探讨新时期化工企业档案管理精细化的实现路径

陈羊宁

摘要：档案管理是企业经营管理活动中的重要组成部分，档案的价值在于它能直观、全面的反映企业发展过程中的真实变化、经营状况，从而为企业后续发展方向的调整和优化提供最原始的参考资料和信息，因此高效的档案管理可以直接促进企业经营效率和经济效益的提升。随着市场经济的持续深入，档案管理工作的特征、模式也发生了系列变化，加上精细化管理理念的渗透，更是提升了企业档案管理的整体水平，并推动了该项工作的科学化发展，从而让档案资料的价值得到了更加深入、充分的挖掘与利用。在此，文章就分析了新时期企业档案管理的新特征、新模式，阐述了精细化管理的内涵及价值，以此为基础提出了可行措施。

关键词：档案管理;特征及模式;精细化管理;内涵及价值;实现路径

一、引言

档案管理是对企业在生产、经营、管理活动中所产生的各种文件、图表、资料、影像以及各种企业依法经营的证明等不同形式的历史记录进行综合管理的一种活动，是一个企业健康发展的需要，是提高企業工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。随着市场经济的持续推进，企业的发展空间越来越广阔，所产生的各项市场经济交易活动也会逐渐增多，档案管理工作也变得更加繁琐、复杂和重要。只有全面提高档案管理工作的规范性、科学性，才能有效的促进企业管理水平整体性的提升、才能确保企业在市场中占据最大的优势，精确把握市场动向，从而提升竞争力，实现可持续发展。而精细化管理模式的应用就在其中发挥出了巨大的作用。

二、新时期企业档案管理的特征及模式的变化

新时代的到来为档案管理工作注入了新的内涵，其展现出来的特征和模式也呈现出了现代化的一面。

1、鉴于经济环境的复杂性导致国企发展历程中组织结构、人员调动等调整行为而产生的档案资料逐渐增多，无形中增加了档案管理的难度，呈现出复杂性特点;另外加上档案管理信息化发展，存储在计算机中的档案资料也必须要及时更新、保存、移动和备份，这是为了更好的防范因计算机设备或者存储系统故障而导致资料数据丢失现象的发生;管理人员还要设计 一个防火墙的控制系统，从而防止网络黑客的攻击;制定一个全面科学的电子档案管理工作制度。对一些重要的档案信息进行加密处理，全面禁止外部的网络访问，这些具有明显信息化特点的工作也是档案管理工作的新内容，也让管理人员倍感压力。

2、信息化的发展推动了档案管理工作的信息化建设进程，在具体的工作中往往都会借助计算机技术、网络技术等现代信息技术，呈现出信息化特点。比如信息化建设的做明显标志就是档案电子化，不同于以往纸质档案，电子档案在进行收集和记录的时候能够将整个过程记录下来，并且储存在电脑中，不仅能极大的节省时间，也能拓展文件资料的存储空间，延长资料的储存期限，便于用户同时收录、查询大量的文件资料。

三、档案精细化管理的科学内涵及现实价值

1、精细化管理是在各项管理活动中落实、具化管理责任，让每一个管理者都能全面的理解、履行自己的责任，并积极创新，充分展现出管理活动的规范性和创新性。从市场经济角度来讲，精细化管理是一种企业的管理理念和文化，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，不论是从社会分工上，还是服务对象和质量上都要更加规范和科学，并让其呈现出个性化特征。

2、实施档案精细化管理有着极其重要的现实意义。首先有助于档案管理责任的明确化。责任的明确划分与落实是做好档案管理工作的前提和保障，实施精细化管理可以通过健全而完善的管理机制细化档案管理的各个环节，包括工作范围、工作责任、承担的后果等，如此责任明确，职能清晰，才能更好的保障工作流程的完整和顺畅，进而提升整体的工作效能。其次，随着精细化管理在企业中的应用，其对人员素质提出了更高要求，因此，人员综合素质建设势必加强，将精细化管理作为指导，有效落实各项档案规章制度与规范，实现工作积极性与主动性的提升，档案管理质量大幅改善，档案管理向着制度化与现代化方向发展，整个企业形成了极具先进性与时代性的文化管理氛围。

四、化工企业档案管理精细化的实现路径

1、积极转变管理观念，实现观念精细化。企业档案管理人员要正确理解档案管理工作内涵，意识到工作的重要性，同时在具体的工作中要根据档案资料数据的类型、功能价值等的不同，采取不同的管理方法或制定有针对性的管理方案进行细致管理，一改传承的粗放型管理模式，合理分类;另外将精细化管理理念渗透在档案管理全过程，增强档案归档的系统性与条理性，以档案管理需求为方向，有效提升档案整理与归档水平。

2、健全完善管理机制，实现制度精细化。科学的规章制度能正确约束和规范档案管理工作的行为。因此企业要结合工作实际需求建立完善的管理机制。比如要将每一个步骤、每一个流程、每一项内容都进行合理的划分与分配，同时为了避免执行不实问题的出现，企业任用专门的管理人员去监督和管理，并定时、定期的去考核，从而约束和督促管理员工规范工作;或者将管理工作的“三纳入、四参加、四同步”纳入到工作流程中，严格落实管理责任，制定合理的奖罚机制，确保管理工作的正常运行。

3、创新管理工作模式，实现平台精细化。企业要科学利用信息技术来提高管理工作质量。比如管理工作要使用OA系统，通过OA系统的精细化办公方式来提升企业各部门之间的沟通与交流力度，让档案资源信息能得到全面的收集、有效而及时的存储与分享，提升了档案管理的实效性、便捷性。另外，要正确分析企业的档案管理需求，创建专用的电子原文档案数据库，由此将两个数据库结合起来组成一个极为全面、完善的数据库体系。

4、强化管理人员培训，实现队伍精细化。企业要配备专业的管理人员，并且更加管理人员当前的工作能力来进行专项的教育培训。培训内容要紧紧围绕档案管理相关的知识和技能，以及政治、法律部分常识内容，以此确保他们思想的坚定性和正确性;尤其要注意培养一批信息技术人才，比如鼓励和支持员工参加各类信息技术培训班、企业自行组织信息技术专项讲座，聘请或邀请专业人士来现场讲课、指导学员学习。

五、结语

企业要正确认识档案管理工作、认识精细化管理的内涵，在分析自身的发展情况和档案管理工作特点以及现状的基础上创新管理理念、管理方法和途径，并进一步强化管理队伍的建设，从而为档案精细化管理的持续性开展奠定良好的基础。

参考文献

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