乡镇政府档案管理信息化建设路径探索

摘要：在信息化时代的今天，乡镇政府要想完善档案管理，为乡镇居民的医疗、教育、就业、养老等方面提供优质的服务，就必须采用信息化路径。用现代化手段对各个村镇的档案进行系统化整理，对现在的管理模式进行根本上的变革，从而为人民提供应有的便利。

关键词：信息化路径;乡村政府;档案管理

结合现阶段乡镇政府档案管理情况，综合考虑现在乡村信息化办公普及情况，本人认为从完善档案电子化、完善目录数据库、培养信息化人才三个方面开展乡村政府档案信息化建设是乡村政府档案管理工作的当务之急。

一、完善档案电子化

现阶段我国政府的信息化水平很高，各乡镇政府已经配备了电脑、打印机、投影仪等智能化办公设备。乡镇政府可以运用扫描、文件检索、文件对比等方法对保管的档案进行电子归档。这一点，大大的提升了乡村档案管理工作的效率。但是，由于现阶段我国的乡村政府所运用的管理软件并不是由国家信息部门主导开发的，所以其规模、作用、运转模式是多样化的。这就不利于档案的查询、归档、保管。在实际工作中，特别是遇到档案流转的问题时，不利于新单位的归档。为此，国家信息部门应该组织相关领域的专家，设计一套可行的电子档案管理系统。设计的系统首先要满足可以将档案以扫描的形式进行录入的功能。现阶段，我国的乡村档案工作人员的年龄普遍偏大，其很难快速的用打字、语音等形式完成档案录入工作。所以，要开发出对应的扫描录入系统，通过简单的操作，即可完成对应的档案录入工作。在开发系统的过程中，要特别注意档案本身的复杂性。因为部分纸质档案由于保管方法不当等原因其内容不易辨认。所以，要求系统对文字的辨识能力较高。同时，又因为乡村档案管理机构的数量庞大，要求配备的电子设备的数量较多，所以系统必须要在简单的硬件设备的支持下便可以运行。这样，就可以减少相关的资金投入。其次，在保证电子档案的安全性的前提下，通过简单的授权，即可完成档案从一个乡镇政府转移到另一个乡镇或者市区政府。这里要强调的是，简单的授权流程并不意味着控制失效。乡村档案的内容复杂、数量庞大、年代久远，所以档案迁移必须要有一套行之有效的控制方法。在电子档案系统中，可以通过简单的点击鼠标完成档案保管单位的变更。但是，必须要严格的进行流程审批，要明确具体是谁有权限完成对应的操作。对于重要的档案，必须要设置多个审批控制措施，每个措施必须有对应的负责人管理。要明确，具体是什么级别的领导可以调阅重要档案。在方便公职人员的同时，保护档案的安全。最后，对于电子档案的录入工作。如果相关的村政府人员在短时间内无法掌握输入技巧，可以选派优秀的县级工作人员辅助输入。如果县级人员紧张，可以选择其他岗位的公职人员利用闲暇时间协助完成对应的工作。当然，考虑到一些档案的保密性质，上级档案部门工作人员可以对其优先安排电子化处理，并进行对应级别的加密。

二、加强档案目录数据库建设

现阶段，我国乡镇政府的电子档案归档目录的格式、层次、内容并未统一。这就不利于搭建档案管理网络，从而无法实现档案的开放性、共享性、服务型。因此，乡镇政府档案管理部门要尽快的在国家信息部门的主导下，对自己所保管的档案进行归纳和整理。最重点的是建立通用电子目录索引。建立索引的目的并不是单单是方便本单位工作人员查找相关档案，更重要的是方便相关单位查询资料。这里从开放、共享、服务三个方面对电子索引的作用加以探讨。所谓开放性，就是可以很方便的更改具体的目录内容，并对其所关联的档案进行规范的、简要的、准确的概括。其宗旨在于让查阅人通过简单的阅读即可知道自己如何查找想要的内容。当然，这里必须强调的是，要对乡村档案的数据库进行高规格的加密，防止不法分子篡改档案内容。有一些档案是不能在未授权的情况下被读取、复制、传输的。为此，必须要聘请专家定期对整个乡村档案系统进行维护，评价其逻辑代码是否可以保护档案数据。同时，必须在每次评估后要求对应的专家出具鉴证报告。在最后，要建立档案共享预警系统，全天候无死角监控对档案的读取行为，发现异常点，立即启动对应的预警机制。要安排专门的人员管理预警系统，并对其运行情况进行报告。所谓服务性，归根结底是要让浏览乡村档案系统的工作人员可以通过简单的操作，即可完成所需要的工作。现阶段，由于我国的信息技术人才主要集中于发达的沿海城市，偏僻内陆地区的大城市的信息人才都比较紧缺，乡村就更难找到合适的人才胜任工作。而现有的档案管理人员的年龄普遍偏大，其对于信息技术的了解掌握程度较低，很难胜任复杂的信息检索工作。所以，乡村档案系统要建立完善的检索系统，对于常用功能要集中显示在操作页面上，并对每一种功能配有专门的操作图解。同时，要配以专门的文字解释操作的目的和结果，让工作人员减少工作误差。同时，操作界面要尽量采用大号字体、字体要选择和界面背景色相反的颜色、操作光标也要适当的按比例扩大、要有清晰的提示音。要从细节入手，方便档案管理人员的工作，这样相关人员才有能力更好的为人民服务。在最后，一定要有电子小助手，小助手不但可以辅助人工操作，更可以在新功能上线后，及时的对档案工作人员提供系统的、随时的、有效的培训。

三、培养信息化人才

现阶段我国乡村档案人员的技术水平普遍较低，对于信息、档案复合型人才的缺口较大。为了提升我国乡村档案工作人员的技术水平，可以从以下三个方面着手。第一，在招聘时选聘复合型人才，特别是优秀的大学毕业生。在人才选聘上，要充分考虑到其教育背景，聘请优质大学毕业生，利用其自身掌握的信息技术知识，不但可以解决工作上的问题，还可以让其对年龄较大的工作人员进行工作上的培训。这就从根本上解决了乡村档案信息化的难题。另外，可以和对应的大学展开人才联合培养机制。针对于乡村档案的工作内容开设相关专业，并定向的安排学生就业。一方面，这样做可以解决乡村档案管理人才稀缺的局面。另一方面，解决了就业问题。第二，聘请相关专家对现有的从业人员进行培训。乡村的领导可以将目前乡村档案管理工作所面对的关于信息化管理的问题进行整理，汇报给镇政府。镇政府将这些问题进行总结后汇报到市政府，由市政府出面，聘用所在地大学的相关专家对工作人员开展对应的培训。同时，要求对应的大学和乡村政府实行点对点支援。更可以选用优秀的在校大学生完成对应的培训工作，将培训工作中的表现和其学分、保研、考公务员等参加的评选活动相挂钩，让大学生有动力、有干劲、肯吃苦的完成对应的工作。还可以定期组织网络教学活动，通过观看网课的形式，完成对应的培训工作。第三，建设学习网站。各级市政府的档案管理部门，可以开设培训网站，将档案信息化处理的基本步骤、检索信息的基本方法、维护信息档案的基本流程等档案管理步骤录制成视频，并配上相关的文字，放到自身的门户网站上供乡村档案工作人员学习。这里需要强调的是，网站的操作步骤要尽可能的简单，操作页面要尽可能的方便，字体和字号要适宜年老工作者的要求。当然，市政府的门户网站要尽快的更新通用档案信息化系统的最新操作方法，并给予相关的工作人员提醒。

结束语：

乡村档案管理信息化建设的道路是漫长的，其需求是迫切的。这就需要我们广大相关工作人员深入一线，了解目前乡村档案信息化建设遇到的困境，提出建设性的解决方案。同时，各界人士应该尽自己所能推动乡村档案信息化建设。

参考文献：

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[3]贡丽芳.乡村医院档案管理信息化策略研究[J].南方农机，2019，50（11）：95.

单位名称：内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗巴达尔胡镇人民政府省市：内蒙古自治区邮编：137619姓名：包永安出生年月：1965/6-1性别：男民族：蒙古族籍贯：扎赉特旗学历：专科职称：工人，农机修理工，高级研究方向：档案管理。