远程办公与企业管理模式探讨

贾虎明

摘 要：2020 年，国内外许多企业开始采取远程线上办公模式，超过 50% 的员工在家远程办公。预期未来的一到两年时间内，远程办公依然是很多公司的最佳选择。本文基于目前的企业远程办公现状，采用 SWOT 分析方法讨论我国企业采取远程办公的优缺点，探讨远程办公对企业管理模式的影响，同时提出一些注意事项和改进方向。

关键词：远程办公; 混合办公; 企业管理模式; 企业文化; 移动化; 在线协作

远程办公的背景

在过去的 2020 年，很多企业开始建设移动化在线协作平台，采取远程线上办公模式，通过在线会议及时沟通，通过企业云盘或邮件共享文档，通过各种移动流程审批系统完成线上审批工作。員工和管理者都在思考如何协调和适应新的工作方式，随着企业移动化信息平台的建立，企业开始更新自身的管理模式，制定新的制度来帮助员工更好地协同工作，有效提高工作效率。

远程办公的优势

一、工作地点灵活

远程办公最直接的优势是可以节约员工每天的通勤时间。在北京上海等大城市，平均每天可以节约三到四个小时的通勤时间，员工可以自由安排这部分时间，或者陪伴家人，或者提前开始工作，或者用来休息或学习。

二、工作时间灵活

远程办公的第二个优势是员工不容易被其他同事打扰，可以保证连续工作时间，极大地提高工作效率。同时远程办公时，非必要的会议大幅减少，员工可以选择不直接参加会议，事后回看会议录像，自由调整自己的工作时间。另外，会议组织者更加容易预定会议，不会受到会议室冲突或员工通勤时间影响。

三、可以处理家庭事务

员工选择在家远程办公时，可以在工作间隙照顾孩子或老人，极大地节约了社会资源。同时，员工可以直接接收快递，预约家庭维修工作，不需要单独为此请假。

四、企业基础设施支出减少

远程办公对企业而言，直接优势也很明显，随着员工远程办公比例的增加，企业可以节约大量的办公室租赁成本。同时员工对办公用品的需求也同步下降，更多的无纸化办公进一步降低了企业运营成本。

五、企业管理成本减少

远程办公对企业而言，第二个优势在于员工的请假时间大幅减少，员工可以随时随地参与工作讨论，远程协作，极大地提高了生产效率，降低了企业管理成本。同时，企业需要提供的交通补助、午餐补助等福利性开支大幅缩小，进一步降低了企业管理成本。

远程办公的劣势

一、基础设施不满足远程办公协作

并不是所有的人员都适合远程办公模式，一些依赖特定仪器或设备的实验室人员以及制造企业员工无法远程完成日常工作。另外，大部分员工缺乏远程办公的基础设施，如快速稳定的网络，用于文档工作的大屏显示器，适合长时间工作的办公座椅，以及用于在线会议的视频音频等设备。

二、企业缺乏适配自身的信息化平台

目前大部分企业没有建造适配企业自身发展的信息化平台，包括在线会议系统、在线文档协作系统、在线流程审批系统，以及企业内部文件共享云盘等满足远程办公必须的信息化平台。企业微信和钉钉并不能完全满足移动化协作远程办公的全部功能需求。

三、缺乏面对面沟通产生的员工间心理疏远

由于长时间缺乏面对面沟通，仅凭在线会议不能解决员工的社交需求，正式沟通缺乏强约束性，企业中非正式组织的沟通作用也随着时间逐步降低，企业管理者和员工会产生心理疏远，不利于团队间的协同工作。

四、时间管理

由于远程办公的特殊性，导致了员工的工作时间和非工作时间模糊，很多员工在非工作时间仍然工作，变相延长了劳动时间。同时，由于远程办公对员工的自律性要求比较高，部分员工得不到足够的休息，导致工作效率降低，人为错误风险增加。另外，由于通勤等户外活动的减少，部分缺乏运动的员工可能因此产生健康问题，进一步影响工作效率。

远程办公的机会

一、移动化协作平台建设

《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至 2020 年 12 月，视频或电话会议的使用率为 22.8%，在线文档协作编辑为 21.2%，在线任务管理或流程审批为 11.6%，企业云盘为 9.4%。各种提供远程办公协作系统的公司如雨后春笋般快速成立并且发展迅猛，如提供视频会议解决方案的 Zoom 公司，全年的股价近乎翻倍。截至 2020 年 12 月，我国远程办公用户规模达 3.46 亿，占网民整体的 34.9%。数据显示，从 2019 年底到 2020 年 12 月，企业微信服务的用户数从 6000 万增长到 4 亿，钉钉企业组织数量也超过 1700 万。

二、管理模式变革

远程办公意味着员工需要管理自己的工作任务，自由安排工作时间、工作地点和工作方式。企业管理员需要及时了解员工的工作进展以及任务的风险挑战，为员工提供及时有效的支持，同时积极调整管理流程，满足远程在线协同任务。企业管理者需要基于远程工作的结果建立新的工作绩效评价体系，及时准确的量化工作结果，管理员工期望，明确员工责任，指导员工开展自己的职业发展规划。同时企业管理者考虑建立新的企业文化和规章制度来帮助员工更好地适应新的远程办公协作需求。

远程办公的挑战

一、缺乏成熟的管理模式

最近一到两年之内，大部分企业依然会采取远程办公或者混合办公模式。虽然各行业都在积极探索远程办公的管理模式，但是不可否认的是，目前仍然没有较为成熟的管理模式来应对新的远程办公场景。

二、信息安全

远程办公需要使用员工个人的无线网络或便携设备，增加了企业信息数据在互联网上的传输比例，更多的企业在考虑云服务或打造满足自身发展的移动化协作平台。于此同时，设备安全和信息安全再一次成为企业需要重点关注的内容。同时，企业需要提供给员工足够的信息安全培训教育，规避信息泄露风险。

三、非正式组织的作用逐渐降低

远程办公模式的另一个结果是员工间的面对面沟通大幅减少，昔日作为消息传递枢纽的茶水间、吸烟室等场所乏人问津，员工之间的非正式沟通大幅减少，导致企业内部的非正式组织作用降低。

解决办法

对于企业管理者而言，远程办公已经成为了企业运作的常态，目前的发展证明对大部分工作来说，在家办公也能顺利完成，因此如何尽快建设和整合一个符合企业自身发展同时满足员工协作需求的移动化协作平台已经是当前亟待解决的主要问题。企业需要投入大量资源帮助员工实现远程和办公室混合办公需求，企业的 IT 部门同时需要及时解决远程办公员工遇到的问题。

另外，对于企业管理者需要及时调整组织架构，建立新的管理模式，适应诸如远程招聘、远程培训、远程协作和远程管理的新的企业运营方式。交流和沟通依然时企业管理者最重要的工作，选择合适的沟通信息平台可以有效提高沟通效率，让团队成员清晰了解自己负责工作的优先级，提高團队凝聚力。同时，积极培训员工适应新的工作方式，通过技术培训和管理制度提高全员的信息安全意识。积极倾听和应对员工的反馈和诉求，重视员工的主观能动性，提高远程办公的绩效评估的透明度，共同建设新的企业管理模式。

结论

从企业管理的角度来看，为了应对当前的外部环境，采取远程办公是目前规避风险的最好选择。企业应尽快建设适合自身发展的在线信息化协作平台，建立信息安全机制，企业管理者需要积极探索新的管理模式，帮助员工逐步适应远程办公协作模式，全新的协作模式将带来实际的效率提升。远程办公或许是企业进行数字化转型和管理模式升级的重要一步。

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