办公室管理工作的优化研究

文｜杨凡 卢静文 淮志强

办公室是一个基础部门，也是一个综合协调管理部门，对于组织的正常运转发挥着重要的意义。为了更好地发挥办公室的作用，就需要加强办公室管理工作，当前管理工作中存在一些问题，比如，管理理念滞后、没有健全的管理制度等，这就需要明确问题，并采取有效的措施进行解决，提升办公室管理工作的水平，促进办公室的高效运转。

一、办公室管理工作中存在的问题

（一）管理理念滞后

管理理念可以为管理工作提供指导，因此，要提升管理工作的效果，就需要具备先进的管理理念。然而当前很多办公室人员在工作中还是运用传统管理理念，并未及时更新，限制了管理工作的效率和效果。

（二）没有健全的管理制度

管理制度会给管理工作带去重要的影响，要提升办公室管理工作的有效性，就需要具备健全的管理制度，为工作提供依据和约束，规范办公室人员的行为。然而实际情况是，当前还有一些组织并未构建健全的办公室管理制度，导致在工作中没有依据，限制了管理工作的开展。

（三）队伍建设有待提高

办公室工作的效率和效果取决于办公室人员的专业素养水平。所以，为了让办公室能够高效的运转，就需要提升工作人员的素质水平，加强办公室队伍建设。时代在不断发展，办公室人员也要适应时代发展，坚持提升职业素养和自己的价值，适应岗位的要求。当前还有一些组织并未充分意识到办公室的重要作用，对于人员的培训缺乏重视，限制了他们的发展，使他们的责任心较弱，理论知识不足，业务能力受限，给办公室工作带来了消极影响。

二、办公室管理工作的优化策略

（一）构建健全的管理制度

办公室在组织运转中发挥着重要的作用，且办公室工作之间都具有密切的联系，只有认识到这一点，才能促进整体工作的开展。在管理工作中，管理人员要认识办公室管理工作的规律，学习和参考现代化管理方法，结合办公室设置的要求，制定定岗定责制度，为人员的工作提供依据，规范他们的行为。首先，办公室要制定责任制度，确保管理工作的有序开展。在对该制度进行优化时，要制定定岗制度，即对办公室的工作内容、业务、岗位职责等做出清楚的规定，让各项工作能够有序开展，防止因为一个环节产生问题而影响到其他工作开展。其次要确保该制度的有效落实，管理人员就要把握管理规律，结合不同的职责，有针对性的设置相应的管理要求。构建健全的办公室责任制度，要求管理人员把责任任务加入到具体工作管理范围中，清楚进行规定，促进办公室整体执行力的提升。最后还需要构建健全的管理制度，有效的连接办公室内外，发挥出纽带作用，促进各部门工作目标的实现，这样办公室人员也能够清楚自己的工作职责，认真负责自己的工作，共同努力提升办公室工作的效率，促进管理工作效果的提升。

（二）融入现代化管理理念

要对办公室管理工作实施优化，就需要运用现代化管理理念。首先，组织要认识到办公室人员意识培养的意义，包括责任、服务和危机意识，让他们更好地投入到管理工作中。其次，组织应尽量满足人员的合理要求，提升办公室的凝聚力，科学的给办公室人员分配工作任务，得到他们的信任以及认可，促进管理工作的开展。

（三）提高统筹协调能力

要坚持提升办公室的这一能力，通过合理的运用协调艺术，对各方面关系做出有效的处理，包括内外联系、左右协调以及上下沟通。对内要做到组织有序，合理的协调，保持相同的步调，统一思想；对外则要做好和各部门的协调，实现紧密合作，共同努力实现工作目标。要对各方面关系进行合理协调，除了要加强内部组织协调工作，还需要加强各方面的沟通和联系，进而提升各层面的热情。

要优化办公室管理工作，就需要创新，积极探索当前办公室工作的规律，构建完善的相关工作制度、考核标准、岗位规范以及业绩评价方法，让所有的工作都有依据。规范所有的岗位，将责任落实到个人身上，提升所有工作人员的热情，只有将时代性与规律性、继承性与创造性、创新精神与工作进行有机结合，促进业务建设，积极开拓创新，才能让办公室满足新时期要求，更好地发挥出办公室的作用。

（四）运用项目管理理论，优化办公室主要工作流程

办公室发挥着重要的作用，因为其地位、职能以及要求特殊，负责的工作也具有“杂、乱、烦、急、散”的特点，所以，构建科学、高效、灵活的工作流程，可以提升办公室工作的效率和效果，更好地发挥出办公室的作用。在办公室管理中可以运用项目管理理论，就流程管理角度入手，梳理办公室主要工作流程，并提出优化方案，让工作流程能够变得细化、可量化。以某机构为例，通过组织办公室人员，梳理清楚五项主要工作内容，如图1 所示。

图1 办公室工作项目结构图

首先，发文。这是很重要、很繁重的一项工作，这项工作具有不可逆性以及确定性特征，所以，在格式以及流程上具有严格的要求。现有的发文流程比较烦琐，包括：拟稿人拟稿、单位和处室主要负责人员审定后签字、办公室登记审核、办公室主要负责人员签批、厅领导签发和其他厅会签，之后到办公室登记文号、文印室排版、拟稿人校稿、印刷后检查、办公室发主送机关、存档。这项工作要严格依据相关的要求和程序，具有很强的原则性，需要把控好审核力度，如果力度较轻，就会容易产生错误；如果程度太严，就会影响到工作的效率。可以看到，工作程序冗杂、效率不高，运用项目管理理念对工作流程进行优化。

其次，收文。公文运转是确保机构有效运转的重要环节，包含公文的传递、登记、签收、拟办、办结、承办、立卷、催办、销毁以及归档。每个环节之间都具有紧密的联系，要求实现及时、准确以及安全。需要依据文件的重要程度，在相应的时限内完成工作。工作流程主要是：来文/来信、登记、填写收文审批表单、办公室主要负责人员签署拟办意见、文件重要性判断（如果重要，则交给厅领导签批。如果不重要，则交给单位、处室办理）、催办、意见反馈、存档，和发文工作一样，需要把控好力度，但是比较困难，如果力度较轻，就会容易产生错误；如果程度太严，就会影响到工作的效率。运用项目管理理念对工作流程进行优化，优化后的流程如图2 所示，工作流程得到了简化，可以有效提升工作的效率。

图2 优化后的收文流程

（五）加强办公室队伍建设

办公室人员的素质水平会直接影响到工作的效率，因此，就要加强办公室人员队伍建设，不断提升他们的素质水平，为管理工作效果的提升提供保障。第一，工作人员要具备自学的意识以及能力，主动学习相关的知识，并灵活的在工作中运用；第二，注重员工的学习工作，多组织学习活动，让他们及时学习新的知识；第三，引导人员树立正确的工作态度和理念，组织员工培训交流会，提升培训的效果；第四，要强化制度建设，对管理流程以及规章制度进行优化和健全，制定管理手册，加强执行力，让办公室工作有序、规范、有效的开展。还要构建和机构情况相适应的考核评价机制，针对表现好的员工，要提供相应的奖励，以提升员工的工作热情，积极配合办公室管理。

（六）融入“以人为本”思想

当前以人为本思想受到了广泛的认可，管理理念和模式中都有这一思想。所以，要对办公室管理工作进行优化，就需要引入该思想。就某种程度上而言，以人为本的管理思想就是要将员工作为核心，尽量满足他们的发展需求，让他们感到归属感，促进管理工作的开展。管理人员在办公室管理中，要注意关心员工，了解他们的需求，真正地帮助他们解决生活和工作中遇到的问题，提升办公室的凝聚力。除此之外，管理人员还需要了解每个员工擅长的内容和优点，科学安排办公室人员的岗位，优化配置人力资源。还要促进员工和员工间、员工和领导间的沟通，营造和谐的办公室环境，让员工在这样的环境下更好的工作，促进办公室的高效运转。

三、结语

综上所述，现代办公室管理中还存在一些问题，要提升办公室工作的效率和效果，充分发挥出办公室管理工作的作用，就需要改变管理理念，构建健全的管理制度，对管理方式进行创新，加强管理人员队伍建设。