谈照片档案装具的创新性设计

朱斌善

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案归档管理工作是档案管理中的一项重要内容，照片档案是记录历史真实面貌的原始文献，在档案利用工作中发挥重要作用。但在照片档案整理过程中，笔者发现，不少照片档案装具（本文不涉及底片册的整理）存在设计不科学、不规范，不利于档案工作者使用等问题。笔者结合多年工作实践，对照片档案装具进行了设计，力图达到科学规范、简便实用的目的。现在加以整理，与业界同仁商榷。

一、照片档案装具产品存在的问题

市场化不等于专业化和标准化。目前，市场上照片档案装具五花八门、良莠不齐。有的粗制滥造，不合乎照片档案整理规范;有的外观设计华丽精美，但只“金玉其外”，并不实用，真正合乎规范者凤毛麟角。主要存在以下几个方面的问题：

1.案卷目录和备考表页信息项不完整，不能了解本册照片档案大致内容及整理信息;有的印在封皮和封底内页，一旦填写错误，无法更改。

2.照片档案卷内目录著录项不全，有的著录项不符合照片档案著录规则要求。有的目录表格页过多或过少，造成闲置浪费或无法添加。

3.照片档案装具脊背不能标示全宗号、保管期限、册号等信息，给检索带来不便。

4.芯页设计存在瑕疵。单张照片的说明格式错误，甚至内容缺项。有的只用塑料材质做的单元。将照片说明和照片插入单元内，时间久了，容易造成照片与塑料薄膜的粘结，并且存在档案内容被随意更改的隐患。有的虽然是用纸板做的芯页，但是放置照片的空间固定不变，且能书写的空间狭小，不能标全时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等要素。无法揭示照片影像所反映的全部信息。

总之，这类相册设计死板僵化并且大都价格昂贵，一旦填写错误，则无法修改，甚至整页撕掉，对整个相册而言，弃之不舍，用之无意，形同“鸡肋”，不利于档案整理。

二、照片档案装具的创新性设计思路

当然，我们不能完全否定市场上照片档案装具的产品，它的封套及芯页夹对保护照片还是起到至关重要的作用的，我们可以保留借鉴使用。笔者要强调地是，在芯页夹的脊背处，要标注“全宗号”“保管期限”“册号”“起止张号”等内容（见图1），便于手工检索。除此之处，还要将照片档案的其余信息全部在芯页部分展示，然后装订在芯页夹内。

1.芯页及芯页夹的制作

芯页一般由297mm×210mm大小的A4纸张组成，在电脑上将文字信息制作完成并由打印机打印。这样的设计方式，简便易行，经济实惠，相对灵活，可调方向大小，随时纠正错误，且整齐划一，美观实用，实现批量打印，更重要地是符合照片档案管理规范。

芯页夹由封面和封底两个硬纸板连接而成，长度为300mm，宽度为220mm，脊背宽度一般在15-20mm左右。芯页夹内侧折页处上下设计两个长度为297mm，宽度为15mm，厚度为2mm的纸舌，在两个纸舌上分别对称打两个孔，孔距为80mm（见图2）。纸舌应有一定的硬度和拉伸度，可用细棉纱布做裱布裱贴。

2.芯页内容及其格式。由照片档案案卷信息、目录信息、照片信息及备考信息组成。

（1）案卷信息内容。照片档案的扉页部分即是案卷信息，包括全宗名称、案卷标题、册号、保管期限、总张数、起止日期等信息。此外，还要有全宗号、目录号、案卷号（册号）归档章，为编制档号奠定基础（见图3）。

（2）目录信息的填写。照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、页号、备注等（见图4）。

（3）照片信息拟定及其固定方法。依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），单张照片的說明包括题名、照片号、底片号、参观号、时间、摄影者、文字说明等内容（见图5）。一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，拟写组合照片说明。同组中的每一张照片均应在单张照片的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……，组联符号不宜越册。在电脑上拟定本组照片总说明后，再用量尺量好大小不等的照片尺寸，然后设计同等大小的文本框，用以固定照片的位置，再在文本框的下方撰写组联号、照（底）片号、拍摄时间、摄影者、文字说明等说明性信息。完毕后，打印出本组照片设计模板，然后把相角粘贴在文本框的四角，最后将照片放置在相角内，固定在芯页上。一组内大幅照片不能存放在相册内，应当随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明存放索引地址。

题名应简要概括、准确反映照片的基本内容，“六要素”要齐全。照片号、底片号。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。照片拍摄时间用八位阿拉伯数字表示，前四位表示年，第5至6位表示月，第7至8位表示日，不够补零。文字说明应综合运用六要素，概括揭示照片影像反映的全部信息。

3.芯页的装订

为避免芯页图文部分在装订时被遮掩，将左边距设置为20mm，同时在纸张左边粘贴宽度和长度与纸舌同规格的厚度为1mm的长条，使得芯页边距与中心部分厚度大致相等。将芯页（一般以30页左右为宜）对应打孔后，依照文书案卷的“三孔一线”装订法，用粗棉绳将装有照片的芯页连同扉页和备考表（格式与文书同）一起固定在芯页夹上。

总之，内容决定形式，形式服务于内容，万变不离其踪，“踪”即是规范。照片档案的装具设计也是如此，应当按照规范要求，灵活而又完整地将档案内容展现出来，这样才有利于档案的管理与利用。