新时代艺术学校图书馆精细化管理研究

王作先

（北海艺术设计学院图书馆，广西北海 536000）

1 艺术学校图书馆精细化管理的意义

艺术学校图书馆的精细化管理是一种高效有序的管理模式，可以给艺术学校图书馆的健康良性运作带来巨大的助力，并且可以为进入艺术学校图书馆进行阅读，学习，查阅资料，借书以及还书等操作的学生们和教师们带来巨大的便利性。但是，对艺术学校图书馆的精细化管理同时也是一项对相关人员的精力与时间消耗极大的工作模式，并且常常需要进入艺术学校图书馆内的教师们和学生们进行一定的配合行动，相对比较麻烦，且任务比较艰巨。

但是，从宏观的角度来说，对艺术学校图书馆实行精细化管理的有利之处远远高于相关的弊端与负担，无论是对于艺术学校图书馆本身的发展建设，还是对于进出图书馆进行相关活动的教师学生们，精细化管理在艺术学校图书馆的实行从各方面来说都是一项最好的选择。

因此，针对艺术学校图书馆的相关实际情况来进行相应的精细化管理的实行，是一项势在必行的任务。为了确保这一艰巨任务的顺利开展，我们首先应当在思想理念方面，对全体相关人员进行适当的咨询与交流，在对他们的主要观点以及基本态度进行一定的了解后，针对性的根据相关情况进行相应的疏导劝诫工作。

如果绝大多数相关人员对艺术学校图书馆的精细化管理的认可程度与支持程度普遍都很高，则可以考虑直接进行下一步的实行操作。但是如果只有部分人员持认可和支持的积极态度，则应当针对其他相关人员进行尽可能地说服和劝导，在此，我们可以选择根据他们表示不满的地方的相关情况进行针对性的处理解决，比如，工资问题，或者是工作量问题等，可以进行适当的加薪，以及多雇佣一些责任人员，来陪同他们共同分担任务与责任，减轻他们的工作压力等。通过这些努力，来促使大部分相关人员都站在认可与支持的积极立场上。但是，也有可能会出现大部分相关人员表示反对的情况。这种情况一般很少会出现，并且往往伴随着极其特殊的缘由。比如，该艺术学校的图书馆的规模与藏书量都相对较小，再进行精细化管理就显得相对比较多余且可能引发一系列不必要的麻烦； 也可能是相关的工作人员以及学生教师们早已完全习惯和默认了原有的艺术学校图书馆的管理模式，对新型的精细化管理表示没必要或者反对其对现有舒适状况造成的威胁。也可能是之前有过类似的管理方式革新失败的反例，导致相关人员暂时难以接受再次整改等情况。此时，则应当选择放弃对该艺术学校图书馆进行精细化管理的相关操作，或者暂时延后，等待合适的时机再进行相应调整。

全体相关人员对艺术学校图书馆精细化管理的认可与支持，是接下来一系列操作的不可或缺的重要的先决条件，应当放在首位，进行优先的处理和解决。

2 艺术学校图书馆精细化管理的实施路径

2.1 对馆内数据进行全面详细的统计整理

对图书馆内各项工作任务的精细化把控是对整个图书馆进行精细化管理的必要条件，而对图书馆内各部门责任范围内的数据进行详细全面的统计整理，则是图书馆实现精细化管理的先决条件。

艺术学校的图书馆的相关设计理念与普通的书店以及一般的市图书馆，省图书馆都存在明显的差异性。因此，艺术学校图书馆内部的相关部门与普通书店以及一般的市图书馆和省图书馆的设置也存在明显的不同。

艺术学校的图书馆除了常规的书籍和书架这样的基本物品，针对艺术学校的独特环境与学生老师的相应需求，一般还会针对性的配置一些打印机放置区，饮品和小食的售卖区，一些艺术作品的展示区，一些植物花卉的放置区，以及相关的机房等区域。

对于艺术学校图书馆内的各部门而言，应当对他们所负责的具体区域与物件进行充分的了解，以此来确保各部门能够充分担当起相应的责任。

其中，艺术学校图书馆各部门的种类，以及他们分别对应的工作任务或者区域，分别有：卫生部门，对应书籍，书架，地面，植被，花卉，艺术作品，桌椅板凳，以及其他相应设施的清洁与维护；财务部门，针对书籍，书架，植被，花卉，艺术作品，桌椅板凳，打印机，电脑等相关物品的购买与售卖，以及对图书馆一些设施的维修与保养的相关费用；书籍管理部门，对应书籍的分类和编号处理，书籍在书架上的摆放位置与类别整理的管理，在书架上对整体图书类别的编号类型记录，对书籍和书架进行编号登记，对旧书的下架处理，对新书的上架安排，对书籍摆放整齐度的整理，对破损书籍的上报与修复等；信息系统管理部门，对艺术学校图书馆现有书籍的登记分类整理，处理新书的编号录入，删除下架书籍的编号等；前台服务部门，对学生们和教师们进行借书还书，或者询问打印机位置等情况，进行相应的帮助和指导；安保部门，一是负责把守艺术学校图书馆的大门，避免身份不明，形迹可疑的外来人员进入图书馆内部，二是在图书馆内部进行巡逻走动，对图书馆内可能出现的人员受伤或者产生冲突的情况进行特别留意，避免造成不必要的损伤，同时关注书籍和书架的安全状况，一旦发现危险源头，应当立即采取相应措施进行及时有效的处理，并及时告知相关人员采取适当行动，比如，若是艺术学校图书馆的一个书架着火，安保部门的相关人员在发现后，应当立即驱散图书馆内的所有学生教师以及其他无关人员，并用图书馆内放置的灭火器进行灭火操作，若火势较小，可以直接熄灭，然后进行相应处理，若火势较大，难以控制，应当及时拨打消防电话，并通知艺术学校和图书馆的相关负责人；附属部门，像饮料售卖人员，打印机操作人员等都属于附属部门，他们根据对应区域的不同，向学生教师们提供对应的服务。

这些部门的相关人员，应当对自己责任范围内的相关物品与设施进行详细且全面的统计，并做出明确清晰的记录，可以以纸质形式做第一次记录，也可以用电子表格的形式做第一次记录，但是最终都要转化为格式清晰，描述准确的电子数据，由信息管理部门进行统一整理归类和录入相应的信息系统内部。

艺术学校图书馆内各部门不仅要明确各自的责任范围，更要将各自责任范围内的相关数据进行详细全面的统计，为艺术学校图书馆的精细化管理打下良好的基础。

2.2 建立健全艺术学校图书馆信息管理系统

一个完善且高效的信息管理系统对艺术学校图书馆的精细化管理起着关键性的作用。在实际进行图书馆的相关管理操作时，往往需要通过其信息管理系统进行相关信息的查询。如果艺术学校图书馆的信息管理系统存在诸多操作漏洞，或者录入的图书馆内各部门的具体数据有遗漏或者有错误，都会直接导致相关管理操作的延误或者直接引导其走向错误的方向，进而酿成大祸。

而很多的图书馆根本没有自己的信息管理系统，而是靠着纸质的记录或者简单的电子表格来进行相关的信息数据登记记录，或者只有针对少部分部门的区域性的信息管理系统，录入信息较少且系统的相关功能并不完善。而艺术学校的图书馆的相关数据的容纳量相对较大，那些小图书馆适用的纸质记录方式或者简单的电子表格记录方式，均不适应庞大的数据整理记录。而区域性的小范围的信息管理系统则明显难以适应艺术学校图书馆的庞大数据量。

因此，我们有充分的必要，针对艺术学校图书馆专门建设一套良好的信息管理系统，确保精细化管理的有效实现。

2.3 加强图书馆内各部门之间的配合

对艺术学校图书馆的精细化管理不仅要体现在单个部门的有效履行职能上，在各个部门之间的相互配合也是不容忽视的一个重要内容。

图书馆内各部门之间应当加强沟通交流与协调配合。如果各部门各行其是，互不照应，则很容易引发一系列的问题，对精细化管理的实践造成比较恶劣的影响。比如，图书馆的财务部门针对一批旧书做出售卖的处理，但并没有跟书籍管理部门和信息系统管理部门的相关人员进行通知交流，则会对接下来书籍管理部门的相关工作人员的书籍整理工作和信息系统管理部门对这部分书籍的数据删除造成较大的麻烦，严重影响其他部门工作的正常开展。相反，若是各部门积极进行实时的交流，上述问题则会有效避免，甚至还会明显减轻其他部门的工作压力，并使得精细化管理得以有效开展。

2.4 强化图书馆管理制度

艺术学校图书馆精细化管理不只是图书馆内部各部门人员的单方面的事情，这与进入图书馆进行看书学习等相关活动的学生和教师们也同样紧密相关。

图书馆的相关人员可以通过语音播报或者张贴海报等方式，来宣传和鼓励进入图书馆内进行相关活动的教师学生等相关人员主动遵守图书馆的规定规则，在一定情形下，也应当主动配合馆内负责人的相关调配。通过双方在行动上的团结一致，以及心理上的友好尊重，共同构建和谐的艺术学校图书馆秩序与氛围。

2.5 在图书馆内建立实时巡查组织

艺术学校图书馆的精细化管理同样应当将安全问题纳入管理处理的范畴之内。

由于艺术学校图书馆大部分时间都处在对外开放状态，因此在各个时间点都可能会发生多种多样的意外情况。针对这种现实问题，除了安保部门的常规安保工作外，也应当专门组织一批巡查队伍，通过轮班制，确保巡查小组能够高效稳定的对图书馆内的各项事宜进行充分且全面的巡查。

当巡查组织发现问题或者意外情况时，应当及时作出适宜的应急处理，并尽快联系相关负责部门的管理人员进行专业处理。除此之外，巡查组织也应当对巡查状况做简单的记录，在积累一定的经验和资料后，可以根据这些信息提炼出有效的内容，作为以后安保巡查工作的指导经验，或者作为图书馆改进的相关建议，推进图书馆内部设施与制度的完善。

2.6 在图书馆内设立意见箱和意见反馈系统

虽然由图书馆相关负责人进行的精细化管理可以有效解决图书馆内的绝大多数问题，但是严格来说，还是存在一定的管理漏洞。为此，我们需要设立专门的意见收集系统来听取各方对图书馆的意见或者建议，根据这些观点，图书馆相关负责人便可以进一步掌握图书馆方方面面的情况汇报，从而对图书馆有更全面，且更真实的了解。

通过对这些意见和建议的分析思考以及最终的采纳实行状况，图书馆相关负责人在对图书馆的精细化管理上，可以做到尽善尽美，凭借对图书馆问题与不足的精准把控，做到充分发挥精细化管理的独特优势，使得艺术学校图书馆的整体发展更进一步。