高效会议组织和有效决策路径的探讨

张东海

摘要： “会议”是指两名或两名以上的公司员工为了一个特定的目的而进行的机会，该目的与组织或公司运作相关，缺乏目的和焦点的会议往往因为会议议程不确定，前置调查准备不够充分，会议领导技能不足，汇报内容不准确，决策难以得到落实等形成低效或无效会议，随着此类会议数量的增加，每个人的时间被挤占，手头的工作不断增加，组织工作效率逐渐下降。如何提高会议效率，少开会，开短会，开有用的会，从无尽的会议中解脱出来，这样的呼声高涨。本文从企业会议中常见的问题着手，结合工作实际，管理学知识，探讨从高效组织，创新形式，防控风险，跟踪落实等方面提高会议效率和有效决策的方法。

关键词： 高效;协同;共识、创新、社会性惰化、依法合规、完美决策

1  “四张表单”促高效组织

一场成功会议在于仔细规划，精心准备，需涉及到很多的环节，任务往往会分配到其他人，筹备者要把控整体，检查准备情况，协调处理问题，指导组织实施。确保会场具备会议召开的一切条件，参会者能够准时达到会场，参会人数符合决策的基本要求，决策者能够提前获取会议资料，决议内容涉及的关键部门形成初步意见，涉及的风险评估完成专业论证等。  [1]

1.1 会议计划表单-科学统筹

会议计划表单，实施会议计划管理，会议分类管控。会议计划可执行年度、月度、周计划安排，根据实际工作进行动态管控，变更调整严格履行审核程序。各部门可根据公司总体安排，制定部门工作计划，科学合理的安排时间。部门级会议由主办部门提出计划，一般自行组织召开，报送会议主管部门备案，管理部门实施监督考核，包括会议计划执行情况，会议数量控制等。

1.2 会议审核表单-管控数量

会议审核表单，以落实解决形式主义突出问题为基层减负为目标，强化会议统筹管理，严格会议审批程序。审核内容包括会议名称、会议领导、召开时间、参会范围等，通常采用在线申报审批流程，审批后自动分发参会人员，同步通知会议筹备部门。会议主办部门负责提交申请，会议主管部门根据总体工作安排，会议计划，会议必要性评定，统筹协调。  [2]

1.3 会议议程表单-沟通协调

会议议程表单，告知参会者会议时间、地点、时长、议题等必要信息。以电子邮件的方式给参会者发送，告知必要信息外，提醒参会者所负责的议题什么时候开始，要持续多久，询问他们的意见，是否需要发言汇报，是否需要提交会议资料给决策层。会议议程表单如同一张说明书，让参会可以有条不紊的安排工作，按时有序的参加会议，提醒协同部门，主动会前沟通，做好会议准备，提高审议效率。

1.4 专业审查表单-防控风险

专业审查表单，凡必须进行合法性审查的事项，必须提前完成审查。在提交决策前应当经过合法性审查，涉及专利和专有技术转让，重大经营风险控制，对第三方债务提供担保等，实施法律专业部门与业务管理职能部门协同审查机制，法律专业部门负责合法性综合审查及是否符合法律法规规定的审查，业务管理职能部门配合审查决策事项是否符合行业监管规定、相关专业政策，提前完成审查议题材料的完整性和规范性，决策结果直接提交会议无需再次审议。

2 各尽其职，促高效进行

与会各方应明确其在会议进程中扮演的角色，为形成会议决策作出贡献，会议领导把控会议进程，处理分歧，求同存异;参会者注重聚焦主题，谏言献策，明确表态等，与会各方各尽其职，不越位不缺位，才能保障会议沿着既定目标高效进行。

2.1 注重聆听，明确决策

会议领导最后发言，对所有观点归纳总结，明确待决策事项，请具有决策权的参会者表决，根据结果宣布最终决策。时刻关注并总结会议进度，让参会者了解情况，跟上进度。识别参会者发言中暗含的顾虑，鼓励参会者大胆表达观点。对于在汇报或讨论阶段中未明确事宜，需要主动提出，或在总结中强调。如决策方案要同时兼顧执行措施，要有明确的可量化的目标，有明确的时间节点和进度要求，有明确的责任部门的监督部门，有明确的考核激励措施，让决策变成可以被贯彻的行动。鼓励不同意见的表达，利用肢体语言或直接引导参会者发言，营造畅所欲言的研讨环境，对于很难达成一致意见，无须试图说服每种不同的观点，依据“帕累托法则”考虑必要的妥协，协调做出必要让步，那么只要符合决策规则中得要求，通常是二分之一到三分之二具有表决权的人员同意，就可以形成决策，履行民主程序达成的一致意见，决议形成就需要各方无条件执行，追求完美的决策会让会议停滞不前。

2.2 适时暂停，把控时间

会议领导根据议程的总体安排，有意控制时间和会议节奏，不要仓促处理正值讨论的突出问题，有时需要严厉起来，坚持做到按要求发言、每次只能一人发言、每人都有发言机会以探讨分析。重要分歧往往源自2个方面：专业知识分歧和部门（个人）利益争取。会议领导对产生冲突的当事双方提问要客观，询问他们能接受的解决方法或请他们自己提出解决方法，如前所述他们往往只是提出反对意见，而不是提出解决办法。如果有必要，会议领导要运用权威，果断终止讨论，那就有必要在会议结束后，单独与产生冲突的双方沟通，深入研讨，寻求可能的解决办法，毕竟私下沟通比公开沟通更能顾及的全面一些。一场看似研讨气氛融洽类会议，往往大大超出预期时间。高效的会议要时常暂停，总结已经达成的共识，梳理参会者提出的观点，中断错误的讨论方向，事实上，常常暂停的会议时间管理反而更有效，效率更高。

2.3 明确观点，建议务实

参会者发言要明确表明个人观点，即“是”或者“不是”，在发言结束时都应表明自己的观点，如同意、不同意或保留意见。模糊的观点对会议决策没有贡献，这样的发言在一定程度上延缓了会议进程。这就要求参会者在会前要充分了解相关议题资料，必要时在发言前列出提纲。在表达反对意见时，注重全面权衡利弊，提出趋利避害的建设性意见，或者提出其他可行的方案供会议决策。切勿站在自己的立场或为了维护自己的利益对负面因素进行批判，简单重复和放大负面因素的影响，这些对决策没有实质贡献，形成无效的发言。

3 控制人数，尊重各方

会议组织部门通常担心因为排除某人或某组织，在会议决议执行阶段引发问题，而对参会人数持有“越多越好”的包容态度，不愿意太多考虑真正必须出席会议的人员，更倾向于“人多力量大”。事实上核心参会者外的声音和观点往往是重复和无效的，人数过多甚至出现依赖心理，认为“别人”会表达和审核会议观点，降低自我思考的主动性，出现“社会性惰化”现象。科学合理确定参会人员，取决与以下几点：掌握某项议题的背景，主导某项议题的实施的组织，议题涉及后续工作的主要承接组织，相关组织具有独立决策能力的个人。

在控制旁听人数的原则下，分时分段分批参会也可有效避免“陪会”。根据会议议题和进度，安排特定的参会人群参加指定的会议议题。在议程顺序设置时，先安排涉及参会人员范围大的谈论议题，随着一项议题完结和下一项议题开始，动态调整参会人员。对参会人员变动可以前几分钟通知候场，避免人员不齐影响会议进度。此外，会前征求利益相关方意见，问询是否有出席会议的必要性，在尊重相关方行使意见表达权益的同时，精准筛选出不必要的参会人员，会后纪要分给参会方并抄送给会签征求意见时表达无需参会方，提升非参会人员的参与感，更有利于会议决议的执行。

4 注重执行，促决策落实

按照“谁组织、谁负责、谁跟进”的原则，会议主办部门负责会议全流程管理，部门主要负责人作为第一责任人，对会议组织、纪要起草、核实把关、跟踪执行等管理流程和责任体系，形成管理闭环，在执行过程中重视反馈，以印证决策的正确性及有效性。会议决议跟踪执行一般由执行部门按照会议要求严格落实，会议领导在下次会议上可以对落实情况进行回顾，或者将“上次会议的落实情况”作为本次会议第一议题。

严格监督执行机制，确保决议执行到位，在完善机制体制的基础上，要借助信息化手段，高效利用督办系统。压实“责任”，由会议主办部门在会议纪要印发后1-3天内将会议决议上传，包括会议名称、决策事项名称、阶段性目标、反馈节点、承办部门、效果自评价等;加强“控制”，由系统根据阶段性目标和反馈节点，自动分发至各责任部门和协同部门主要负责人，提醒填报;强化“监督”，会议领导和会议管理部门可以随时查看执行情况，数据填报的及时性、准确性，会议决议的执行率，根据结果向监督部门提出考核奖励的建议。

5 创新形式，适应新常态

网络会议逐步成为传统会议形式的重要补充，在常态化防控环境下组织高效会议。受到长期深远的影响，非“面对面”的会议形式更符合防控需要，节约因“迁徙”产生的必要防疫环节。依托数字网络技术，网络会议全面应用，有效减少了人员聚集，阻断了传播风险;节约路途和等待的时间，会议场所选择也更加灵活。新的会议方式带动了工作习惯的改变，实时跨地区交流成为可能，在线指导协调工作成为常态。网络会议在传统会议高效组织的基础上，应注重硬件设备和网络条件的调试准备，提前测试确保与会各方通话交流清晰顺畅，是确保高效进行的保障。网络会议便利性加速了其推广和普及程度，更多在线会议平台应运而生，在现在时代，网络会议将逐步成为首选。

网络会议相比较传统会议，缺乏一定的视觉参照和现场感，会难以察觉参会方身体语言，常常会对沟通节奏，效率和流畅性有所影响，如彼此打断发言，多人会议中“静默”自己，会倾向于产生“社会性惰化”现象。有时会因忽视发言方情绪和语气出现理解偏差。网络会议要尽可能的采取视频方式，增加视觉参照，控制多人音頻会议。会议领导要主动引导，鼓励各方参与其中，对于研讨交流环节占绝对权重的会议尽可能采取“面对面”的传统方式。  [3]

6 结语

管理学家彼得·德鲁克提出，糟糕的会议是组织管理不善的体现，应该被废除。当然并不是说所有的会议都没有必要，高效会议能为组织带来巨大利益，提高快速收集和分享信息，做出一个计划或一个改变，组织与会人员分析议题“有利方面”和“不利方面”，降低和消除不利因素，采取措施化解风险。现实中普遍存在对糟糕会议抱怨的声音，不过好的消息是，随着对该问题的重视，会议组织管理的改进，更多会议走向考虑周全，精简高效，切实为组织节约大量时间。

综上所示，一个高效的会议应该有规划和预期，即有会议计划，必要的审批以并入组织的统筹规划中，并严格按照计划有序组织实施。一个高效的会议应该有精心的准备，明确会议时间、议程、参会人员、会议背景，以及必要的事前论证和沟通协调。一个高效的会议应该拥有明确目标，将有共同利益的人们集中起来，达成共识促成目标实现或做出改变，明确达成目标需要履行的责任。一个高效的会议应该是与会人员明确自己的责任，善用自己的权力履行好自己的职责。一个高效的会议应该聚焦在行动上，他不是一个简单的座谈会，而是一个能够改变现状、具有生产力的机制，产生焦点明确的行动。

参考文献

[1]  大卫·科顿，张楠.如何高效开会[M].浙江大学出版社，2016

[2] 张建国. 提升制度执行力[J]. 企业管理.中国石油化工集团有限公司企改和法律部，2020

[3] 彼得·德鲁克，许是详. 卓有成效的管理者[M].机械工业出版社，2018

[4] 史蒂芬·G.罗格伯格. 董莹. 学会开会.中国青年出版社，2021