农业科研档案管理探讨

周海慧

农业科研档案是农业科研人员在各种农业科研活动中所形成的文字材料、影像、电子文档等的总称，主要包括科研项目的申报、立项、执行、总结、结题以及成果鉴定等一系列过程中所形成的各种档案材料。农业科研档案是重要的农业科研、农业生产的数据资源，我国农业科研人员数量多，每年产生许多重大农业科研成果，不少科研成果属于世界领先地位，但是这些科研成果分散于全国各地，隶属于不同层面的科研机构，无法发挥集成效应，给资源带来浪费。如何开发利用农业科研档案，推动农业科研成果的转移转化，提升科技创新水平，是当今农业科研档案管理工作的重点。

一、农业科研档案的特征

农业科研档案具有信息量大、时间跨度长、专业性强、具有一定的参考性等特点。

1.信息量大

农业科学研究涉及的领域宽，农、林、牧、副、渔，涉及的环节多，生产、加工、销售、病虫害防控等等，农业科研工作的复杂性决定了农业科研档案信息量大的特征。

2.时间跨度长

农业科学研究，从科研项目的申报到成果的鉴定，时间跨度非常长，在热带农业科学研究上表现更加特别，例如一个品种的选育，时间上有可能是几年、十几年、甚至几十年等等，因此农业科研档案所记录的信息时间跨度长。

3.专业性强

农业科研档案主要记录的是农业科学研究、农业生产活动的过程，其反映的主要是农业科学研究过程中、农业生产活动中所发现的相关信息，所采集到的相关数据等等，这些信息或数据，具有很强的专业性。

4.具有一定的参考性

农业科研档案所记载的信息反映了农业科研项目的全过程，可以为相关类型的科研项目申报、成果鉴定、成果转移等提供参考，特别是在策划重大科研项目、申报重大科研成果时，需要参考大量的科研档案，农业科研档案是农业科技工作者重要的资料来源。

二、农业科研档案的价值

农业科研档案来源于科研，记录着科研活动的全过程，是支撑科技成果的主要依据，也服务于科技创新活动。

1.农业科研档案来源于科研生产一线

农业科研档案记录着农业科研人员从事农业科学研究的全过程，农业科研人员领域广、研究对象多，导致农业科研档案种类多、数量大。例如中国热带农业科学院，科研档案记载就涵盖了热带粮食作物、热带经济作物、热带畜牧、南繁种业、热带海洋生物资源、冬季瓜菜等领域，每一领域所涉及的研究对象就很多，且同一种研究对象的科研档案除记录该品种的选育过程、栽培管理措施、大田表现、病虫害防控手段外，还会包含有基因编辑、基因型数据等分子生物学的内容，甚至还会把生产成本效益、储存加工手段等都记录在农业科技档案中，农业科研档案来源于田间地头、实验室，涵盖了农业生产过程的各个关键环节。

2.农业科研档案是农业科研工作的核心

农业科研档案的意义在于它可以再现农业科学研究过程，支撑整个农业科学研究过程， 每一个实验数据、每一个生产环节的信息，都是科研工作者付出的辛勤努力，科研档案的管理就是将农业科研活动过程中的相关信息原封不动、不做任何加工的保存下来。同时农业科研档案也是农业科研工作时间跨度长、信息量大、专业性强的有力证明。

3.农业科研档案知识产权保护的关键

农业科学研究过程中很容易有人“搭便车”，非常容易导致侵权行为的发生，而一旦发生侵权行为，相关的调查、取证、辨别工作、维权工作等都非常困难，鉴定起来过程复杂且时间长。农业科研档案作为农业科学研究全过程相关信息、数据的真实记录，将是知识产权保护的关键。

三、农业科研档案管理存在的问题

1.档案管理边缘化

农业科研单位往往对农业科研档案管理边缘化，主要表现在这几个方面：一是没有专门从事档案管理的专业人才，笔者调研过程中发现，很多农业科研院所档案管理部门的人员所学专业多是与农业不相关、与档案学不相关的专业;二是没有专门的工作经费，档案管理是一种纯公益的业务，在经费投入上，一般的科研院所都不注重这块;三是缺乏专门的办公场所，条件相对好的科研院所有1-2间办公室，而有些科研院所档案管理与办公室等部门混合在一起。

2.档案收录不完整

农业科研单位考核都是重成果，轻过程，导致农业科研人员在实施科研项目时往往忽视了科研过程中原始数据、材料的记录与移交，并且项目延续时间长，参与人员多，或者参与人员有变化等，极易造成科研档案移交不充分、不全面的现象，不利于保证科研档案的完整性与系统性。

3.档案保护不到位

农业科研档案的管理与保护是一项重要的工作，很多农业科研院所对档案的储存、保管、借阅未形成一系列的标准和规范，特别是在档案信息化管理方面，有些科研院所档案信息化管理暂未起步，同时对于档案保存的载体，也未开展专业性的防护，严重影响了档案的保存年限。

4.档案利用效率低

农业科研档案管理中“重收集、轻应用”是普遍现象，档案管理人员只是注重将相关的科研档案通过一定的手段收集起来，但是档案馆中有什么档案，科研人员一般不知道，双方之间存在信息不对称，不能有效地为科研人员提供相关科研档案查询服务，同时由于档案管理人员工作手段落后、信息检索条件差，很多科研档案收集起来后都是束之高阁，未能有效地支撑科研延续服务，导致很多科研工作在重复做，也造成了科研经费的浪费。

四、加强农业科研档案管理的对策

1.提升科研院所对农业科研档案管理的重视程度

农业科研档案管理工作要顺利开展，领导重视是关键。农业科研档案管理工作的開展，首先要让领导重视起来，重视档案管理人才的配备、重视档案管理资金的投入、重视档案管理基础设施的建设、重视档案管理制度体系和标准规范的制定等，也只有这样，农业科研档案才会真正管理好。

2.提升科研院所对农业科研档案管理的规范程度

农业科研档案管理工作要顺利开展，标准规范是基础。其次要制定一系列的标准规范，主要包括收集整理制度、查阅制度和移交制度等。收集整理制度主要包括：收集的内容、收集的标准、整理的原则、保存的方法和保存的期限等方面;查阅制度应包括：查阅档案的许可条件、查阅档案的名称、查阅人的姓名与职称、查阅的目的、查阅的时间、归还日期、领导批示等;移交制度应包括：档案的数量成分、交接的时间地点、见证人等。

3.提升科研院所对农业科研档案的保护水平

一是农业科研院所应该建立独立的档案馆，配备必要的控温、控湿、防虫、防霉、防尘等基础设施;二是尽量选取先进与科学的复印、扫描方式，对农业科研档案进行复制、拷贝等，减少对纸质材料的损伤;三是提倡专人负责，非专业人士不得进入档案馆，不得翻阅或复制相关档案。

4.提升科研院所农业科研档案管理人员的专业素质

农业科研院所档案学专业的人才相对缺乏，因此应该结合农业科研档案管理工作实际，强化对档案管理人员的专业知识培训，提升其档案管理工作的技能，强化其农业科研档案管理服务于农业科技创新的理念，方便快捷、高效地提供查阅服务。

5.提升科研院所农业科研档案管理的信息化水平

提升农业科研档案服务水平，信息化管理是保障。农业科研档案数量多，信息量大，传统手工是无法完成的，因此需要努力提升农业科研档案管理的信息化水平。科研院所农业科研档案保存要坚持两条腿走路，传统纸质保存和数字化保存并举。搭建农业科研档案管理信息系统，实现农业科研档案目录数字化、全文数字化，带动农业科研档案管理的手段现代化和技术现代化。

参考文献：

[1]杜优颖.农业科研档案管理现状及对策刍议[J].吉林农业，2011，05：14

[2]王丽娟，谭丽明.如何有效提升农业科研档案管理水平[J].城建档案，2018，01：75-76

[3]罗志花.农业科研档案数字化管理措施研究[J].兰台内外，2019，17：3-4

[4]马鑫.农业科研档案规范管理探讨[J].农业科技与装备，2019，04：76-77

[5]王灿.农业科研档案信息化管理存在的问题及对策分析[J].2019，14：176-177

[6]孙敏杰，李瑞春，王超.对省级农业科研院所科技档案管理工作的思考-以辽宁省经济作物研究所为例[J].园艺与种苗，2019，4：92-94

[7]林秀霞.农业科研档案管理面临的难题及对策[J].办公室业务，2019，4：124+149

基金项目：热带作物科学数据分中心數据资源建设与共享服务

作者单位：中国热带农业科学院科技信息研究所