企业实施ERP过程中基础数据配置及业务流程优化

崔艳红

（广州五所环境仪器有限公司，广东 广州 510808）

0 引言

企业资源计划（ERP：Enterprise Resource Planning）系统最早是在20世纪90年代初由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group在一份研究报告中提出的一种管理理念。ERP是一种以提高客户满意度为目标不断进行优化的供应链的管理思想，同时也是一种融合了先进信息技术和企业最佳实践的新型管理工具。

实施ERP是提升企业核心竞争力的重要手段之一，然而，企业在实施ERP时的成功率并不高。根据张军2009年对中小企业信息的调查报告显示：61%的企业在信息化建设中选择了ERP软件，但只有10%取得了一定的成功。

因此，如何识别并改进能够影响企业ERP实施成功的关键因素，完善企业ERP实施的基础，有效地提高ERP实施的成功率，这些都已成为企业实施ERP必须考虑的问题。

1 基础数据设置在ERP软件实施过程中的作用

由于企业人员对ERP软件功能的了解有限，导致不能快速、有效地对基础数据进行收集和整理，例如：需要制定有关物料分类和编码规则；基础数据中有关物料的子项的设置对后续单据的引用、业务流程及报表的透视起到至关重要的作用。因此，这些都需要ERP软件商实施组成员发挥有效的引导作用。

1.1 基础数据的收集、整理

基础数据的收集、整理起到基石的作用。基础数据分为静态数据和动态数据两种，一般情况下，习惯上把上线前账套初始化的数据定为静态数据。

对基础数据的收集、整理包括：物料、客户、供应商、职员、部门、仓库和要素费用等，具体要根据企业使用ERP的功能模块来确定。

1.2 基础数据物料的设置

基础数据物料与供应链、财务管理的业务是悉悉相关的，只有将物料数据准确、有效地设置好，才能保证采购业务、仓存业务和核算业务引用的基础数据的真实性。

1.3 基础数据物料中的仓库、货位设置

在基础数据物料中对仓库、货位进行设置，是为了满足仓库在出入库时，能正确地引出此物料所在的仓库和货位信息。

如果基础数据物料中所设置的仓库、货位信息不正确，就会直接影响出入库人员在收料上架和发料找货位时，出现货位上的物料不是所要收料或发料的真实物料，导致收料或发料出错，影响整体工作效率和质量，给日常工作造成过多的错误率。

1.4 基础数据物料中的供应商设置

基础数据物料中供应商的设置，在做采购订单时有引用的，采购订单直接引用基础数据物料中的供应商信息，可以避免在做采购订单时再手工录入供应商信息，由此可以提高工作效率。

如果基础数据物料中所设置的供应商信息不正确，则会影响采购订单引用信息错误，导致采购信息错误，把东家卖的物料发到西家去采购，造成南辕北辙的错误。

1.5 基础数据物料中核算科目设置

基础数据物料中的核算科目设置，是为存货核算业务中的材料核算引用的，是将物料按科目分类好，核算时会自动归类。

如果基础数据物料中所设置的核算科目信息不正确，就会影响物料核算归类，出现外购件按自制件进行核算，导致核算错误，成本偏差。

基于上述的情况，在ERP实施过程中就需要ERP软件商实施组成员将物料中子项设置所起的作用及其引起的后续错误进行预先告知，这样企业在进行基础数据设置时才有针对性，并了解其对后续相关业务的影响。

2 业务流程匹配在ERP软件实施过程中的作用

业务流程的匹配是对ERP软件各个功能模块能否顺利地完成企业现行业务要求的重要体现。

ERP软件系统并不是一个纯技术支持系统，它是基于供应链的管理思想，通过建立企业相关数据采集、处理和分析后，把企业中的大部分不规范性、主观性、随意性和不可拓展性的管理思想用软件来约束和重新定制流程。

企业在实施ERP软件中，对于流程的重新定制及优化是必不可少的环节，对于企业各个部门及岗位人员，他们只是将现有的业务模式刻板地描述，并不知道哪里可以提升，哪里能够改进，哪里可以通过上ERP系统来进行优化。

2.1 ERP软件商实施组成员对企业现行业务流程调研的作用

企业在实施ERP软件中，前期ERP软件商的调研是至关重要的，因为只有详细地了解企业的现状，掌握企业现有的业务运行过程，才能有效地将软件功能更合理地应用于企业中，充分地发挥ERP软件自身的功能价值。

实施前期阶段，企业人员对庞大的ERP软件功能难以全面地了解及掌握，企业各个岗位作业人员对各个模块的功能及操作都非常陌生，甚至部分人员有抵触情绪，没有办法做到全面了解。

ERP软件功能与企业现行业务流的匹配需要ERP软件商在调研中，真正地深入了解企业现有的业务流程，知道每个作业流程之间的关联关系，单据流转的意义，管理控制点在哪里，只有在他们既全面了解ERP软件功能又将企业现在的业务流程全面调研清楚的情况下，才能更有效地将企业现有的业务流程与软件功能进行优化匹配，为ERP软件的顺利实施提供保障基础。

2.2 企业现行业务在ERP软件中的流程定制

企业实施过程中对ERP软件流程的定制，各个岗位操作人员大多数是站在原来固有的操作方法上考虑，未能从技术、软件功能角度进行分析和评估，这就需要ERP软件实施组成员从技术及软件功能角度进行流程评估和确认，让企业确实有效地定制出一套最高效率的流程出来。

在流程制定过程中，ERP软件中各个子模块的相互关联、单据流转、管理控制节点的审批、各种单据之间的相互信息交换，都需要ERP软件实施组成员进行引导，这样定制出的流程才能更适合企业使用，做到管控有度。

3 结束语

ERP是以提高企业管理水平和管理创新为目的信息管理系统，其成功实施需要企业与ERP软件商实施组成员的共同努力和配合，为了保证企业在实施过程中的成功率，在实施过程中需要严格地控制基础数据的输入、输出和参数设置，对业务流程的分析、定制和各个子模块的单据流转关系进行深入的调研与匹配，使企业在实施ERP软件后，能够真正地做到完整、连续、正确和系统地管理企业的日常工作。