浅议新时期高等院校会计档案信息化管理实施

邱东旺

摘 要：会计档案是国家全部档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。随着高等教育体制改革和高校科研技术的不断发展，高校内部网络技术的互联互通，目前手工财务档案已不能满足财务档案管理的需求，做好财务档案影像化、信息化管理，离不开档案整理基础工作，基础扎实，信息化工作才能有条不紊地进行，才能为保障高等院校各项教育事业可持续发展能够发挥重要的作用。本文分析了高校会计档案管理近况，小结了高校会计档案管理方面的问题，分析了会计档案信息化管理的意义，提出了会计档案影像化、信息化管理的相应对策，从而实现提高会计档案管理工作水平的谋略。

关键词：高校;会计档案;影像化;信息化管理

高等院校的会计档案管理活动是其学校管理活动的基础，是高等院校不断发展的重要基石和历史见证。近年来，随着高校信息化管理水平的不断提升，财务档案信息化管理也进行偿式。财务档案信息化管理可以更科学、更大幅度地提高财务档案管理的使用效率，同时也可以弥补传统财务档案管理的问题。

一、高等院校财务档案管理的主要特点

在高等院校各项教育事业、科研事业的发展，每一项经济工作的实施都离不开经济业务的往来，都会让许多有效的票据凭证清楚、准确的记录在案。财务档案具有不能改动的特征，直接反映经济相关活动结果的依据。从财务档案管理的特征来看，其具备一定专业性。一是反映了一个院校的某项工作的具体经济活动状况：如经济合同、工作文件、工作纪要等，能够直观详细地记录学校的工作情况信息。其次是财务核算专业凭据，如差旅费报销单、车票、住宿费票据、经费报销单、发票、薪金发放表、银行对账单、科目汇总表等。三是财务专业票据，如往来资金结算票据、非税收入票据、学生收费专用票据（电子）汇总表等等。

二、 高等院校财务档案信息化管理中存在问题

（一）会计凭证传递流程规则不细致

目前，高等院校财务档案管理，基本停滞在手工接单、审核、复核、付款、汇总、装订后移交给学校档案部门管理的原始模式，会计凭证的传递，由审核员接收原始凭证，经审核后传给复核再传给出纳付款，然后由审核汇总后3、4个月后移交财务档案装订编号成册，财务处管理1年后移交给校档案馆。会计档案管理没有详细的书面具体流程方案，仅凭分管领导开会强调下，遇到较大的院校，多个审核岗，多个复核岗，多个出纳岗，造成了会计凭证管理混乱的情况，不能快速准确地查找到位，已接收的原始凭证被其他报销人员拿走，或已接收的原始凭证夹带在已做好的记账凭证内造成未付款，会计凭证的集中大量移交，多时每月八千多个编号，交接无法当场清点，事后清点产生的凭证缺号时互相推诿等问题，甚至整捆百元现金在报销大厅丢失的情况，造成工作效率不高，浪费宝贵的时间和消耗有限的精力，增加了财务人员工作的压力问题等。

（二）原始凭证规格大小不统一

传统的记账凭证采用横向C5模式进行打印，所附的原始凭证规格大小不一致，给会计凭证的装订造成困惑，随着中央八项规定的深化落实与财务工作精细化管理的需要，原始凭证要求许多支撑材料文件，如会议通知、出差请假审批表、出差用餐、用车情况申报表、物资采购申请表、采购合同等均用A4规格的纸张，A4的附件需要折叠或另订，造成会计档案的装订整理、查询使用等许多不方便，即增加了会计凭证装订难度又影响了使用人的查询时间。

（三）原始凭证计算口径不一致

一般经费报销原始凭证以自然张数为准，但是存在二张电子原始凭证复印在一张A4纸张上计算2张，双面原始凭证按2张计算，长途差旅费报销1份内附会议通知、出差审批单，均按一份计算一张;市内差旅费填报人按差旅费报销单申请时，多张市内小票按1张计算;市内差旅费填报人按日常报销单填报差旅费报销单申请时，多张市内小票按多张计算;零余额账户用款额度，汇总付款导致一笔银行业务，产生3张业务回单，按3张计算。原始凭证的多元化，张数计算的多样化，原始凭证附件计算不一致，以及复核重视附件金额不重视张数等原因，导致原始凭证张数的整理验收、附件张数大量修改、会计凭证影像化张数事前整理、事中复核、以及事后在教研、审计使用记账凭证影像件时造成不美观感。由于财务处核算全校的会计业务，分两个科室管理，各自为政，当财务人员互相交流时，计算的口径不一致，就会出现少计或多计张数，甚至存在附件丢失的可能。

（四）学生收费依据未纳入档案管理

高校学生收费目前采用收费系统管理，仅凭教学等部门通知就变更收费系统，未做会计账务处理，造成收费通知及变更通知没有附在记账凭证上，也没有单独移交档案管理，很容易造成少收费、漏收费的可能，或造成贪污舞弊的温床。高校财务制度核算采用收付实现制和权责发生制相结合的方法进行核算，存在收费票据预借用且款项长期未到账的情况，当年领用的票据，当年未核销且夸年使用，收回的票据存根没有及时分类排序整理，用紙箱一包存放一角，票据存根超过管理期限，未按规定期限进行销毁等。

（五）会计凭证影像化扫描的问题

刚开始执行会计凭证影像化，原始凭证粘贴通知、宣传不到位，送来报销的原始票据按过去的鱼鳞式粘贴、不易撕开、易破损情况，学校采用非接触式投递报销单，造成原始凭证工作量巨大，边粘贴边扫描可能有少量胶水粘在下一张凭证下，造成二张原始凭证一起通过等问题。现代科技扫描仪质量好、分辨率高、扫描速度快、操作简单易学的特点。多张凭证扫描过程中可能出现上一张凭证的附件飘移到下一张凭证内。记账凭证用铅笔做标记的信息多，扫描后无法分别正本和标记，造成查阅障碍。记账凭证用作附件，附件的二维码被识别成记账凭证扫描。

三、高等院校会计档案信息化管理具体实施

古人说：“天下事当大处着眼、小处着手”。高校可以通过影像扫描系统对各类原始凭证影像化，在大数据和云计算的基础上构筑会计档案工作数据库，实现会计档案的影像化、信息化、网络化，使档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，资源共享、快捷使用，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“信息库”，释放会计档案资源的巨大潜能，便捷广大师生、服务教学科研、服务高校决策、优化财务管理。

（一）制定会计凭证操作流程细则

会计凭证是从接收受理审核、复核、付款再到汇总装订后，移交给学校档案馆，首先要制定详细的操作流程、具体的流程说明，手工或财务管理系统提供的移交手续，存放要求，实行一对一或多对一移交，确保会计凭证在流转过程中不丢失、月份序号不错乱，需要查询时能准确快速找出，提高工作效率。建立会计档案的业务流程登记制度，从原始凭证的受理到移交学校各个环节都要建立接收登记备查薄或交接手续，严把凭证各流程的去向，做到有章可循、有据可依，从而提高会计档案的管理水平。

（二）规范会计凭证的管理

目前会计凭证核算的内容丰富，包含会计核算、预算核算、财政核算、原始凭证大多以A4纸张打印，相关的附件也以A4规格为粘贴，为此粘贴单据下设置总张数计量和总金额计值，二者缺一不可。原始凭证张数的计算，一般应以原始凭证的自然张数为准。凡是与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应作为原始凭证的附件。 对于报销差旅费的市内出租车票、动车票、飞机票等，定额小票、交易小票等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证，并在粘贴单下对票据和金额进行汇总。银行回单以原始凭证的自然张数为准，对零余额账户用款额度汇总付款产生的3张回单，按1张计算并粘贴的一张A4张上。票据的粘贴，小于A4纸张的票据，按票据类型粘贴平整，不重叠粘贴且两张票据之间留间隙、不颠倒粘贴、不超过粘贴单装订线且应避免将票据贴出粘贴单外，顶端粘贴平整、不起皱褶;A5纸张大小粘贴票据顶端，其他三边可不粘贴;车票、小票等整张粘贴。票据的胶粘使用固体胶快干且平整，使用诀窍固体胶涂二、三遍后，然后使用固体胶底座进行上下推平压实，这样非常牢固，不易松开丢失。凭证封面采用加厚280g牛皮纸A4模板，及时装订编号、录入学校档案管理系统，方便查询调阅及移交学校档案馆管理。

（三）开通网上预约报账系统，上传原始凭证影像

在規范会计凭证规格型号的基础上，开通网上预约报账系统进行升级，安装终端扫描设备，或者使用智能手机安装财务APP软件，填写《经费报销单》等，拍摄原始凭证上传做附件，打印《经费报销单》投送到财务处投递箱，疫情防控期间避免直接接触，也避免原始凭证的丢失，有效减轻财务报账大厅压力，提高报账监督管理效率，同时也为学校教学、科研、审计监督提供网上查询功能，为师生员工提供满意的服务，构建高效和谐的智慧校园。

（四）会计凭证的事后扫描及准备

会计凭证事后整理扫描，简单易行、不需劳师动众，在改变原始票据粘贴方式，将鱼鳞重叠改成平铺不重叠的方法，稍作宣传即可开始。将整理好的会计凭证反复检查是否还有残留书钉及多张A4粘贴在一起的情况，并将整理好的会计凭证纸张荡松理平，将扫描方式多编号连续扫描改成遂个编号扫描，扫前清点张数、扫描中查看设备计数、扫描后检查上传计数，确保会计凭证确定无误上传到中心储存库。提醒会计人员盖印公正，不要盖的东倒西歪，将记账凭证的铅笔记号擦干净，如有记账凭证做附件使用的用小标准贴纸将二维码贴掉。对于当天制单的会计凭证当天出账，次日将银行业务回单打印及时放入会计凭证里，第三天即移交给会计档案人员整理扫描。

（五）会计档案的管理

建立会计档案管理规定，财务会计档室要做到防火、防水、防盗、防虫蚀、防潮湿，严格执行安全和保密制度，严防档案毁损、散失和泄密，发现问题及时报告领导。各单位保存的会计档案要积极提供利用，调阅会计档案要在档案室查阅，并应履行登记手续，本单位人员调阅会计档案要经会计主管人同意。外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信，经本单位领导人批准，若有其他特殊需要按国家有关规定办理。借阅者不得私自对档案勾、划、涂改，不得拆，散原卷册，更不能抽撤单据。

总之，高校会计档案的管理工作，必须树立紧固强烈的责任心、细致心、忍耐心，良好的职业道德，有颗感恩的心，感恩国家的繁荣安定，感恩全校师生员工的辛勤付出，感恩同事们的耐心审核、复核、付款等，心中油然生起对会计档案的惟一、稀有、难得的珍惜心，“不忘初心，牢记使命”这样才会做好每项工作，服务全校教职员工，完成岗位服务工作使命。

参考文献：

[1]张霞.高校会计档案强化管理路径探讨[J].中小企业管理与科技，2019（14）：20-21.

[2]宋晓淳.高等院校财务档案信息化管理模式分析[J].才智，2019.231.