科研事业单位档案归档及利用问题研究

吴 燕

（安徽省地质调查院（安徽省地质科学研究所），安徽 合肥 230001）

档案是档案工作的对象，是从工作中的文档资料整理而来的，是展开档案管理等工作的物质基础。各项工作的展开也取决于档案收集工作质量的好与坏、更是取决于事业单位的档案文件归档和整理。并且，事业单位中档案的归档管理工作也是国家档案管理工作的一个重要的部分。在接收到文件文档资料后，以类型或者日期等归类对现有的资料文件进行归纳及整理，进而形成一系列的文档资料。将他们收集到相应的档案室后，就需要运用科学的方法来进行整理和立卷归案、编号后上架从而形成一份档案。要是想更好的做到档案的归档工作，首先需要做到的是整理好文件，文件作为档案的物质基础，对归档工作起着直接的作用。其次，合理科学的归档整理方法也会对档案管理工作起直接的影响，合理科学的方法会使档案文件归档工作起到事半功倍的效果；更能够使散乱的文件文档变得井井有条，把文件中的主要部分显现出来，从而为档案的价值鉴定提供有效的依据。

1 科研事业单位文件归档整理的原则

科研事业单位的档案文件一般都是在单位进行日常工作学习中所产生的，而且会将单位的真实的历史面貌展示出来。科研事业单位在进行文件归档整理的时候，需要注意的是文件的整体性。例文件的正文或附件需要请示复批等，都需要保证文件的完整性。而针对档案的归档整理工作，需要做到尽量不能拆开来整理。对于各个部门所整理好归档的文件，需要分析研究原来的卷宗，对其尽可能的充分利用，尽力保存整理时的档案原状。如果档案中出现明显的错误，可以适当进行业务上的纠正和修改。

无论是单位在工作学习中自发产生的还是上级领导对于本单位下发的指导性、指示性的文件文档材料、或与单位相关的出版物定稿、简报期刊的印本、样本等，这些文件文档材料之间已经有了一定的、不可分割的关系。所以，只有在保证文件文档来源互相关联的前提下，文件的形式、内容、时间方面的联系，才可以更加深切透彻的反应文件对当前局面的影响，反应文件当前形成的活动工作面貌，体现档案的基本特点。我们现在正在做的工作有绝大多都是在前人的经验基础上所进行的，科研事业的单位档案在组建形成的过程中加入了许许多多的前人劳动成果，也直观的显现出了人们自始至终整理档案归档的情况和成果。所以，在整理档案文件归档的时候，就需要做到，当对部门所整理的归档文档的档案，就应该充分利用原来的卷宗，检索工具等等一些的成果，保存整理过的原来样子。

在科研事业单位，文件的排版编码和存档等方面应该放在人事档案文件归档工作的重要位置，应根据不一样类型的档案文件归档的不同需要来进行相关的专业的处理操作。首先，应该根据科研事业单位的人事档案归档立卷标准来进行排版编码，根据类型、年号、卷号、名称等信息进行具体归档编码。其次，还需要根据各个档案的使用需要需求，对各个档案来进行细致的二次分类，并且要依据档案的使用需要等来进行代码或简称的编写。第三，进行三次分类的目的在于提升档案文件的检索效率，进而满足当今社会信息化档案所应用的技术要求，可以使事业单位的相关人员更便捷的查找所需要的具体的档案信息。

2 事业单位人事档案归档工作中存在的一些问题

2.1 立卷归档工作操作不规范

人事档案的归档工作的操作不规范会直接影响人事单位档案管理效率，是一个重要的问题。一些事业单位的人力资源部门缺少规范的来进行档案管理归档的意识，在管理的时候缺乏工作上的配合，使得工作机制死板，没有有效的互动配合环节，导致专职人员管理是工作压力太大，从而面对一些需要核对和录入数据信息的工作时，变得十分困难。在相关人员管理时，常常会面对一些数据信息材料不全，更有人事档案文件不能及时完全收取的等等问题。一些事业单位的人员还没有意识到关于人事档案文件管理的重要性，不能够将档案文件很好的归档整理，举例来说，有些和职称有关的档案储存在自己的手里，就极其容易发生重要的档案丢失或销毁等等情况。

2.2 缺乏完善的文件管理体制

人事档案方面的归档整理等工作需要得到应该受到的重视。一些科研事业单位缺少对人事档案文件管理归档工作的应有的重视，很长时间不能够建成标准的完善的人事档案文件管理机制，并且大部分人事档案文件的管理人员缺少专业的管理工作能力和一些必要的经验。

3 针对人事档案归档等工作的完善对策

3.1 完善归档整理管理机制

在人事档案的归档整理工作方面，应当在人力资源的管理方面的实际需要出发，鉴于科研事业单位的人事档案管理的需求来形成信息化科学化的档案管理的制度。首先，以人才的开发为基础的目标来增强人事档案文件的整理归档、收集保管的工作水平，更进一步的完善好人事档案文件的管理制度，来强化对人事档案工作的管理和指导，严格规范的处理好上级领导部门下发的人事档案文件管理的工作要求。其次，完善好文件的收集制度，运用信息化科学化的方式收集好事业单位的人员的各个类型的数据信息，从而使人事档案更有效的传递转接，及时准确地保存登记一些重要的资料及数据信息。适当的进行重要的数据信息的补充，进而保证资料信息的完整性、准确性和全面性。

3.2 提高对档案文件归档的重视程度

人事档案文件的管理工作不仅仅会直接关系到科研事业单位的人才建设的水平，而且还会影响到科研事业单位以后的发展中的人才配置和工作中的方针战略。加强人事方面的管理就是对员工负责，人事档案文件是员工晋级或者办理所有福利和待遇的一大重要依据。事业单位应该增强对人事档案文件归档管理的注意，提高对人事档案文件立卷归档等工作的指导与督查力度的重视，提供给档案管理必要的工作场所和工作条件。档案的专职管理人员应该十分熟悉科学化信息化的档案归档管理方法加大力度来普及人事档案文件的归档管理技术，使档案管理工作人员不断地提高自身专业素养，来满足人事档案文件管理工作的现实需求。

4 结束语

总的来说，科研事业单位的人事档案文件的归档整理工作应该为事业单位的人才管理所服务，更注重的应该是用信息化的手段和管理标准来提升归档整理工作的整体水平。对于当今的人事人员管理制度，人事档案文件的数据应用需求，形成了专业的档案文件管理归档机制，满足更深一层进行档案管理的需求，减少人事档案文件在被使用和管理时的风险。根据科研事业单位的实质，按照文件归档整理的原则规律，及时的把归档文件材料有序的系统的整理好，使得人事档案文件有较高的利用价值，从而有更好的社会效益，为当今的现代社会服务。事业单位的档案立卷归档文件整理的工作需要严格的按照各个事业单位的性质和与之相关的条例规章来进行管理。