人事档案信息化管理与利用研究

宋晓辉 杨勇

摘要：随着信息化技术的日益完善及其在人事档案工作中应用成熟度的不断提高，信息化技术改变了人事档案工作思维和人事档案工作方法，显著提高了人事档案的利用水平以及人事档案工作质量，人事档案管理正是进入到信息化管理时代。但由于人事档案信息化在我国的起步比较晚，因此实际工作中容易存在、产生一些问题，会降低人事档案的利用价值，增加信息化管理风险。为此，需要及时制定措施解决人事档案信息化管理与利用中的问题，以便构建更加完善的人事档案信息化管理机制。

关键词：人事档案;信息化管理;利用价值;措施

1 前言

信息化技术被誉为人类发展史上最伟大科学技术，它的出现彻底改变了人类社会的发展速度和发展高度。随着信息化技术的日益成熟，已经被广泛的应用于各个领域、各个行业之中，已经成为社会发展的“加速器”。因此，人事档案事业也正是进入到了一个崭新的发展时期，在信息化技术的支持和支撑下，人事档案工作水平显著提升，已迈入到精细化管理发展阶段。当然，人事档案信息化发展背景下，仍然存在一些较为常见的问题，需要尽快优化与完善，这样才能够充分的借助信息化技术的帮助，实现高质量发展。

2 分析人事档案的利用方式

人事档案具有非常重要的利用价值，但对人事档案的利用必须要遵守《档案法》的规定，且根据人事档案的保密性，决定了人事档案并不是随随便便就可以利用。在我国，人事档案不允许个人私自保管，大多是在当地的人社局进行保管，所以想要利用人事档案必须要调档。常见的人事档案利用方式主要有三种，第一，可以到专门的阅览室进行人事档案的利用。对于有资格保管人事档案的机构来说，其内部通常都会设立阅览室，一时方便保管档案资料，二是方便查阅档案资料。因此，如果有人事档案利用需求，可以到专门的档案室来查阅人事档案。第二，可以通过出借的方式来实现人事档案的利用价值。按照我国档案管理法的规定，各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等才具有人事档案保管的资格，其他机构和个人严禁私自保管、销毁、使用人事档案。出于某种需要，企事业单位可以向当地人才市场及街道办等借用人事档案。在借阅人事档案时，档案保管部门需要对借阅人的信息进行核对，并规定具体还档时间。第三，人事档案还可以用作证明材料。人事档案中详细记录了一个人的成长史，包括个人的身份证明、学历证明、工作证明等，在个人求职、缴纳社保、出国留学等很多情况下都需要用到。此时人事档案就是被当做证明材料来进行使用，并发挥其利用价值。

3 信息化人事档案的优势分析

与传统人事档案模式相比，信息化的人事档案管理模式更具优势，其优势主要体现在以下几个方面：第一，信息化的人事档案更便于利用。档案资料的利用價值是其真实价值的体现，所以必须要保证人事档案的利用价值，而信息化技术在人事档案工作中的应用，能够更加方便的利用人事档案，使其利用价值更好地体现出来。在传统人事档案工作模式下，想要利用人事档案，需要人工查找档案资料，耗时耗力，但信息化的人事档案就不存在这一问题，可以更加迅速的对档案资料进行检索，迅速找到档案资料，使得人事档案的利用变得更加的方便。第二，信息化的人事档案可以进一步提高工作效率。在传统人事档案工作模式下，工作中所有的工作内容、工作环节都需要档案人员亲力亲为，存在大量的手工作业，这样会显著增加档案人员的工作量和工作压力，而随着信息化技术的运用，能够更好地辅助档案人员开展人事档案工作，人事档案的收集、整理、保管等都可以借助信息化技术来完成，极大程度提高了工作效率和解放了从业人员的工作压力。第三，信息化的人事档案更加容易保管。人事档案的利用价值，决定了需要对人事档案做好保管，而传统人事档案工作模式下，需要将档案资料保管在档案室内，且纸质的档案资料对环境要求比较高，所以不方便保管，而信息化的人事档案更加易于保管。只需要将人事档案转化成数字形式就可以保存在电脑系统、网盘当中。

4 探讨人事档案信息化管理与利用的方法

4.1 持续提高人事档案管理人员的信息化思维和信息化运用能力

鉴于信息化人事档案工作对从业人员在工作中提出的更高工作标准与能力需求，必须要持续提高人事档案管理人员的信息化思维和信息化运用能力。首先，要建立全社会的人事档案人才培养机制，要涵盖高校、企业、人事档案馆等多个机构，要求各主体机构必须要深入贯彻人才培养理念，在教育教学、工作中加强对人事档案从业人员的培养，尤其要注重对其在信息化方面的能力培养。其次，随着人事档案信息化管理与利用要求的不断提高，从业人员间的竞争也变得更加激励，只有那些足够优秀的档案管理人才才能够在岗位立足的更稳，必然会有一些档案人员会被岗位所淘汰，这要求人事档案管理人员一定要及时认清现状。为此，每一个人事档案从业人员在工作中都应该打起十二分的精神，要及时根据工作上的调整与变化，做好心理准备，并通过持续不断的学习、实践等来切实提高自身的工作修养和工作能力，这样才能够使自身变得足够优秀，才能够肩负起人事档案发展的重担。

4.2 切实做好信息化人事档案风险管理工作

人事档案信息化管理与利用过程中，需要时刻关注并做好信息化风险防范工作，这样才能够在控制信息化风险隐患基础上，更好地利用信息化技术来开展人事档案管理工作。首先，要在人事档案工作中建立起信息化风险意识，只有做到正确认识风险，科学认识风险，才能够做好对风险的防范。其次，要构建完备的人事档案信息化风险管理机制。第一，要定期对档案管理系统密钥等级做好检查，持续保证登录密码的安全系数，防止他人非法登录与访问。第二，要重视对系统的管理与维护，特别是要对系统内的垃圾定期进行清理，还要在日常工作中做好病毒查杀，并在系统内增设并要的拦截软件、防御软件等，以便持续提高系统的安全系数和防御能力，为人事档案工作的开展提供一个稳定、安全的网络环境。

结语：

信息化管理是人事档案工作发展到一定阶段的必然选择，因此必须要积极推进人事档案的信息化建设，努力构建科学完备的人事档案信息化管理体系。

参考文献：

[1]王琇.人事档案管理信息化建设创新路径[J].黑龙江档案，2021（04）：334-335.

[2]尤芃.人事档案管理信息化建设的价值与建设策略研究[J].就业与保障，2020（13）：12-13.

[3]王雅静.信息化应用视角下人事档案管理与利用的创新发展[J].宿州教育学院学报，2017，20（04）：176-177.

作者简介：宋晓辉（1978.11--）;性别：女，民族：汉，籍贯：赤峰市红山区，学历：大专;现有职称：初级助理馆员;研究方向：档案管理。