档案资源的开发与利用，很难发挥档案资源的潜在价值，影响档案管理工作的正常进行。只有紧跟数字化建设的背景，积极通过有效的方式，实现纸质档案与数字档案的融合与利用，才能够促进纸质档案的转化，将有价值的档案信息资源进行整合，充分体现档案管理数字化的各项优势。

二、目前档案管理模式中存在的主要问题

（一）档案资源收集处于被动的局面

由于档案管理部门在档案资源的管理问题上，缺乏正确的管理意识，认为自身的工作任务主要是对档案进行后期的整理，这就会使工作人员始终处于被动的状态，只是单纯的对信息资源进行接收，久而久之，就会在具体的工作过程中存在一定的局限性。对于档案部门来讲，如果不能够及时的对档案资源进行相应的处理，就会导致各种问题的发生，使档案资源存在众多的缺陷，出现这一问题的根本原因在于大部门档案部门缺乏一定的重视程度，没有积极的针对实际情况进行更新与升级，尤其是在当今信息化的建设背景下，必须要加强各个部门之间的沟通与联系，才能够提升部门的工作效率，对各类数据档案进行有效地收集，确保档案信息的完整性和有效性。

（二）档案资源保管数字化建设存在一定的滞后性

根据档案法的相关规定，必须要结合实际情况，实现传统纸质档案的数字化形式，对于已经实现数字化的档案资源，也应该将原本的纸质档案原件进行妥善的保管。从我国目前档案管理部门的保管情况来看，依旧以传统的纸质档案为主，但随着档案信息化的不断发展，数字档案馆逐渐变成了档案发展的主要方向，由于当前数字化资源的占比较低，这就会在一定程度上阻碍档案管理的数字化发展。一方面，由于具体的管理部门缺乏对档案资源数字化的重视程度，没有从自身做起，为档案管理部门提供更多的资源，在这种情况下，就会使档案资源数字化建设出现落后的局面，另一方面，由于沒有提升数字档案资源的丰富性，这就会使档案资源难以发挥具体的作用，不能够积极引领档案管理实现数字化建设。

（三）档案资源利用效率需要提升

对档案实施管理的最终目的，是对档案资源进行更好的开发和合理利用，从而为社会提供更加优质的服务，提升档案资源的利用效率。目前档案资源信息开发的主要对象，是信息资源的数字信息以及实体信息，但由于档案管理还存在着一些急需解决的问题，虽然档案管理部门已经提高了对档案资源管理的重视程度，但在后续的过程中，缺乏资源的开发与利用，在这种情况下，就不能够充分发挥档案资源的重要价值，无法为社会提供更好的服务。一方面，由于档案管理部门依旧延续传统的档案管理模式，另一方面，对于档案工作人员来讲，还需要进一步提升自身的工作能力，除此之外，对于软件设备的配套也没有落实到位，在众多因素的影响下，就会严重阻碍档案资源的后续利用。

三、改进数字化质量控制与管理问题的主要方法

（一）不断完善的数字化加工体系

从目前众多的档案机构来看，开展纸质档案数字化工作的一般做法，主要是靠扫描仪或者是具体的集成管理系统来完成，对于馆藏资源较少的情况下，还可以通过常用的数字化管理模式开展相关工作，但由于数据量的不断增长，在面对海量资源的情况下，必须要对目前的数字化加工体系进行相应的完善，提高加工体系的实用性与有效性，才能够使工作达到事半功倍的效果。要积极利用现代化的信息技术，通过网络环境将识别技术应用到加工体系当中，使数字化加工过程变得更加准确，提高数字图像的质量与水平，才能够为后续的数字信息管理奠定坚实的基础。

（二）提升数字化存储效率

由于档案信息的数字化是一项复杂且持续的工作，必须要建立科学有效的存储体系，在建立的具体过程中，也要从多方面进行分析，考虑到数据存储以及处理的各项影响因素，首先，因为档案数字化过程是一项连续不断的过程，随着时间的推移，会产生大量的数据信息，所以必须要在数字化存储体系容量不断增加的基础上，提高存储效率，实现数据扩展与数据存取的相对平衡。其次，通过对相关技术进行合理的选取，能够使数字化的信息数据实现长期的保存，以便于后期的使用。除此之外，在新技术的使用过程中，为了实现各项数据的无缝管理，也应该定期引进先进的技术设备，不断提升技术人员的综合素质。

（三）提升数字化的安全性

在档案管理的具体过程中，由于数字化的档案信息更容易被复制传播，所以在一定程度上具备不安全性，针对这一问题，必须要通过合理有效的措施来提升档案管理的安全性，建立健全更加完善的纸质档案数字化安全保障体系，并使其具备更强的可操作性，从根本上确保档案信息的有效性。在建数字化安全体系的过程中，也要健全档案的各项安全制度，做好信息系统的安全防护工作，从而提升档案信息的利用效率。

（四）纸质档案数字化的有效管理和高效利用

只有对档案资源进行更加有效的开发与利用，才可以促进纸质档案数字化的高效发展。在对纸质档案信息进行深入的挖掘时，应该采取更加先进的技术与方法，实现对数字化档案信息的处理。由于当前档案事业的发展需要依附于网络时代，与传统的管理模式具有较大的差别，所以必须要确保信息技术的正常运行，才能够为档案管理奠定坚实的基础。通过对档案信息进行深入的加工与处理，能够在很大程度上丰富档案管理的手段，提升档案检索的整体效率，减轻档案工作人员的工作压力，将复杂的档案管理变得更加便捷，切实提升数据信息的服务水平。

（五）提高档案从业人员的综合素质

由于档案的数字化工作具有一定的復杂性，需要通过具体的设备以及相关系统才能完成相关工作，只有档案管理人员提升自身的专业能力与综合素质，才能够从根本上提高的数字化的工作效率。对于档案管理人员来讲，必须要从自身提高学习意识，不断学习相关知识理论，具备更强的职业道德素质，提高工作的积极性与主观能动性，对于纸质档案，也要做好相关的收集与整理工作，除此之外，也要具备较强的科研意识，及时的在工作中做好总结，提高创新意识与实践能力，从而不断拓宽数字化档案工作的渠道。对于档案部门来讲，也应该定期对管理人员进行培训，创造出更加良好的学习环境与工作环境，不断适应档案数字化的工作要求，实现档案工作的健康有序发展。

（六）改变传统的管理理念

要想实现档案的数字化管理，就必须要转变传统的档案管理模式，从手工模式朝着自动化的方向发展，将档案的管理方法与最新的管理理念相适应，通过各种有效途径丰富档案馆的馆藏，例如拓宽档案入馆的渠道、积极开展档案收集等各类活动，与此同时，也应该积极引进现代化的信息技术，对档案进行更好的管理与利用。

（七）采用适合档案管理特点的通用技术

在纸质档案数字化的具体过程中，必须要通过先进的技术手段开展相应的工作，从目前的数字化技术来看，在纸质档案的数字化过程中，最重要的技术就是图像处理以及图像识别，必须要采用科学合理的通用技术，对数字资源进行管理，才能够有效提升纸质档案数字化的质量与水平。由于当今的新型技术具有对一定的多样性，以云计算为核心的信息技术，已经成为当今数字化管理的重要技术手段，所以必须要在具体的工作环节中，积极引进云计算技术，实现对档案资源的有效利用，不断地对目前的工作方案进行改进，从而确保数字化工作的科学性和有效性。

（八）通过信息挖掘提高目前的服务水平

要想对档案信息进行有效的利用，最重要的一点就是提高对档案内容的关注程度，并结合实际情况，从海量的信息当中找到最具价值的数据信息，从而实现档案信息的数字化建设。在具体的信息挖掘过程中，必须要借助先进的信息挖掘手段，找出有价值的档案资源，从而为管理机构提供更加专业的服务，以解决实际问题。随着时代的不断发展，在目前的档案管理工作当中，档案数字化已经成为重要的工作环节，对于档案从业者来讲，也应该树立不断学习的观念，更新传统的档案管理理念，在档案数字化管理进程中不断地进行探索，充分发挥自身的价值与优势，提高档案管理的服务水平。纸质档案数字化的管理机构在具体的运行中，难免会遇到各种各样的难题，只有建立健全更加高效的数字化管理体系，才能够实现档案管理的有效转变，充分挖掘和使用档案信息的价值与作用，除此之外，也要积极学习先进的技术，紧跟时代发展的潮流，促进纸质档案的数字化工作实现健康稳定发展。

四、结束语

综上所述，在信息化发展的当今时代，对档案实行信息化管理，为档案工作人员带来了极大的便利，有利于提升档案管理的高效性与实用性，对于具体的档案管理人员，在实际开展工作的过程中，必须要提高对信息化管理的重视程度，充分发挥信息技术的主要优势，针对档案管理中存在的实际问题，进行深入的研究与探讨，并有针对性地采取各种措施实现档案管理的创新发展，从整体上提高到管理的信息化建设水平。

参考文献：

[1]石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究，2020，4（35）：179-181.

[2]蔡文选.大数据时代背景下城建档案的管理和利用前景[J].城建档案，2020（11）：61-64.

[3]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020（22）：160-161.