施工企业自主开发项目成本管理系统的研究

朱聪睿 邵鹏飞 肖衎 常坤

摘 要：随着以“云表”为代表的无代码开发平台的出现，软件开发不再是专业编程人员的專利和特权。本文详细介绍了长江宜昌航道工程局使用云表自主开发与管理需求匹配的成本管理系统，实现成本管理信息化从无到有的转变。

关键词：成本管理;信息化;云表;自主开发

中图分类号：TP317            文献标识码：A            文章编号：1006—7973（2021）01-0071-04

1成本管理系统背景

项目成本管理由成本预测、过程成本管控、竣工成本考核3大核心业务组成，分别对应项目的事前、事中、事后管理，贯穿项目始末。三大业务沟通协调部门多、时间跨度长，开展业务时需进行大量的数据处理和交换。实际操作中业务人员用Excel填报数据通过传文件的形式实现这种数据交换。这种手动汇总数据的工作方式工作效率低、人工干预程度重，准确性和连贯性差，数据追溯和校核困难。大量的时间和精力消耗在报表工作上，严重制约管理人员针对成本管理核心工作进行长效持续的时间投入。

事实证明传统手动汇总的形式已经无法支撑当前成本管理这一精细且复杂的业务场景。长此以往，业务人员将深陷这种“内卷”的工作模式并不断被“消耗”，看似在管理上投入了大量的人员和精力，真正发挥效益的微乎其微，管理意图和管理效果难以实现。

基于上述情况，笔者希望建立一种支持按组织机构授权的多人在线数据填报系统，该系统支持基础数据的规范填报和智能归集，并能快速输出台账和报表，实现“一键统计”和“一键分析”，有效提高成本数据归集的及时性、准确性、减少报表工作量提高工作效率。基于此，笔者开始了长达1年的探索和研究。

2整体规划

2.1平台选型

选型对系统功能和未来拓展至关重要，需根据预算、开发周期、系统功能、后期拓展等因素综合考虑。企业一般通过3种途径来引入信息系统，采购现有软件、外委开发、自研开发。采购现有软件和外委开发价格不菲，报价动辄在百万级别。除了预算问题，笔者发现这类软件往往存在需求和功能不匹配，新需求响应差更新不及时的情况。问题根本出在传统代码开发工作流程上，软件供应商若完全按企业需求和业务流程开发，则需要写大量的新代码，不如在已开发好的软件上进行修改就可以平衡开发效率和开发成本的关系，并实现快速交付获利的目的。这对消费软件的企业而言，则可能出现花重金购买的信息系统想要的功能没实现，用不上的功能一大堆。根本原因就是软件供应商为实现利润最大化倾向于为企业提供标准件而不是做定制开发。

通过大量的调查和测试，笔者将珠海乐图软件公司旗下的无代码开发平台云表纳入到选型范围。企业的管理需求时刻在变，云表易学、上手快、开发效率高，可以及时响应需求并快速落地。自主开发仅支付平台授权费，可以节省大量的开发费用。基于预算和传统代码开发通病的考虑，笔者最终选择用“云表”作为开发平台，自主开发功能与需求匹配、程序和数据受控的成本管理数据集成系统。

2.2费用估算

成本系统第一年费用约为16万元，第二年开始预计每年费用为3万元，费用明细如图示。

模板指云表中的空白表样。用excel类比，一个excel文件就是一个模板，不管这个文件打开后有多少分表，都算1个模板。以成本月报为例，成本月报虽然涉及产值统计，责任成本统计，实际成本统计，但都是做进了一个excel文件，所以在云表中我们的成本月报功能就只占了1个模板。模板数量应该留出一定的富余，因为开发新功能和测试是需要占用一定的模板数的，因此采购的模板数=固定使用的模板+开发测试中的模板。

并发数指同时在线用户数量，云表不限制注册的账号数量，但采购的并发数是100就只能有100个用户同时在线。

成本系统属于多人在线信息系统，用户体验至关重要，成本系统功能优化费旨在请云表专业团队为成本系统功能优化和运行稳定提供技术支持（金额暂定）。开发技术进修培训费旨在通过高级班培训提高自研开发能力，提升系统管理员运维能力，减少外部依赖。

2.3开发计划

成本系统计划分3个阶段共36个月实施。

阶段1：系统开发和优化。第1年，以成本月报功能上线为标志，成本系统主要功能上线并投入使用。第二年上半年，在成本系统使用的过程中充分测试系统功能、收集反馈意见，更新并优化系统功能。确保成本系统的功能始终与成本管理一线需求高度匹配，提升用户体验，完善成本管理数据网络。

阶段2：部署大数据分析工具。第2年下半年，根据已有的存量数据，开展大数据分析系统地部署和应用，全面提升我局成本管理数据分析及预测能力。

阶段3：与外部数据对接。第3年，与我局其他部门的数据和系统进行数据对接，拓宽数据维度，管理人员需要进行数据分析和判断时不再受限于个人经验和部门信息壁垒，在组织机构授权下将有一整套大数据系统为我局各层级管理人员提供多维度的数据分析和预测服务。至此成本系统完成从数据网向数据体的转变，我局成本管理从管理的信息化向信息化的管理迈进。

2.4预期目标

目标1：以成本月报为切入点着手系统开发，实现成本月报的线上填报。管理人员只在系统上填报基础数据，由系统高效处理数据并生成报表。改变成本月报以往给人数据量巨大、计算复杂、无休止耗费精力的刻板印象，以点带面开启成本管理信息化的新篇章。

目标2：利用成本系统引导项目部形成关注成本数据的自觉性，培养归集数据、分析数据、用数据说话的工作习惯。

目标3：通过成本系统为项目部成本工作带来的效率和质量上的明显改善，让项目部收获良好用户体验的同时提高成本管理在项目上的受重视程度，激发管理人员利用新工具、新方法主动管理的积极性。

3系统功能

3.1成本数据归集

成本数据归集是成本管理的重要基础工作，没有准确有效的数据将无法高质量地开展成本核算、分析、纠偏等工作。成本系统首要任务就是实现与现有的成本数据对接。笔者梳理了成本管理常涉及的数据表单并用云表做进了系统形成以下功能模板：

3.1.1项目信息库

成本管理系统为所有工程项目分配唯一的项目序号并以该序号建立项目成本档案，项目信息包含但不限于成本月报中成本管理信息统计汇总表所列内容。项目信息库除归集数据外，还具有上传和查阅涉及成本测算和考核的各类文档、文件、图片的功能，包括但不限于项目的招投标文件、合同、图纸、工程量清单、目标责任书、计量结算、完工考核等涉及该项目成本管理的重要文件。

3.1.2分包合同管理

分包合同管理功能集合同数据录入、查询以及与合同有关的成本确认、结算、支付等业务单据。合同数据录入部分主要收录项目部分包合同的基础信息（合同名称、合同类型、供应商名称、金额、税率等）、合同工程量清单信息（分部分项名称、单位、数量、价格、项目特征描述等）以及合同附件。在合同管理界面中支持合同文本快速预览和附件管理功能。

收录的合同数据能作为合同实际成本确认、计量结算、支付、请款等各类业务办理所需的基础数据，并一键生成相应的审批单据，根据各单位的需求走线上审批或线上制单打印，然后线下签章审批。通过合同管理功能生成的业务单据，其当期和开累数据将自动计算并归集到合同台账，在进行合同管理时，既可以按开累也可以按每期管理相应的台账和单据。

分包合同管理模块同时内嵌了总公司和我局现有的合格供应商名录作为基础数据，在进行招议标资格审核、合同信息录入时会动态显示当前供应商等级提供参考，防止劣迹供应商和个人参与我局分包，降低合同风险。

3.1.3价格信息库

在使用分包合同管理功能录入分包合同数据时，系统会根据录入人员的判断将有参考价值的价格信息收录进价格信息库。由于价格信息涉及企业商业机密，因此价格信息的查询严格按组织机构授权，没有授权的无法查询。价格信息库包含采购项的单位、单价、税率、采购地、采购时间、项目综合描述等基础信息，可以根据投标报价、责任成本制定、招议标限价等业的需求被动态调用以提供价格参考。

3.1.4财务帐转实际成本

項目部的实际成本由请款支付的大额合同（一般是30万以上）和财务转账支付的小额内容组成。1.3合同管理完成了大额合同的成本数据的归集，1.4财务帐转实际成本则应用于项目部报销、人员工资等零星琐碎的小额成本归集。

该功能模块可以直接导入金蝶输出的项目部财务帐明细数据，并对该明细数据精细批量成本确认，明确每一笔每一类费用对应的责任成本和实际成本。

3.2制定责任成本

项目目标责任成本由与工程量清单项目直接对应的费用和清单外用于项目运转、维持、分摊的费用共同组成。制定责任就是根据工程量清单和项目规模测定这2部分的费用，并将这些费用按人工费、材料费、施工船机使用费、租赁费、分包工程费、其他直接费、间接费、税金8大科目整理汇总形成项目成本整体管控的底线。该管理需求在成本系统中由以下功能模板共同实现：

3.2.1工程量清单管理

工程量清单是制定责任成本的重要依据，项目部在系统中按分部分项录入工程量清单，作为基础数据用于确认每月产值并为成本月报提供产值数据。

工程量清单管理支持将清单的分部分项与项目实际成本设置对应并通过项目实施的全过程来更新对应的成本数量和价格，最终形成企业定额。形成的企业定额可以广泛地用于类似分部分项工程的投标造价、标前成本核算和责任成本制定。

3.2.2制定项目责任成本

该功能让责任成本的制定不再局限于手动找数据并在excel上汇总的模式。成本系统中制定项目责任成本是按工程量清单的分部分项及工程量清单以外需要分摊的辅助项逐项制定目标责任成本。制定责任成本时动态调取价格信息库的数据，选择与本项目最类似和最新的价格数据来精确制定本项目的目标责任成本。责任成本制定完成后可按现有责任书的形式一键生成工程项目成本预算分析表和责任成本明细表。在报送成本月报的责任成本时，系统会按本月产值并结合制定责任成本时分部分项和分摊项与责任成本的对应关系自动生成与当月产值对应的责任成本数据。

3.3成本过程管控

成本过程管控由过程数据归集（成本月报）和过程数据分析和纠偏2部分组成。

3.3.1过程管控数据归集

成本月报是最重要的过程管控数据。通过在成本系统中按权责发生制填报成本月报，并对开累数据进行对比和分析功以实现成本过程管控。

系统中成本月报的填表样式与总公司现行成本月报要求填报的工程项目盈利分析表和工程项目盈利分析明细表内容高度一致。原管理信息统计汇总表的内容独立出来形成1.1项目信息库，由该功能记录记录和更新数据并持续为其他功能提供基础数据。项目部进入成本月报功能后只需要如实填写本月的产值、责任成本、实际成本，本年和开累数据将自动计算并形成总表。成本月报的查看方式与合同管理的查看方式类似，既可以查看某项目部每期的成本月报数据也可以按筛选条件总览所有项目部的成本月报数据。由于目前成本月报是不含税数据，下面从产值、责任成本、实际成本、税金成本四部分来介绍成本月报的四项重要数据是如何在系统中进行归集的。

（1）产值数据：根据3.2.1工程量清单管理功能将为成本月报提供产值数据。

（2）产值对应的责任成本数据：根据3.2.2在线制定项目责任成本功能将为成本月报提供与当期产值对应的目标责任成。

（2）与产值对应的大额成本归集：与产值对应的实际成本由30万元以上的合同类等大额成本和报销等财务帐上的小额成本共同组成。在1.2分包合同管理中有分包合同实际成本确认的功能，该功能旨在按权责发生制归集分包合同的实际成本为成本月报本月实际成本提供数据。使用该功能时可以将合同实际成本与一项或几项目标责任成本进行对应。在建立对应关系后，该合同当期发生的实际成本在进行统计时能与当期产值对应的责任成本进行横向对比，精确锁定实际成本与责任成本的差异项，为对标分析提供依据。根据实际成本与责任成本的对应功能可以为成本月报提供当期与产值对应的合同实际成本。

（3）与产值对应的小额成本归集：功能1.4财务帐转实际成本提供不通过合同反映的实际成本，如人员工资、零星报销、差旅费等只在财务帐明细上反映的间接费。该功能实现财务帐到实际成本的归集并与责任成本形成对应。大额成本和小额成本共同构成了当期与产值对应的实际成本。

（4）与产值对应的税金归集：税金是目标责任成本中一项重要的成本指标，进项税谋划得当将抵扣大量的销项税，进而降低税金成本。因此成本月报功能将税金单列并设计了智能统计功能。该功能将不在受过去统计方法和统计工具的限制，业务人员不用将精力浪费在这些琐碎的统计上，而是在填报产值和实际成本的过程中由系统自动统计。系统根据产值和实际成本分别计算进项税、销项税、附加税进而得到当期税金成本。动态核算的税金数据为项目部提供实时的反馈，通过这种实时反馈不断谋划并创造税金节余，降低项目成本。成本月报按权责发生制记录项目当月数据并自动计算本年和开累数据。月报的输出格式按总公司和各工程局单位统一的报表格式生成成本月报。

3.4过程数据分析和纠偏

过程数据分析是基于当期成本月报数据的分析。在成本核算分析功能中可以对责任成本和实际成本按本月、本年、开累进行横向对比。责任成本、实际成本在成本系统中均形成了动态关联，并通过成本月报归集了各期的数据。进行横向对比时既可以从某一具体分项进行精确对标分析也可以从整体某一单位工程或某一项大的费用进行趋势判断。

3.4.1分项预警

在成本核算分析功能和成本月报功能中，若实际成本的子项数值超过对应的责任成本，将对超责任成本的项进行标记，由项目部对标记的部分进行分析。

3.4.2整体预警

成本系统会根据项目责任成本约定的利润率和成本降低率对每期成本月报进行一次偏差率计算。当项目整体实际成本超责任成本，或项目利润率、成本降低率出现较大波动时，该项目当期的成本月报在成本月报总表界面会被特定颜色标记，被标记的项目将列为成本风险较大项目看展进一步的人工分析并实施干预。

项目成本预警信息可以按级别或实际需要协同给部门领导或单位领导。

3.4.3节余或超支主要事项及原因分析说明

根据当期成本月报数据并结合2.1工程量清单管理、2.2制定项目责任成本、2.3实际成本与责任成本的对应3项功能形成的产值、责任成本、实际成本的对应关系，形成按任意时间区间的产值、责任成本、实际成本汇总分析表。该表为项目部成本管理人员在基于详细数据分析的基础上开展原因分析说明。

4成本系统开发情况

项目部是成本管理的责任主体，为使系統功能贴合一线成本管理者的功能需求和使用使用习惯。笔者将更多的时间用在去项目部实地调研上，通过与项目部成本管理人员深入的交流，开发接地气的系统。

截止2020年9月，第一阶段的开发任务已基本完成，项目信息库、合同管理、价格信息库、成本确认等功能已在我局连江、海门、武安、武汉洗舱站项目完成测试。目前我局正在积极准备成本月报的线上填报和功能测试。

5成本系统使用效果

5.1开启我局成本管理“新基建”

基础工作没有发挥效用的时候往往只有苦劳不见功劳。当基础工作发挥作用时也是润物细无声地发挥作用，会让人觉得正常是理所当然的。因此成本系统更像是一项修路筑桥的基础工作，我们用云表去实现这项基础工作使其更具效率和应用前景，因此称之为成本管理“新基建”。

“基础不牢地动山摇”，以成本月报这项基础工作为例，成本月报是体现项目成本情况最重要的数据指标，是项目成本管理核算、分析、纠偏的基础。成本月报的问题表面上看是数据报送问题，更深一层则是成本管理重视度的问题，本质上是项目管理者是否将成本作为项目盈利的重要管控手段的管理意识问题，以及这种管理意识是否传达到项目管理的每一处执行层并形成管理共识问题。

虽然我局当前大环境依然是以签约额和产值为主，但这并不妨碍我局将成本管理作为盈利重要管控手段进行管理上的探索和设计。通过上线成本系统，对成本管理基础工作进行规范和落实。形成分析数据用数据说话的管理氛围，将管理人员的注意力和精力拉回到成本管理，加强成本管理在项目上的受重视程度，在执行层形成管理共识。项目成本管理缺的不是精确到毫厘的目标责任书，不是一期接一期的办法宣贯和造价培训，不是具体的工作要求和惩罚措施。当前项目成本管理问题需要从源头解构，在基础工作上发力，以足够的耐心和智慧引导执行层落实基础工作，通过打基础、补短板持续系统地解决项目成本管理数据归集问题。不解析问题根源，不花精力做类似修桥铺路的基础工作，只能是头痛医头，得一时之效。基础工作就像一个人身体健康的时候正常都是应该的，一旦病了才知道正常是多么难能可贵。

5.2自研为企业培养信息化自主能力

成本管理系统完全由我局自主研发，与外委开发动辄上百万的费用相比综合使用费较低，每年可以节省大量的信息化费用。除了能节省外委开发费，最重要的是能为企业带来信息化自主力量。随着系统应 用和开发的不断加深，开发团队项目经验越来越丰富，开发能力水涨船高。企业可以凭借信息化自主能力广泛地将管理需求进行信息化转化，从此开发不求人，实现程序和数据的自主受控，过去想做却受限于能力和资金的项目，拥有自主权后项目的成本、进度以及功能与需求的匹配度都由自己掌控，自己动手丰衣足食，彻底摆脱对外未开发的依赖。甚至可以将企业信息化成果对外输出获益。

5.3信息系统带来算力提升并转化为市场竞争力

众所周知，在信息技术高速发展的今天，很多有企业意识到自身发展受限于传统管理模式，转而向信息化要效率，从信息化找转机。试想当竞争对手还在用落后的人工汇总方式进行数据核算，我方已使用高效的信息系统对数据进行核算。数据处理质量和效率提升会带来生产力的提升，管理信息化带来的实时响应、高效、高质量工作也将催生无形的经济效益。凭借算力的进步，我们能更精确地对成本进行核算和控制，这就能确保我们始终保有由于对手的市场竞争优势。当对手意识到算力不足的问题时，不论是花重金购买系统增加算力，还是也走自主研发道路，从项目落地到形成竞争优势始终需要一段时间，这期间我们的算力也在成长，也在形成新的竞争优势，我方始终掌控主动权。

5.4为基层成本管理减负增效

成本管理数据集成系统应用和推广将逐步结束手工汇总数据的落后作业方式，大量宝贵的时间和精力不再浪费到重复劳动上，各层级管理人员不再被繁重报表工作所累。通过系统强大的一键生成、一键分析等功能充分为管理工作减负增效，让人员精力重回成本管理本身，发挥人在管理中的关键作用。

6结语

成本管理数据集成系统是我局第一个由职能部门、基层单位、项目部的青年职工根据实际管理需求共同设计开发的信息系统，成本系统的每一行代码都是为成本管理所写，倾注了青年职工对我局自主创新和成本管理能力提升的满腔热血。“活力宜航诚天下”，它是宜航人用实际行动践行自强、拼搏、开放、创新理念的真实写照。愿数据之光点亮企业管理，未来可期。