基于人事档案代理服务工作经验的档案管理浅析

尹承志

（衡东县人力资源和社会保障局，衡东县劳动人事争议仲裁院，湖南 衡阳 421400）

今年以来，我中心在县委、县政府的正确领导下，紧紧围绕服务好单位或个人委托的档案管理和人事代理等业务为主题，主抓档案整理和传递工作。维护和促进了社会稳定发展做好引才、聚才、扶才、优才工作。

1 大力加强档案管理建设，顺应社会发展趋势

一是建立健全档案管理制度，强化档案管理工作。为使我县人事档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。我中心结合省市局的要求，再结合我局的实际情况，建立健全和完善了档案管理的制度。制定了档案工作人员岗位职责、档案保密、档案保管、档案查阅、档案鉴定销毁等制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。我们在实际工作中，严格执行档案工作的各项制度，保证了我县人事档案工作的有序开展。二是加强制度建设，完善管理措施，认真抓好落实，严防泄密。认真贯彻执行《档案法》和人社部发【2014年】90号文件，定期做好人事档案整理工作，确保档案的完整性和安全性。今年来，我们共整理人事档案入库352多份，借阅档案242人次，转递档案61份。

2 提高人事管理服务，满足社会人才需求

人事代理工作是人事工作的新生服务项目，在近些年的工作中，被广大企事业单位和个人逐步了解并接受，新建企业和大中专毕业生逐年增多，对人事代理工作提出了更高需求，面对挑战，我们采取不同方法开展工作。一是对企事业单位通过告知的方法，大力宣传人事代理服务，对不同企业分析一个告知一个培训一个，使其真正全面了解人事代理的好处。二是对流动人员和毕业生广而告之，对其发放宣传页，让他们都了解人事代理的相关政策、服务和权益，扩大服务范围。三是主动吸收，由于绝大多数大中专毕业生毕业后都外出就业，只重视毕业证，很少关心档案所在，更不知人事代理一说，存在“弃档”，在工作期间发现有此现象的，进行信息统计。想方设法联系档主，讲解代理政策，劝其办理代理手续，通过努力为不少已超过自主择业期的大中专毕业生及时办理了代理手续。到目前为止，我中心今年已收流动人员档案1454份，办理转编调动700来份。

3 认真做好其他事项，努力完成局领导交办的任务

根据上级文件精神指导，局领导安排我中心于9月27日开始。开展对以“招聘、介绍工作”为名从事传销活动的专项整治活动，我中心通过在局办事大厅电子显示屏发布招聘信息下加注打击防范传销宣传标语；招聘会现场醒目位置悬挂横幅标语等多种形式开展整治活动，以便完美完成局交办任务。

根据局领导安排在10月11日让我中心协助县组织部梳理流动人员党员情况，并在10月13日上午提交组织部。由于安排的任务时间紧，任务重；需从将近9000余份档案中逐一查看核实，我中心人员通过1天1晚，加班加点按时完成流动党员清理任务。

4 存在的困难和问题

4.1 衡东县人力资源服务中心流动党员情况

衡东县人力资源服务中心管理机关事业单位事业编制人员档案4420份；流动人才档案3854份，流动人才档案中高校毕业生档案3836份，事业单位辞职（辞退）人员档案18份，3854份流动人才档案中有党员档案210份。

中心没有成立党支部，在中心工作的党员属于局机关支部，高校毕业生在档案托管以后其组织关系全部转到就业单位党支部或者户口所在地乡镇村（居委会）党支部。

4.2 中心管理流动党员存在的困难

1）人员力量不够。中心只有5位工作人员，需要管理服务8274份档案，还要负责对用人单位提供公共就业服务和就业指导。对用人单位用人提供招聘服务和相关事物代理工作。

2）没有活动场地。中心只有三个办公室，正常办公和档案借阅都很挤。

3）缺少专业的党务工作人员。

4）中心没有独立财务，缺少经费。

5）党员去向掌握难和活动开展难，党员托管档案以后出去工作，无查档案需要基本不回来，更换手机后也不会告知，平时节假日回老家也是来去匆匆。党员分布广、流动性大，使活动开展难，并且对活动的配合不强。

4.3 资金困难问题。

我中心近9000余份档案管理及其日常定期维护工作财政一直没有预算经费。

4.4 机关事业单位不及时归档，档案存在不完整或丢失问题

在工作过程中部分机关事业单位档案不能及时归档，造成个人档案不完整，还有个别档案丢失。在下一步我中心将进行一次机关事业单位档案整理，存在人力和经费不足问题。

4.5 建议

1）流动党员以户籍地或者就业单位管理为主，一是流动党员常回户籍地，联系方便，信息灵通，不会存在失联现象。二是现在的村（社区）党员年龄普遍偏大，年轻党员的加入，调整了年龄结构，使党支部年轻化。三是村（社区）原有党员学历普遍偏低，高校毕业党员的加入，理论水平更高、素质更好。四是现在民营企业也成立了党支部，就业党员直接在工作 单位党支部参加组织生活，充分发挥党员的先锋模范作用。

2）党组织关系转移比较繁琐，异地转移需要跑四五个部门，要二三天时间，以至于部分党员干脆不转组织关系，造成工作单位管不了，组织关系所在单位也管不到，耽误参加组织生活和交纳党费。建议简化程序，能开通网上转移组织关系最好。

5 下步工作的实施

一是为流动人员服务好，加强人才信息和企业需求无缝对接，解决高校毕业生就业问题和企业引才、聚才难题。

二是专业技术人员评定工作将开展，在推荐评审工作过程中，认真做好资格审查工作，严格审核学历和专业工作年限，杜绝弄虚作假现象发生。

三是开通网上调档、机要转档。与邮政机要室衔接好机要转档事宜，同时申请财政专项资金。