名人档案收集策略探索

刘锐凤　王虹媛　刘国宇

名人档案是社会知名人士在参与社会实践活动中形成的真实记录和反映该名人个人生平和主要业绩的各种形式和载体的档案材料。长期以来，名人档案因其特有私人属性和分布广泛性，给名人档案的收集和管理工作带来了诸多挑战。《中华人民共和国档案法》第五条规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”名人档案是国家重要文化财富和档案资源重要组成部分，维护名人档案的系统和完整是相关档案工作者一直为之努力的方向。作为档案管理工作的起点，收集工作的好坏可以直接决定档案管理工作的质量。因此，完善名人档案收集工作刻不容缓。为初步明晰名人档案收集相关研究现状，本文以“名人档案收集”为关键词，在知网进行了篇名检索，截止2020年10月，关于名人档案收集方面的研究仅有26篇，主要集中于高校名人档案探讨。扩大检索范围，以“名人档案”为索引词，同样采用篇名进行检索，得到文献数据386篇。以上数据可以看出，学界对名人档案的收集问题关注较少。

一、名人档案收集中面临的问题

（一）名人档案的重视程度较低

对名人档案的重视程度不够主要体现在两个方面，一是国家各级各类档案馆对于名人档案工作的开展缺乏支持。在人员保障方面，从事名人档案的收集工作的人员分配数量较少，而名人档案的收集工作范围广、任务重，甚至时常需要人工记录口述档案来获得珍贵内容。档案工作人员保障不足，造成名人档案收集工作接续吃力、后劲不足从而导致前功尽弃。其次，在财力保障方面，用于名人档案的收集工作的投入资金不足以支撑系统收集的持续开展。名人档案分布广泛，隶属于同一人物全宗的文件往往散布在不同地方。此外，名人档案还具有一定的増补性，若要持续跟进和长期收集，需要大量的资金支持才能将不同地方不同持有者手中的珍贵文件归集起来。二是名人档案持有者个体档案意识薄弱。不论现存名人或是历史名人档案的拥有者，不容忽视的是部分人对于档案的收集意识薄弱且保护意识欠缺，间接导致名人档案的收集工作新增一重困难。从档案保管上看，对于名人档案的收集不重视，使得档案分散范围广泛，保存状态不合理，又进一步拉大档案收集的范围。而档案拥有者的个人情感往往凌驾于档案合理保管的理智情感之上，必然影响国家各级各类档案馆的名人档案征集工作，使得名人档案自身重要价值的难以实现。

（二）名人档案收集的方式单一

名人档案的收集方式也是影响收集工作质量的因素之一。现阶段名人档案的收集以档案部门发布通知公告为主，社会大众向档案馆自愿捐赠为辅的方式进行。一般来说，档案馆开展某项名人主题活动需要利用档案内容时也会主动进行收集工作，但该收集方式较为仓促，可能造成档案收集不够全面系统。而收集内容的缺失，又使得名人档案无法发挥真正价值。由于许多名人档案是保存在其后人手中，具有情感依托，在对名人档案收集的过程中，依靠资金的力量来获取档案收效甚微。收集方式的单一化，不但导致收集内容的单一化，还使收集工作始终处于被动状态，严重影响名人档案收集工作的数量和质量，也违背了全面收集档案进馆和集中统一管理原则。

（三）名人档案的规章制度有待完善

我国传统的档案形成主体是过去和现在的国家机构与社会组织，传统档案是在主体机构参加各种社会实践的活动中形成的具有极大参考价值并集中保存的档案，是我国档案的重要主体部分，因而国家制定了一系列的档案法规来管理这些档案。对于该类档案的归档时间、收集内容都进行了明确的规定。而名人档案是较为特殊的档案类型，它的形成时间、内容以及档案的类型都各不相同，特别是某些名人档案的内容还会随着时间推进发生变化。因此，对于名人档案的收集工作需要有相关的制度来保障其持续推进与发展。而现实情况是名人档案规章制度不健全，收集工作缺乏制度支撑，收集过程面临多重阻碍。此外，名人档案所有权归属问题的尚无清晰界定，国家现行档案法规对于个人拥有的档案，既承认和保护个人对档案的占有、处理和收益等权利，同时也鼓励档案的拥有者自愿向有关档案馆捐赠、寄存或者出售。因此，如何选择仍在于个人。当下面临着的现实问题是名人档案的收集工作没有相关的具体要求与规定，而对于名人档案的归档范围、鉴定等级亦没有明确的制度遵循，从根本上增大了名人档案的收集工作难度。

二、名人档案收集对策

（一） 加大力度，明确收集工作的重点

名人档案的收集工作之所以困难重重，其主要原因还是由于国家与社会的重视程度不够。因此，加大对名人档案的收集力度，才能确保名人档案工作的持续发展。重视名人档案的收集，首先要明确界定“名人档案”，即从档案的收集的角度出发，明确名人档案的定义和收集的范围。尽管名人档案涉及到政治、经济、军事、文化、教育等社会的方方面面，但我们也要根据国家和社会的需要，确定名人档案收集的重点，将有限的人员和资金用在“刀刃上”。其次，从档案收集的内容来看，名人档案的特殊性导致其内容与形式丰富多样，涉及科技文化等不同领域的纸质、声像以及实物等各种载体。因此，在收集过程中应当扩宽思路，积极寻找新兴渠道并利用各种途径，全面多样地进行收集工作，确保名人档案征集的完整性。在征集方式上，要从被动接受转变为主动收集，重视名人档案的收集工作，通过网络、电视、自媒体等多种传播渠道发起名人档案主题征集活动。在与档案拥有者交流沟通的过程中，保持真诚的态度和珍重的心态对待收集工作，首先从心理上获得认可，用专业的工作能力和馆藏能力免除档案捐赠人后顾之忧。最后，国家应加大对名人档案的宣传力度，获取社会关注度，为名人档案收集工作的良性循环创造有利条件。

（二）多方协同，确保收集工作的持续推进

一项工作的开展单靠一方努力是不够的，需要多方力量的共同努力才能達到既定目标，名人档案的收集工作亦是如此。各档案馆在开展名人档案收集工作的时候，各个部门应当相互支持配合，积极开展与各部门的沟通交流，发动各方力量主观能动性，借此宣传名人档案收集工作的意义。在档案收集过程中，档案馆与各级政府，社会群众都应该积极参与进来。收集工作所需要的资金支持，不应仅依赖于国家、政府的资金支持，也可以通过社会大众的筹款来开展。一方面，档案馆可通过一系列档案宣传的方式，如档案展览，档案文化教育等形式，积极宣传名人档案的价值，发动社会大众积极参与，从而得到整个社会的支持与重视，确保名人档案的收集工作可以维持良好的发展与持续的推进。另一方面，档案馆还可以通过与其他社会文化教育机构，如图书馆，博物馆等机构开展交流合作，从中获取资源，为名人档案的收集提供更加广泛的途径。在名人档案收集过程中，最重要的还是档案的原始拥有者，其大多数名人档案都保存在本人或其亲人、后代手中，若档案的拥有者具有强烈的档案意识，愿意将档案向更具有保管条件的有关档案馆移交当然乐见其成，但对于部分档案意识不够强烈的拥有者，则更需要档案工作者平衡两者关系，多方努力，尽量在保证拥有者意愿的同时也能确保名人档案得到充分的保护和开发，以保障能够发挥其应有价值。

（三）完善制度建设，保障收集工作的合理合法

名人档案收集工作的顺利开展离不开健全的工作制度为其提供强力支撑，收集工作的推进还需要建立一定的工作机制，制定相应的工作方法及具体实施路径，并按照相关的制度落实。首先，对于名人档案的制度建设，档案主管部门应当建立名人档案管理制度，明确收集内容、收集范围和收集方式。档案机构应当进一步细化实施规则，使名人档案收集工作合理合法。考虑到名人档案所具的特殊性，要保障名人档案工作的持续发展就无法不对其整个工作进行明确规定。因此，建议档案主管部门以《中华人民共和国档案法》为基础，制定名人档案专门法规。以解决名人档案收集工作中遇到的难点为目标，在专门法规条款里给予相应的指导，为名人档案收集工作明确方向。其次，建议各地方档案馆以专门法规为原则，结合本地区特色，制定详细的管理工作规章条例，在规范指导下开展名人档案的收集工作。名人档案的所有权问题也需要制定法规制度来保障，建议相关部门根据档案工作的现实情况，明确名人档案的公开程度与公开范围，有效平衡名人档案的价值与名人权益之间的冲突，避免因为权利的归属问题延误收集，减少名人档案收集工作后顾之忧。

三、结语

档案收集作为名人档案工作的首要工作，具有十分重要的地位。把收集工作做到位，才能充分挖掘出名人档案中蕴藏的文化资源，真正实现名人档案的内在价值。名人档案收集工作同时也是一项长期性工作，需要我们跟随时代的变化不断创新，广泛利用新技术、新思路来开展名人档案的收集。当下，我国名人档案管理还处于初级阶段，仍有许多的发展空间，把名人档案收集进馆，是新时期档案馆的重要职责所在。我们要树立创新意识和服务意识，将名人档案收集作为档案工作的重要组成部分，使名人档案更好地为社会所用，早日成为“档案强国”。

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作者单位：中国核动力研究设计院