关于基层档案收集工作的思考及建议

白宇红

档案收集工作是档案整体工作的基础，也是档案工作的重中之重，“巧妇难为无米之炊”，收集工作不扎实，收集材料不齐全，重要材料遗失，造成档案利用范围缩小，利用价值降低，致使档案利用者高兴而来扫兴而归，也就失去了保存档案的意义。下面仅以区直机关档案收集工作现状提出一些思考和建议。

一、区直机关档案室档案收集情况现状

区直机关档案室档案收集不齐全，将直接影响区国家档案馆的馆藏资源，影响全区各界人士对档案的利用。区直机关、镇乡及街道基层档案室档案收集环节比较薄弱，一些单位只收集了办公室形成的红头文件及工作计划、总结、会议记录、人员花名册等，其他各业务科室只收集了工作计划、总结等很少一部分应归档材料，齐全率不足。涉及到干部职工切身利益的人事部门形成的文书档案，业务部门形成的专业性较强的文书档案，本单位与相关单位签订的重要合同、协议，统计部门形成的年度报表，财务部门形成的会计档案，基建部门形成的科技档案，还有实物档案、声像档案、电子档案等重要档案，存在未收集或收集不全现象，这些遗漏的档案将会在工作活动、职称评聘、干部任免、工资晋升、退休审批及办公用房维修改建等过程中起到原始凭证的作用，无可取代，至关重要。这些档案未及时收集，可能在短时期内影响不大，但由于年代久远发生人员变动、机构撤并，大量未归档材料必定会损毁和遗失，损失不可弥补，此类实例数不胜数。所以说，加强档案收集工作已迫在眉睫。我认为，区直机关档案收集工作主要存在以下问题：

1.主管领导档案重视程度低。部分单位的主管领导未将档案工作列入议事日程，对档案工作中的人员配备、库房建设、所需经费未及时解决，对档案执法检查过程中和日常收集工作中提出的问题未及时整改，认为档案工作不是硬指标，能勉强合格就行，存在问题在所难免，没必要兴师动众召开会议立即完善。这种不重视档案工作的思想严重影响了整个单位的档案收集工作。

2.未配备专职档案人员。档案人员身兼数职，不能将精力全部投入到档案工作中，档案工作作为软指标或有或无。正像有些兼职档案人员所说，“刚刚坐下来想制定档案保管期限表，就被领导叫走干别的着急的工作了，酝酿好的思路也就被打断了，我们作为一名普通的工作人员，很无奈啊！”没有专职档案人员不能很好的保证档案收集工作的正常运行，这也是区直机关普遍存在、很难解决的一个问题。

3.专兼职档案人员业务素质低。机关综合档案室的专职档案员业务素质低，人员更换频繁，责任心不强，造成不能按时培训、指导及检查各部门兼职档案人员的档案工作，不能严格按照本机关的《归档范围和档案保管期限表》收集齐全各科室、各门类、各载体的全部应归档材料，不能实现机关全部档案集中统一管理。各部门的兼职档案人员档案意识不强，认为将本科室形成的档案应归本科室所有，只归本科室人员利用，没有移交到综合档案室的必要，移交后本科室利用还不方便，会耽误正常工作，而没有想到不移交会使别的科室人员及社会各界人士不能正常利用该档案，甚至散存于各部门年久遗失，后果不堪设想，既愧对后人，又愧对历史！

4.档案收集工作制度落实不到位。各机关档案室应建立健全并严格执行文件材料收集归档制度等各项档案工作专项制度，有些机关虽然建立了制度，印发到相关领导和有关部门，并悬挂上墙，但流于形式，并未严格贯彻执行，失去了制定收集归档制度的意义。

二、对今后档案收集工作的建议

区直机关及各镇乡、街道或多或少存在上述问题，针对这种情况，我认为，基层档案室应着重从以下两方面入手：

1.提高机关主管领导重视档案工作的意识。区直机关档案人员要向主管领导多请示、汇报档案工作，提高主管领导对档案工作重要性的认识，引起他们对档案工作的重视。主管领导还要经常学习相关档案法律法规，提升档案意识，彻底转变档案末位的陈旧观念，树立先行意识。原国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在讲话中曾指出，档案工作者要主动发光，要成为“太阳”，不能做“月亮”，要想提高社会的档案意识，首先得提高档案工作的社会意识，档案工作是可以起头的，是可以领跑起步的，是可以引领其他工作的，档案工作要主动作为，提前服务，给社会做出贡献，档案意识要靠自己主动放光，社会才会有档案意识。在这种意识的引领下，主管领导将加大对档案工作的重视力度，充分认识档案收集工作的重要性，将此工作列入议事日程，按时召开会议，举办业务培训班，认真部署相关工作，协调各科室全力配合综合档案室做好档案收集工作。为综合档案室配备高素质专职档案人员，并保证专职档案人员的稳定性，切实保证档案工作制度的落实。

2.提高档案人员的业务素质和工作能力。各机关综合档案室专职档案人员在不断提升自己业务素质的基础上，还要及时举办档案业务培训班，将自己的档案业务知识传授给各部门兼职档案人员。每年开展归档工作之前，专职档案人员要根据本单位具体情况开展不同规模不同形式的业务培训，教会各部门兼职档案人员及时完善、补充涉及本部门的档案，经区级档案行政管理部门审批合格后，按照《归档范围和保管期限表》收集齐全本部门收到和形成的全部材料，确保应归档材料齐全完整。

专职档案人员更要具备强烈的责任心，深知自己肩负的重任，真正体会到档案收集工作的重要性。还要通过宣传《档案法》及相关法律法规，通过讲解实际工作中开发档案资源取得的显著效益实例，提升各部门兼职档案人员及全体工作人员的档案意识，提高大家对档案收集工作的重视程度。还要做好档案利用服务工作，让本机关全体人员随时都能查阅档案，并且方便快捷，利用效果显著。让他们感到收集齐全、实现集中统一管理不仅不会耽误本身的工作，反而提高了工作效率，讓他们真正尝到甜头，根本扭转原有的“管理混乱、利用不便”的观念，进一步提升档案意识，做好本科室档案收集工作，为全机关档案整体工作夯实基础，为充分发挥档案的历史凭证作用、广泛服务于社会各界夯实基础。

作者单位：唐山市丰润区第二人民医院

参考文献：

[1]照片档案管理规范（GB/T11821-2002）

[2]文书档案案卷格式（GB/T9705-2008）

[3]归档文件整理规则（DA/T22-2015）

[4]档案著录规则DA/T 18-1999

[5]李洪合 赵爱国《新编档案管理概论》

作者单位：德州市临邑县档案馆