基层档案馆档案管理工作中存在的问题分析

摘要：档案管理是基层单位在发展过程中的重要工作之一，是记录基层单位在发展时的历史情况和为基层单位提供重要的信息凭证的重要保障，因此档案管理工作效率在一定程度上决定的基层单位的发展速度。但是当前智能信息技术改变了档案管理方法，却没有形成一套较为完善的档案管理体系，致使在档案管理工作中存在着诸多问题，本篇文章将对此作出简要探析。

关键词：基层档案馆;档案管理;问题

档案管理是基层单位发展过程中的重要环节之一，也是基层单位的日常工作之一，高效率的档案管理工作不仅能为基层单位发展提供清晰明了的数据资料，更能够保证档案资料的完整性，提高档案信息的安全系数，因此各基层单位必须重视基层档案馆的档案管理工作，运用各种先进技术和先进的设备来提升工作效率。

一、我国基层档案馆档案管理工作中存在的问题

传统的档案管理模式大多由人工进行档案信息的收录及整理工作，但在我国经济体系和信息科技都飞速发展的环境中，人工收录和整理档案信息的工作效率是极其低下的。在信息时代，档案信息产生的速度是飞快的，信息技术的发展也使得我国大多数档案管理正向智能高效化转变，因此必须及时认清基层档案管理工作的问题并进行优化，从而保证档案管理工作高效率和保障档案信息安全。从我国当前基层档案馆档案管理工作中的表现进行分析，其仍然存在以下问题。

1.1 档案存储体制不够健全

我国基层档案馆收录的档案大多都属于辖区范围内的档案，即我国各个部门之间的档案信息存在严重的信息壁垒，各部门都设有独立的档案馆进行档案收录，目的是为了保证档案管理工作的独立性以及档案信息的保密性。在各个部门运行期间，如果需要调取档案信息，那么独立的档案管理工作能够快速且自由的调取信息，这也是我国主流并长期保持的档案管理模式。但信息壁垒使得大部分部门在进行查询时，权限受限导致查询不到完整的信息，降低工作效率。基层档案馆的任务是全面且集中的收录信息并进行统一管理，如果收录的信息不够全面，那么查询的档案信息就不够全面，在一定程度上对各部门的职权分布会产生影响。

1.2 人员分配不够合理

基层档案馆的档案管理工作主要由三个部分组成：档案信息的收录和存储、上级部门的验收和检查、民众的档案查询服务。其中最关键的是民众的档案查询服务，这是基层档案馆中对外服务的重要窗口。这种岗位通常只是由老职工或者返聘职工来担任，在操作上大多都存在于简单的档案查询层次，对于一些深层次的档案管理工作技术和能力都有所欠缺。

实际上，档案查询岗位对任职人员的服务态度有较高的要求，需要任职人员在遇到各种特殊问题时都能够耐心的为查询档案的民众进行讲解，并对任职人员的电脑操作技巧有一定的要求，需要任职人员保證档案管理及查询的工作效率，甚至能够进行简单的电脑维修。此外，该岗位一旦有任职人员，在短时间内不会有人员进行流通，所以思路比较单一，办事效率也就相对降低了。

1.3 机构冗杂导致管理效率低下

基层档案馆的工作除了信息的收录及整理外，还需要保证下级街道办对任务的有效执行，与平级部门的沟通与合作以及向上级部门提高报告及审批申请，整个工作流程由于机构制度的限制十分复杂，工作开展进度极其缓慢，工作效率极其低下。再加上收录的档案信息是否能够达到入库标准也需要与各部门进行商议，不同部门有不同的意见，多方扯皮之下，档案入库时间被大幅度延长，档案管理的效率也必然处于极低的状态。而这也是当前基层档案馆中的工作日常，由于长期如此，档案管理馆中的工作人员基本只负责档案信息的收录，对于档案的入库时间和入库标准大多处于不介入也不干预的状态。总而言之，就是僵化的行政体制使得档案管理馆中的权力逐级分化，有权力的人不想管，想管的人没权力，导致许多的任职员工被迫闲置，进而形成了消极的工作氛围。此外，长期拖延的档案信息如果在短时间内大量堆积，那么将档案进行整理、归纳、入库等操作会使得任职人员的工作量大幅度提升，当工作量超过了档案馆的运作上限时，甚至还需要外聘人员来进行辅助归档。

二、基层档案馆中档案管理工作的优化建议

2.1 重视基层档案管理工作

基层档案管理工作效率低下的原因往往是没有对基层档案管理工作引起足够的重视，基层档案管理的工作受到诸多限制，档案管理的作用也很难再日常工作中体现出来，因此必须对档案管理工作引起重视，尤其是在当先智能信息技术发展的支持下，档案管理工作想要满足信息社会发展的需求，就必须对传统的档案管理理念进行创新，充分利用其现代网络技术来对现有的档案管理体系进行改革，搭建出完整的信息检索平台，将原有的信息管理系统通过网络信息技术来对其进行功能上和管理模式上的优化，大幅度提升档案管理工作的智能化水平，使档案管理水平能够跟上时代发展的步伐，这也是信息时代下对档案管理工作提出的新要求。

2.2 新技术新设备的应用

现代社会的档案管理工作必然会根据现代的网络信息技术进行改革，而不同的基层单位对于档案管理工作的优化方式也不同，如聘用技术人员开发出一套适合自身档案馆的信息管理软件和购买其他人制作的信息管理软件在使用上有很大的区别，重点在于技术和设备的适用性。需要明确的是，在进行软件开发的同时，必须将网络信息技术的特点最大化，将档案中的信息按照类型、关键词及优先级等进行分类，从而满足档案查询的快捷与准确性，还需要保证开发的软件具有一定的可修改性，保证在后续的应用过程中能够根据档案馆的实际情况对软件平台的功能性做出优化，从而提升档案管理工作的整体效率。

2.3 加强管理人员建设

信息时代的基层档案管理工作与传统的档案管理工作对于任职人员的能力要求更高，对于任职人员的专业能力有着一定的限制，因此必须加强管理人员建设，打造专业的管理队伍，为高效率的档案管理提供保障。对此，基层单位需要定期通过讲座或交流会的形式来加强对相关人员的档案管理知识培训及档案管理技能教学，通过专业知识技能培训来提升档案管理队伍的整体人员素质，在高质量的管理队伍支持下，建立起新的档案管理体系，为高效率和高准确度档案管理工作保驾护航。此外，高水平的档案管理队伍对应的是高水平的福利待遇，建立起完善的奖惩机制来调动任职人员的工作积极性，强化其档案管理的责任感。

三、结语

综上所述，基层档案管理工作的优化主要是利用现代的网络信息技术来对管理方式和管理体系进行革新，通过网络信息平台来减少档案管理工作流程，提高档案管理工作效率。在此基础上，还需要加强对管理队伍的建设，新型档案管理体系对于档案管理人员的专业素质需求更高，不仅要求其具有基本的档案查询、管理、整理能力，还需要对档案管理人员的责任意识进行培养，调动档案管理人员的积极性和责任感，从而保证档案信息的准确性和安全性。

参考文献：

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姓名：肖芹芳，出生年月：82年6月性别：女民族：汉籍贯：湖北 洪湖学历：大学本科，职称：初级研究方向：档案管理。