信息技术在档案管理中的应用探索

路瑶

摘 要：随着互联网的不断发展，各企业管理系统中的档案管理也不断走向信息化，在管理办法和规范上与计算机信息技术紧密相连。所以现在大多数的企业档案管理都已经实现了计算机网络自动化，建立了规模较大的信息数据。但是，网络信息技术的发展对我国的档案馆管理模式也提出了更高的要求。

关键词：信息技术;档案管理;应用策略

引言

实现信息技术的高质量应用可以为档案管理工作的改进提供帮助。目前，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理中的有效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。

1 信息技术在档案管理中优势

1.1 确保数据分享

信息科技最为显著的特点是可以在互联网媒介下确保讯息的无阻碍传送，完成信息资源的高度分享与正常流通，技术优点对单位档案管控来讲尤为关键。单位能够在信息科技的支撑下对档案讯息实施电子化处置，为讯息的高效使用与分享流通打开方便之门[1]。档案管控最为关键的功能是把多样性的信息材料实施整合、储蓄与使用，而信息科技在单位的功能无法取代，能够为这部分工作的推动提供强有力的支持，让讯息能够高度分享。在当代的档案管控具体工作中，档案参数讯息在单位中的运用价值得以彰显，唯有发挥这部分档案的“威力”，方能够完成数据分享。

1.2 提高管理效果

单位的档案管控工作强度很大，工作任务极为艰巨，要处置多元化的参数讯息，而处置这部分讯息必须对信息进行分类与整合，并且需要科学地进行信息检索，便于整合储蓄与使用。然而在以往的档案管理工作中， 档案管控工作通常要依赖工作人员，在讯息处置使用阶段的成效并不明显，并且也没有办法确保质量，导致人为失误源源不断，在既定程度上左右了档案管控的成效与质量。使用信息科技可以显著地提高档案管理的效果。信息科技凭借互联网技术与电脑科技能够对大批的没有办法依赖人力处理的档案得到充分的应用，并且效果比人工完成的效果要好，进而节约了大批的时间。

2 信息技术在档案管理中应用存在的问题

2.1 档案信息化管理系统不够成熟

档案信息化管理系统的构建质量直接决定着信息技术在档案管理工作中的应用水平。但是，部分企业的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况制定信息化技术的应用步骤，导致档案信息化建设工作的实施无法在项目设计和需求分析方面取得进展，也使得信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但缺乏对需求说明书的规范化设定，未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致档案管理标准化体系的建设价值难以得到体现，也使得动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广[2]。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，缺乏对系统扩展性特征的有效分析，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设对于计算机软件的开发经验吸收应用存在不足， 档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。

2.2 档案管理手段落后

随着科学技术、计算机技术和网络的发展，信息化技术在档案管理中的广泛应用大大扩展了科学技术信息的传播渠道 。另外，信息化技术使得档案管理的及时性大大提高，有利于档案管理系统管理。然而，我国目前大多数档案管理机构的档案管理方法与实践仍然相对落后，档案信息和自动化办公的方式不同步，文件管理方法仍被锁定在传统的手动管理模式下，很少使用计算机来管理文件。当前，许多档案资料和技术记录都基于电子文档，但仍保留了许多老式过时的存档方式，如纸质文档，纸质文档搜索困难，查找资料缓慢，难以与现代管理实践同步，降低了文件资源的共享率。

3 信息技术在档案管理中的优化应用策略

3.1 提高档案信息化管理系统的成熟度

档案管理人员在探索信息技术的应用途径过程中，要加强对档案信息化管理系统构成情况的分析研究，并对工程项目建设的基本原理进行考察，使档案信息化管理方案的构建可以具备更强的可操作性，并保证档案管理所需的软件可以在这一过程中实现高质量应用。要加强对档案信息化管理需求需求的分析，并对系统当前的功能优势及使用性能进行考察，保证系统具备足够的稳定性与安全性。档案信息化系统的建设工作需要加强对说明书制定工作的关注，尤其要对档案管理标准化体系建设所需的基础条件加以分析，保证档案动态化管理方法得到有效构建，使信息技术所具备的突出应用优势得到明确。要加强对档案信息化管理系统功能和数据构成情况的考察，并对系统架构以及功能模块进行有效的创新，保证系统安全管理体系可以在这一基础上得到更加成熟的构建。档案信息化管理系统的建设还需要加强对计算机软件开发状态的关注，尤其要保证档案管理人员充分参与到系统建设工作中，确保软件开发过程可以得到明确，为档案管理系统价值的充分开发提供有利支持。

3.2 建立完善的管理队伍，提升档案管理人员专业素养

随着信息化技术在企业档案管理中的普遍应用，对档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响信息化技术在企业档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度， 加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在企业档案管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业信息化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到企业信息化档案管理未来的发展走向[3]。想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管理人员专业素养经常举办一些有关于企业信息化档案管理的思想交流会和专题座谈会，增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展。

3.3 合理使用电子档案

（1）档案管理人员需要轉变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，一边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。

结束语

应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要， 使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。

参考文献：

[1] 吴凯. 电子信息技术在档案管理中的应用研究[J]. 数字技术与应用， 2020，（08）：88.

[2] 张鑫.现代化信息技术在城建档案管理中的应用[J].城建档案，2020，（07）：55- 56.

[3] 于春琳.事业单位档案管理中融入信息技术的现实意义阐述[J].才智， 2020，（25）：199.

1811501705300