浅谈招标管理电子系统在医院招标采购档案管理中的作用

黄秉勋 苏育敏 林建昌

摘要：医疗行业的发展，使得医院招标采购管理的复杂性提高，招标采购档案管理作为整个管理过程中的重要环节，得到了重视。本文探讨了招标管理电子系统在档案管理中发挥的作用及利弊所在，得出该系统的应用具有积极意义的结论。

关键词：医院招标;档案管理;信息化;电子系统

随着社会、行业和科技的发展，医院的招标采购项目复杂性增加，招标采购档案作为原始资料，对其进行科学和规范化的管理，不仅是法律法规的要求，也是面对质疑和争议时的重要证明材料，同时为进一步数据分析和招采决策优化提供了数据来源。本文将从招投标部门的视角出发，对招标管理电子系统在档案管理中的应用进行探索。

1 医院采购档案管理的特点与痛点

1.1 缺乏招标投标档案管理的相关法律法规制度

当前多部法律对招标采购的档案管理都有相应规定，但缺少专门的一部法律法规对其进行规范管理。招标采购档案与普通的事业单位档案有着不少的差异，表现在除了是招标采购的原始记录以外，招标采购档案包含着医院内部的敏感信息、外部的商业机密，也是审计工作的对象，需要有专门的法律法规对其提出规范化的要求。

1.2 档案保存和管理的电子化信息化程度有待提升

大部分医院目前的招标采购档案保存沿用传统纸质版的管理形式，传统方式的档案管理主要有以下的问题。（一）自动化程度低，有大量的编辑、整理、打印和扫描工作量;（二）依据相关法律规定，纸质档案需要保存十五年，需要配备专门的空间和设备，有一定的成本，也不环保;（三）信息化程度低带来查询不便的问题，也不利于对相关的数据进行分析。

1.3 招标档案的文件组成较为固定

无论是采用何种方式，如公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商或是询价，还是哪个类别的项目，即工程类、服务类或项目类，需要收集的内容即为整理流程中产生的各类文件，一般包括采购意向公示、项目申请与审批流程、招标文件、招标公告、评标报告或专家推荐表、响应文件、成交通知书等，内容较为固定，格式化特点突出。

1.4 招标档案具有双重性和分散性

招标档案既是招标流程中产生的文件，需要满足招标工作的需要，同时也需要满足归档的文件要求，具有双重性。此外，文件来源包括上级部门的批复文件、供应商的报名文件、响应文件、开评标过程文件等，广泛且分散，需要在流程完全结束前的每一个节点注意收集所需文件。

2 招标管理电子系统在医院招标采购档案管理中的作用

2.1 提高了档案整理的效率

招标管理电子系统将工作流与过程文件的整理与保存融为一体，通过信息录入和资料的上传，节省了原传统方式所需的对资料进行再次整理和汇总的时间。

对于线上开评标的项目，公告发布、报名、提交响应文件、开评标、沟通答疑等主要环节都在招标管理电子系统上进行，过程文件同时保存到系统中存档文件模块。

2.2 满足档案管理双轨制的要求

法律法规规定采购文件可以用电子档案方式保存，电子文件在大多场合也更加方便，但在实际工作中纸质文件不能被电子文件完全取代，在电子文件丢失、损坏、不清晰或两种文件不一致时，依然需要纸质文件。大多医院目前未完全实现电子化档案管理，归档仍然需要纸质文件，实行电子档案与纸质档案并存的双轨制。

由于使用招标管理电子系统招标过程中基本无须使用纸质文件，为满足双轨制存档，系统提供自适应打印功能，可一键打印归档资料，打印格式按打印的内容优化，不需要二次编辑调整。

2.3 为优化决策提供数据

招标采购数据需要定期或不定期汇总、报告与分析，为决策提供依据。传统的工作流程中需要将项目的各项信息录入至电子表格中再进行汇总统计操作。招标管理电子系统提供多维度的数据统计及分析的功能，经手人可直接使用系统中预设的数据分析功能，如对比某两年的采购节支率，可进一步细分至过去若干年工程类、货物类或服务类项目的节支率对比。在积累了足够多的数据后，可以对供应商的行为分析，及通过统计投标人的历史报价，统计出某产品的价格变化趋势。上述举例的数据支持自动生成的图表，也可一键导出后用办公软件进行更多数据处理，为数据的分析、汇报与共享提供便利。

2.4 数字化的储存方式，为招标档案归档的电子化提前做出准备

虽然相关法律规定采购文件能够以电子档案的形式进行保存，目前大多醫院仍实行纸质文件和电子文件双轨制保存的档案管理模式。从未来纯电子载体的档案管理模式仍然是一种可能。招标管理电子系统的使用为电子档案管理系统在档案管理方面进行了一些探索，同时也储存了招标项目的电子资料与电子文档，为未来可能的与电子档案管理系统对接项目提前做了准备。

3 招标管理电子系统存在的问题

3.1 系统的安全性问题

招标管理电子系统基于服务器搭建，有安全防护系统，但无法保障绝对的安全与稳定，需要对文件进行定期的备份，并保证在系统崩溃或者被攻击时备份文件是安全无损且无法拷贝。此外需要对系统使用人员进行系统安全性操作的培训。

3.2 系统的稳定性问题

招标管理电子系统基于定制化开发，稳定性主要依赖内部测试，需经过多场景和细致全面的功能性测试才能正式推出，由于不大可能组织大规模的公测，上线初期不可避免可能会有一些稳定性问题出现，需要与软件定制团队密切合作解决问题。

3.3 录入及上传资料的准确性问题

在人工录入和上传资料的过程中，不可避免的存在错误率的问题，或是录入时出错，或是上传资料时选择了错误的文件或文件版本，需要经手人或者另外安排人员进行核查校对，以保证存档资料准备无误。

4 结语

招标管理电子系统的应用，提高了招标采购人员的工作效率，将减少繁琐的文档处理工作量，他们可以把更多时间用在招标项目优化、供应商管理等更体现价值的工作上。综上而言，招标管理电子系统的应用利大于弊。

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