大型企业财务报销数字化建设研究

郑芳 闫红梅 曹梦涛（中兴通讯股份有限公司 陕西西安 710075）

一、研究背景

根据IBM商业价值研究院的调查数据显示，财务报销属于集中化、标准化程度相对较高的财务业务循环，此外，财务报销业务在财务会计核算中占比较大，工作量大、耗时耗力，因此在新形势下，实现财务报销数字化转型对于大型企业提高费用管控质量、控制财务风险、提升效率来说尤为重要。财务报销数字化有利于企业实现发票数据的主动管理，简化查验、认证、抵扣、报销等流程，从而显著提升发票的数据价值和企业的运营效率。

近年来，我国积极推进税制改革，全面升级金税三期工程，将税务数字化作为国家信息化发展的战略之一，全力推进发票电子化。此外，现代技术的发展为财务报销数字化建设铺平了道路。通过云服务平台可以满足各方通过网络实现连接，完成发票报销全流程数字化操作的要求，实现发票数据云端存储和集中管理等功能。采用光学字符识别（OCR）技术，通过拍照、扫描等光学输入方式，能够将发票信息自动识别、录入、存储在企业发票信息库中，以及将待验证的发票上传至税务网站查验发票真伪，减少人工参与和手工录入的差错。随着人工智能技术的发展，可以将企业级交易数据经过大量数据投喂和大数据模型纠偏，使财务报销数字化产品具备一定的机器学习能力，进而推动发票识别自动化、财务报销智能化发展。

二、传统财务报销流程中存在的问题

（一）报销人角度存在的问题。

1.报销资料繁多，保管麻烦，投递费时。纸质发票时代，员工在业务活动中会积累很多需要报销的实物发票和其他报销要件。一方面，纸质报销资料易磨损、丢失风险高，存在一定的保管难度和保管风险。纸质票据一旦丢失，员工需要联系开票方重新开票，报销时限将被进一步拉长。另一方面，在传统财务报销流程中，员工投递实物票据后，需要手工在票据簿中记录提单部门、报销人、单据号、日期等信息，无法实现与线上所提交单据的一键关联，费时费力。

2.填单信息繁琐，系统操作复杂。比如在Z公司传统的财务报销系统中，可供选择的单据类型有6种，每种单据类型所要求的附件资料不尽相同，员工经常会出现错传或漏传附件的问题，从而影响后续的报销进展。此外，由于内部管理等方面的要求，员工提单时平均需要填写24个字段，其中与发票相关的信息就高达6项。根据Z公司员工服务平台发布的运营月报，咨询在线提单的热线占全部热线的39%，这表明传统的员工提单方式急需简化。

3.财务报销流程不可视，审核时效较长。在传统财务报销系统中，由于财务报销流程不可视，员工在提单后无法查看单据后续的报销流程、知晓单据的确切进展。此外，根据Z公司针对员工报销的问卷调查显示，员工意见反馈中1/3聚焦在报销时限较长方面，低效的人工审核流程亟待改进。

（二）企业财务角度存在的问题。

1.人工处理关注点多、易出错。鉴于内控、合规等要求，对于每张费用报销单据，Z公司财务人员需要审核3—6项报销资料，每项报销资料下又有诸多的审核要点，财务人员的关注点非常多。以国内差旅费报销单为例，每个审核会计审单时需要关注的审核点有24个，仅发票审核的关注点就达8个。审核关注点过多难以保证审核质量。

2.效率提升受限。首先，财务人员需要花费较多的时间精力与报销人沟通，如帮助报销人解决不清楚提单操作、缺少或提错必要的报销资料等问题。而报销人不清楚单据报销进展也会频繁催促财务人员，无效的沟通给财务人员带来了困扰。其次，传统财务报销系统未与外部国家税务系统对接，也未将报销发票信息形成一个数据库。为了避免虚假报销，财务人员需要在税务网站查验发票真伪，限制了审核效率的提升。此外，以Z公司为例，针对财务共享服务中心负责审核的160多家国内外子公司，财务人员每天人均需要耗时20分钟时间完成从FOL到ERP系统的记账流程，导入ERP过程中需要依靠人工记忆审核的子公司数量和单据量，且需逐个公司完成记账，耗时久且无法及时发现操作中的疏忽点。

3.无法快速响应政策变化。近年来税收政策变动频繁，每次调整都需要报销人根据国家政策的变动填写不同的发票信息，以备后续进行发票的检查。随着电子发票越来越多，如何规避重复和虚假报销已成为企业财务部门需要应对的重要问题。

（三）企业管理角度存在的问题。传统财务报销流程给企业管理造成的困扰包括：一是高度依赖人工的传统财务报销流程会给企业管理带来极大的合规和内控风险。传统的财务操作不留痕，且人员流动性增强，对财务部门的专业性和责任感会产生负面影响，使企业暴露在合规和内控风险之中。二是报销及审核效率低下，影响企业人力成本。在传统财务报销流程中，无论是员工提单报销还是审核会计审单的效率均较为低下，管理学视角的“大企业病”并未完全根除，存在较大的效率提升空间。三是数据利用率低。数据的价值没有得到充分挖掘，缺乏对补贴、商旅、通讯、采购等业务的全面规划，未形成多维度、多视角、明细化的数据对企业管理进行指导。四是无法快速适应无纸化的管理需求。传统的财务报销系统需要保管大量的纸质文件，如纸质发票、纸质合同等，依赖于档案人员的手工收集和整理，不仅工作量大，而且需要占用大量的物理空间，档案的查询和利用也不方便。

三、财务报销数字化的总体目标及框架

（一）总体目标。财务报销数字化总体框架覆盖员工提单、财务审核与记账、档案管理的全流程，对内依靠商旅、采购等企业内部系统的强大支撑，对外要加强与微信、支付宝等外部系统的关联，内外部协同共同打造财务报销数字化。财务报销数字化确立了如下三大总体目标：（1）自动提单。完善移动端发票采集和发票报销功能；通过OCR发票解析识别技术实现提单界面发票信息自动填充；优化提单界面，根据业务场景引导员工报销。（2）智能审核。设置自动校验点，将可规则化的审核逻辑内嵌至系统，由系统进行自动校验。系统无法校验的复杂场景转入人工干预。（3）无纸化报销。内外部协同，对内打通移动报销APP、商旅系统、采购管理系统、资产管理系统等内部系统，对外连接微信、支付宝、携程、滴滴等第三方平台，达到耦合效应，实现无纸化报销、端到端管理。

（二）总体框架。在总体目标的指引下确立如下总体框架（如图1所示）。

图1 财务报销数字化的总体框架

四、财务报销数字化建设的具体措施

（一）智能解析识别发票信息，简化提单操作。一方面，引进OCR发票解析识别技术。OCR技术能够自动提取发票中的购买方名称、纳税人识别号、发票代码、货物名称、金额、发票专用章等信息，并将其上传至电子发票公共服务平台查验发票真伪。通过将发票信息转化为财务数据并保存于电子档案系统中，可以实现发票的自动查重功能，从而避免重复报销。另一方面，完善移动报销手段。在移动互联网时代，PC端的功能被弱化，财务报销数字化应大力开发移动端报销功能，具体包括以下手段：员工通过移动端可实现发票信息的采集，从而方便员工在报销时上传和关联相关发票，生成报销信息。同时系统化实现发票的查重和验真功能。

（二）优化界面设计，财务报销流程可视。员工提单所显示的报销界面直接关系到员工的报销体验，因此完善智能财务报销系统的界面设计至关重要。一是实时展示报销资料。在提单环节，报销界面会自动根据员工所报账的科目提示报销所需的资料附件，避免漏传或错传，影响后续报销。二是报销异常详尽提示。比如，当员工出现重复报销同一张发票的情况时，系统不仅会弹出提示，而且能够显示该发票在哪张单据中已做报销，通过设置链接的方式，员工可以一键查看该单据的详细信息。三是报销状态全程可见。员工提单后能够直接看到报销的每个节点和状态，方便和当前处理人沟通。

（三）打通相关系统，信息全程共享。将外部、内部系统中的关键信息对接至智能财务报销系统，能够打破信息孤岛，实现信息一键录入，数据全程共享，进而在员工提单时，减少所需录入的信息。比如员工个人报销信息可以通过人事管理系统自动导入；与外部国家税务系统对接，能够实现发票的验真和管理；与微信卡包、个人邮箱对接，能够实现对发票等报销要件的上传和关联；与内部商旅系统以及携程、滴滴等第三方平台对接，能够实现消费信息同步和关联，进而实现一键提单。

（四）报销资料线上传递，方便跟踪检索。一方面，建立企业发票池，方便票据电子传递。电子发票时代的来临，意味着发票的流转更多地通过线上的方式进行，因此，有必要建立线上发票池。无论是员工通过移动端上传的发票，亦或是扫描员扫描上传的发票，最终都会被储存在企业的发票池中，从而为票据线上的流转和管理提供便利。另一方面，完善纸质票据流，快速跟踪物流状态。对于纸质报销资料，比如尚未实现电子化的发票，依然需要通过线下的方式实现流转和传递。在传统财务报销流程中，投递实物票据后，员工需要手工在票据簿中记录各种信息。而在智能财务报销流程下，员工和财务人员均可以利用二维码技术，实现实物报销资料的定位和状态查询。

（五）审核智能化。即将传统财务报销流程中大量的手工操作交给智能财务报销系统处理。具体做法如下：

1.拆分审核要点，设置自动校验。审核智能化首先要将审核要点做结构化拆分，包含审核要点的信息主要来源于三方面：发票信息、报销信息、业务系统。发票审核要点可以拆分为：购买方及销售方名称、纳税人识别号、开票日期、货物名称、金额等。员工所提单据的报销信息可以拆分为：费用类型、开支日期、收款信息等。在智能财务报销系统中，能够自动校验开票日期是否与开支日期一致、发票中货物名称是否与报销的业务类型相匹配、发票金额及销售方信息是否与付款信息一一对应等。除此之外，业务系统与财务报销系统之间可以搭建自动校验点，比如对于员工差旅费的报销，由系统自动比对以下信息：员工报销标准是否与人事管理系统中员工的级别相匹配、开票日期与商旅系统中所审批的出差日期是否相匹配等。通过设置自动校验点，自动处理可规则化的审核逻辑，减少人工判断，能够更好地控制系统风险、提升审核效率。

2.无法自动校验，转入人工干预。对于规则比较复杂的报销信息，启动人工干预。比如当信息无法与开票时间相印证时，系统自动预警，并传递至人工环节，由人工线下沟通解决。

（六）完善档案系统，提升数据价值。财务报销数字化的背后需要高效、完整的档案系统作为支撑，为了更好地适应智能财务报销系统的应用，需要梳理线上线下档案管理流程，建立适应智能财务报销系统的电子档案系统，对财务报销的所有电子发票、纸质发票、其他电子报销附件进行统一的归档、管理以及匹配账务系统，在节约办公成本的同时，财务数据和档案更易于取阅使用，推动档案管理从以“存”为主向以“用”为主转变，充分发挥企业数据的预测价值。

五、财务报销数字化的实施成效

（一）简化员工提单，提升员工满意度。随着电子发票时代的到来以及发票池的搭建落地，员工可以在移动端个人发票夹存储大量的个人发票，并实时跟踪查看发票的最新报销状态，保管和投递的问题将不复存在。此外，根据报销的业务类型显示报销所需的资料，可以有效避免员工因不清楚需要上传附件的具体要求而导致报销失败，将提升员工报销的效率。发票的解析功能，能够自动识别和录入发票字段，进而实现员工快捷提单，减少提单时间。据统计，发票的自动解析功能将缩短10%的报销时间。外围系统信息的自动同步，将进一步提升提单速度。财务报销流程可视化将方便员工实时查看报销单据的最新状态和处理人，节约沟通时间。总之，自动提单的实现在一定程度上解决了员工财务报销中填报信息繁杂、报销流程长、移动端使用范围受限等“痛点”，改善了员工的报销体验。

（二）提升财务审核效率，保证审核质量。发票信息由系统精准识别和录入，一方面精准识别虚假发票，另一方面有助于减少后续由信息错误导致的沟通成本，极大地提高了审核效率。此外，智能财务报销系统将审核要素进行切片，然后通过RPA对切片后的信息要素进行审核，减少了人工判断的事项，财务人员从最高25个关注点到只需对关键的审核要素和节点进行控制，如发票七要素等信息会在审核界面自动出现校验结果，只需关注校验结果，无需再逐点审核，实现了发票信息系统自动审核和入账。同时系统替代手工，极大地提升了审核质量，减少了人为疏忽导致的差错。以Z公司为例，发票解析、验真和发票信息校验功能上线后，将发票的审核要点规则化，实现系统智能审核，提升了20%—30%的审核效率。

（三）降低企业经营成本，提升内部管理水平。财务报销数字化在提单环节即可实现发票的验真和查重，可以保证发票的合法性，进而规避虚假报销或重复报销，提升企业内控和合规水平，降低企业的费用支出风险。财务共享服务中心的理念之一就是把低附加值的工作整合起来，利用信息化手段提高资源利用效率，从而将企业的精力集中于高附加值的业务。数字技术将进一步帮助企业释放更多的资源，降低企业的人力成本。根据Z公司内部的审核时效分析，财务报销数字化实现后，理论上全年可以智能化处理约65%的差旅费单据，节约了大量的人力物力。此外，还可以根据企业发票库分析员工行为，将数据和应用场景连接起来，通过数据保存、清洗、管理和分析，实现数据精细化管理和会计信息的高度共享、快速整合。通过横向对比和纵向比较，可为企业内部管理决策提供依据。

（四）紧跟国家形势，承担社会责任。财务报销数字化有助于企业紧跟国家形势，为电子发票时代全面来临后的无纸化报销奠定基础。电子发票的推广和普及，国家税务总局对电子发票的归档保管要求，以及低碳无纸化管理理念的深入，正好和财务报销数字化的出发点和落脚点相印证。财务报销数字化全面落地将成为企业节能减排、践行低碳理念的重要行为表现，为企业带来更大的品牌价值。