档案管理信息平台的深化与应用

王 璐

（铁岭市医疗保障事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

引言

随着我国信息技术的发展，档案管理事业迎来了新的发展机遇，实现了管理的信息化及数字化，解决了传统档案管理中难以克服的问题。因此，建立档案管理信息平台成为现实问题，深化与应用档案信息管理平台势必成为推动管理事业发展的一大趋势。

一、档案管理信息平台深化和应用的现状

现阶段，我国许多单位及部门十分重视档案管理工作，结合信息技术不断推动档案管理事业的发展，逐渐实现档案管理的信息化及数字化，并以先进的信息技术为支持，构建档案管理信息平台，进一步提高档案管理工作的质量及效率。结合相关的调查数据显示，尽管我国档案管理事业取得了不小的进步，但在深化应用信息平台方面，还存在部分值得重视的问题，具体如下。

第一，目前，档案管理信息平台的构建得到了有效的落实，各大单位基本实现了档案管理的现代化，但存在部门纸质档案信息，无法有效地录入到信息管理平台中，不能得到很好的管理及使用。对于部分纸质信息不能录入信息平台这一问题，导致平台信息的不完整，影响后续阶段的信息管理及使用。

第二，在构建档案管理信息平台时，由于单位之间的信息数据没有共享，使得相关数据不能得到有效整合，独立的信息将会影响单位档案管理工作的质量。

第三，档案信息管理软件的不同类型及技术水平，也会影响各部门的档案管理质量。不同部门由于使用的管理软件不同，进而使得档案管理水平产生一定的差异，影响的单位整体档案管理效率。此外，单位档案管理软件的技术条件也会影响档案管理工作的质量，对管理信息平台的深化与应用造成一定程度的阻碍。

第四，结合许多单位现有的档案管理制度来看，需要进行制度的优化调整。传统的档案管理制度显然已经不能满足现阶段档案管理信息化的需求，无法与档案机构的调整变动相适应。因此，完善档案管理制度，使其能够符合档案管理的现实需要。

不难发现，我国现阶段档案管理工作还需要进行完善，并且要重视档案管理信息平台的深化，不断推进档案管理事业的发展。

二、深化与应用信息平台的几点思考

1.已有档案信息的信息化

文件模型的引进，将档案管理的核心转移至文件的生成及管理上，对于深化档案信息管理平台具有重要的作用。工作人员要做好每个环节的管理工作，特别在档案文件的寿命周期上，也要全面细致地进行管理。要实现管理工作的内在要求，单位可以从以下几个方面入手。首先，确保管理软件能够满足现代化档案管理的工作需求，可以对管理软件进行引进或者改造。其次，要完善档案文件的衔接工作，使其成为一个整体，有利于档案平台之间的对接工作，方便管理以及档案文件的获取，也能在一定程度上提高档案文件查询的便捷性，充分发挥档案管理信息平台的效能。最后，在进行档案文件的管理工作时，单位内的档案管理部门要明确管理的具体范围、职责等，形成有效的分工，权责明晰，实现档案文件的综合管理[2]。

2.树立新型档案管理理念

进行档案管理工作时，管理理念对于工作质量的提高十分重要。由于档案管理结合了信息技术，打破了传统纸质档案管理的桎梏，需要一套现代化的管理理念，以适应档案管理的现实需要。单位可以将档案当成一种资源，管理工作的重心可以由文件的管理转变到档案信息的管理，结合现代化的信息技术，提高档案的收集整理等工作质量。因此，档案管理信息平台需要具备以下几点功能。第一，档案资源的全面完整。由于工作人员的主观因素，对待不同档案的态度存在一定程度的差别，部分档案没有受到工作人员的重视，而这些档案正是档案实现全面完整性的必要因素，具有其特殊的价值信息，需要对其进行收集整理，实现单位档案资源的共享。第二，补充档案管理技术。例如丰富收藏、推送等服务。档案的推送服务可以提高档案服务质量，让民众能够有针对性地获取需要的档案资料。档案的收藏服务即将同种类别、相同主题的档案整理到一个文件中，方面后续工作的开展。还有其他的档案服务，方便民众查询档案，以便能够查询所需要的档案资料。第三，实现档案管理的智能化。档案管理信息平台的构建，可以实现档案管理的智能化，在收集整理档案资料后，信息平台进行档案的分析处理，不断丰富档案内容以满足民众需要。

3.纸质档案的转变

将单位内部的纸质档案进行数字化处理，就需要用到各种扫描设备将其转化，通过信息技术进行档案的处理、录入以及归档等步骤，实现档案文件的转换，最终将纸质的文档转变成方便民众查询浏览的一系列数据。由此可见，在优化档案管理体系时，构建信息平台能够有效提高档案管理的质量以及相应的服务。同时信息平台的应用带来许多方面的优势，不仅能够提高档案管理的质量及效率，也能提升相应的服务质量，需要人们引起重视。

4.深化应用档案管理信息平台的发展趋势

结合当前的信息技术以及档案管理事业发展的环境，档案管理部门要结合自身的实际情况，深化档案管理数字化改革，并且更新档案管理理念顺应改革的需要。同时也要精细化权限分层，形成分级控制的管理模式，提高档案管理的效率及准确性。深化档案管理信息平台，以现代化信息技术为前提，档案管理为工作核心，建设综合性的管理系统，在今后的管理工作中实现更加智能化、精确化的控制，从档案的收集整理，再到归档等环节都能得到有效的控制，实现高效统一的管理。此外，也要重视档案数据信息的共享，不断丰富信息平台的资源及功能，促进我国档案管理事业的发展。

结语

目前，我国各大单位内部的档案管理信息平台的构建工作得到有效的落实，并且信息平台的深化与应用工作也取得一定的成绩。根据档案管理信息平台未来一段时间里的发展趋势来看，信息平台的深化工作还有着广阔的发展空间，需要各单位各部门协调配合，结合更加先进的信息技术及措施，为档案管理信息平台的发展提供强大的动力，为我国档案管理事业作出贡献。