出版社纸张材料管理及相关ERP建设

王京美

摘 要：成本管理是贯穿出版社经营和管理活动一项综合性关键职能，对于提升图书财务绩效和打造核心竞争力都具有不可忽视的重要作用。在出版社，纸张材料作为图书内容的重要载体，在制作成本中所占比重较大，在出版社的资金流中也占用了相当大的比例，有效的库存管理，合理的纸张材料选择，对于出版社盈利水平起到至关重要的作用。本文从材料采购、出入库、月结、库存管理等方面对纸张材料管理及对应ERP建设及相关注意事项进行了阐述，希望对出版社及印装厂的材料管理提供一定的参考和借鉴。

关键词：纸张材料;成本管理;ERP建设;材料管理

成本管理是贯穿出版社经营和管理活动一项综合性关键职能，对于提升图书财务绩效和打造核心竞争力都具有不可忽视的重要作用。在出版社，纸张材料作为图书内容的重要载体，在制作成本中所占比重较大，在出版社的资金流中也占用了相当大的比例，有效的库存管理，合理的纸张材料选择，对于出版社盈利水平起到至关重要的作用，科学合理的材料成本控制也有利于促进出版社的高质量发展。

从出版社业务实际来看，材料管理主要分为：材料采购和入库管理、材料出库、材料库存管理等四个方面。本文主要从以上四个方面入手进行分析并提出风险防范的相关措施，确保出版社的材料资产安全和科学合理的管理。另外，出版社的纸张材料管理尤其是特种纸管理因批次较多、种类繁杂，若单靠手工记录工作量巨大，且容易出现错漏。为降低材料管理员的工作量，确保材料账目的准确性以及材料资产的安全管理，出版社必须利用信息化手段建设与材料管理相关的 ERP系统进行管理。

一、材料采购和入库管理

图书材料的应用要考虑材料的适用性、成本的合理性等问题。因此，首次使用的材料要进行打样测试，确保纸张的印刷适性以及效果呈现，避免出现不必要的费用和时间成本的增加。纸张适性确认无误后，方可进行批量采购。在纸张价格相对稳定的情况下，可直接给常规合作的材料供应商下达采购合同进行采购。在纸张价格波动频繁的情况下，如2020年上半年，材料价格波动频繁，价格甚至连一周的稳定性都达不到。在这种情况下，采购人员必须向多个供应商进行询价，对价格进行对比，确定合理价格后再行采购。

（一）材料采购合同

因纸张材料价格与其他成本价格不同，纸张材料价格具有相对不稳定的特点。因此，纸张材料采购方面，出版社除与材料供应商定期签订框架合作合同之外，每一笔订单都需要出具单独的采购合同，标注纸张的品种和克重、单价和数量，并明确送达地址和送达时间等，以明确合同双方的权利和义务。

出版社在采购管理中，出版部材料采购部门可根据模板要求填写纸张批次的相关信息，如品牌、品类、克重、规格、单价、材料编号等信息。采购员在实际采购时根据实际需要选择需要采购的纸张品牌、品类以及相关克重、供应商后等即可提交采购申请，由主管审核通过后自动生成材料采购合同，乙方可接收和打印，并根据合同要求安排送货。为确保账务的安全，如乙方对价格等有异议的可与采购人员进行沟通，并由采购人员进行更改，乙方无法自行更改相关信息。

（二）材料入库管理

纸张材料供应商将材料送达指定地点以后，由收货人进行验货和验收，出版社材料管理员根据签字盖章的收货单办理确认材料入库。材料入库在ERP设置上，要有几个方面，一个是根据材料采购单生成材料入库单，将采购单中的采购数量、品牌、品类等相关信息带入到材料入库单，并设置实际收货数量项目，由实际收货人根据收货情况进行填写和反馈。如出现采购数量与实际送达数量不一致的情况，采购人员根据反馈并对比签字盖章的签收单，进行系统确认，并同时修改采购合同信息，确保采购合同与实际收货的一致性。

以社科文献出版社为例，ERP系统中专门设置了材料管理的模块。每一个批次的材料都有一个单独的编号，编号以纸张品种、价格和存放工厂为依据进行设置。通过编号对纸张材料分种类、分批次、分工厂进行管理。印制工作人员在开具印单时，根据材料库存情况以及实际使用情况，触发采购需求。采购需求中包含材料品牌、品种、规格和克重，采购人员根据需求选择合适的材料供应商和价格即可。另外，出版社在系统中设置材料采购合同模板，采购人员在提交采购单后，系统自动根据采购单生成材料采购合同。在部门分管领导审核后，对应的供应商可收到相关订单和采购合同，并可据此安排发货等事宜。印厂根据收货情况给出版社反馈订单是否按照要求送达和差异情况，出版社根据此确认入库。材料入库后，供应商按照结账周期，打印合同盖章连同收货单、发票一起交出版社进行结算。这在很大程度上减少了材料采购人员的工作量及以及采购与入库数量不一致的错误概率，极大提高了工作效率和工作质量，为以后的库存对账工作奠定良好的基础。

（三）材料批次对比

对于出版社常年连续备货的材料，材料采购人员在确保合理库存的情况下，每个批次的纸张材料都要制作样本进行保留，对材料进行批次对比，确认材料的色相、松厚度等要素的一致性，选用批次色相基本相近的纸张，确保批次纸张及时交叉使用也不至于出现书芯出现“夹心饼干”的情况，减少批次零头纸的浪费。期刊材料的要求更加严格，因为期刊订阅的连续性，同一年度的期刊要确保纸张品质一致，不能出现批次色差等问题。为了确保纸张材料的一致性，出版社要在年初确定好纸张品种和数量，尽量实现一次性采购，若一次性采购有困难的，在批次采购时必须加强检查和监督，确保全年纸张期刊品质。

二、紙张材料出库

纸张材料的出库主要分为正常出库、调拨出库、销售出库、报残出库四种情况，其中印制出库和调拨出库属于出版社的常规业务。出版社开具印单给印厂后，印厂根据出版社下单的印单或者材料调拨单进行出料出库和裁切、上机工作。

（一）正常出库

按照出版行业纸张材料管理的习惯，出版社的纸张材料一般都存放于印厂，由印厂进行托管。因此，为确保纸张材料资产的安全性和科学的管理，出版社和印厂都需要对纸张材料建立明细台账，确保每一笔纸张的使用都及时上账。对中等以上出版社来说，每年出版图书的品种较多，材料出库频次更加繁多，如果手工进行材料出库业务量巨大，而且出错的概率会非常大，容易出现实际使用与明细记账不一致的情况，比方说克重、规格以及品种比较相似的如铜版纸和哑粉纸等方面的错误。为解决这个问题，出版社应在ERP系统中设置材料自动出库功能。在印单提交并审批完成后，系统根据印单选用的材料品种、批次、数量及印厂进行自动出库，核减材料库存。由材料管理人员进行汇总结算后，提交资产财务部进行会计处理。

（二）调拨出库

调拨出库是指出版社因为印制的需求，需要将材料由一个印厂调到另一个印厂。出版社在材料调拨时必须出具材料调拨单，签字盖章后交由承印业务的工厂，作为去材料保管厂进行提货的依据。材料保管厂必须见单发货，不能以任何理由为借口不配合工作。为确保工厂的良好管理，减少工厂的不平衡的心态，节省工厂之间因纸张调拨而产生的不必要的成本，出版社要尽量合理规划纸张材料的存放与使用，减少纸张材料的调拨。

（三）销售出库

销售出库分为两种情况，一种是因为纸张材料不适合出版社自身印制需要和去库存的需要，进行的销售处理;另一种因印制事故，由相关责任人承担成本责任时，将浪费的纸张材料进行销售出库，又称为返工销售。为去库存而发生的纸张材料销售，销售价格可能与采购价格不一致，因为出版社要考虑存放的管理成本和长时间存放的毁损成本，因此价格可能会略低于采购价格。而返工销售一般价格不会变动，由出版社按照实际成本销售给实际责任承担人。

（四）报残出库

报残出库一般发生在纸张材料盘点之后，发现库存纸张出现黄边、发脆等现象，已经不能用于正常印刷，但还可以切边后可以掏心使用或者以其他方式进行销售处理的，也有可能因时间过长等原因而完全不能使用进行报废的。报残出库可以减少不必要的库存成本，确保纸张库存真实有效。

三、材料库存管理

常规的出版社材料，都是采购后直接送达印厂，由印厂进行代管。为了确保资产安全，确保材料库存明细账与实物账目的一致性，出版社和纸张材料托管印厂每月都要对纸张材料库存和具体使用情况进行一一核对，制作材料库存调节表，并定期对纸张材料进行实地盘库，对账中有问题的材料要及时进行调整，确保账实一致。

受业务持续性的影响，纸张材料库存也在实时变化，要使对账工作能够顺利开展，出版社需要确定一个节点进行月结，一般设置在月底，由材料管理员对需要月结的材料进行勾选并生成材料月结单，对这一时间点的库存数量进行定格保存，即生成月结库存数量。对账时，以出版社的材料月结单为准，与印厂提供的库存数量进行核对，并根据实际情况调整出版社和印厂的未达账项，制作库存余额调整表。之后对库存差额查找原因并根据实际情况进行解决，确保双方材料库存數量的一致，使出版社的纸张材料库存明确有效，为纸张材料采购和印制工作提供合理的库存依据，确保印制工作的顺利进行。

另外，出版社要定期对纸张材料进行实地盘点，盘点数量与材料明细台账进行核对，差异部分要做好记录。盘点结束后，生成盘点材料账，并对差异部门进行说明报资产财务部和领导班子进行批准核定，根据批示进行账务处理，确保账实一致。另外，出版社在盘点时要对纸张材料的实际情况进行查看，对处理零头纸张和存放时间较长的纸张材料根据实际情况设计处理方案。盘点结束后，报给相关领导进行批复，根据批复结果对其进行处理。

以上的论述都是基于常规出版社的材料管理进行的，在实际运作中每个出版社都有自己的特点。对于出版图书品种数少且用量不大的出版社来说，有可能出现一书一调的情况，即一本书采购一次纸张。这种材料采购方式对出版社来说好的一方面，会减少资金的占用和库存纸张的管理;不利的方面，因为用量过少，在材料采购时没有议价的可能，所以采购的成本会略高于其他的采购方式。对于单本书大批量用纸的出版社，如党政类图书或者教材教辅类的纸张材料使用，可采用一书一招标的情况进行，根据纸张用量和特定品种的纸张进行招标，择优选定供货商。为了控制成本，这种招标往往都直接在纸张制造公司中招标，不会在代理商中进行。另外，这类图书往往因季节性或者实效性的制约对供货周期的要求会非常严格，因此在招标采购时，除纸张品质外，还要考虑供货商的生产规模和供货周期，确保图书能够按时保质保量的出版。避免因纸张不到位而影响整个的出版周期和出版质量。

总之，出版社要严格掌控纸张材料的管理和使用情况，确保纸张材料的存放安全。出入库管理规范严格，账目记录确保准确、及时，账务处理明晰。材料管理员每月底进行材料月结，每月与印厂对账，定期到材料存放延长进行实地盘点库存情况，定期做好残纸等材料的报损及管理工作。如遇不符情况，及时查明原因，做到账实相符，确保出版社的纸张材料资产的安全。出版社要善于不断创新，利用信息化手段提高工作效率和工作质量，使业务顺利开展的同时，也要保证纸张材料等的安全管理和科学使用，为出版社的高质量发展和高水平治理打下坚实的基础。

参考文献：

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