档案行政管理部门在人事档案管理中的作用

姚欣欣

（临沂市沂水县马站镇人民政府便民服务中心，山东 沂水 276400）

人事档案是干部、企业职工、学校以及军人等档案的总称，随着社会结构以及经济结构的不断转变，在人事档案管理中会出现大量的“弃档”以及“扣档”的现象，并且一些伪造、涂改以及撤换的违法行为经常会发生，因此，人事档案方面的纠纷案件也越来越多。在这种背景下，在人事档案管理过程中，发挥档案行政管理部门的作用是非常重要的。

1 什么是档案行政管理部门

档案行政管理部门是具有政府行政管理职能的档案事业管理机构，县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门，实行地域管辖的管理原则，管理本行政区域内的档案事业，并具体负责四项主要的管理职责，贯彻执行法律法规和方针政策是地方档案行政管理部门自主的行为，县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门监督和指导档案工作，具有地域性，只能在本行政区域内进行，在档案理论科学技术研究、档案保护、档案教育、档案宣传和档案干部培训方面的组织与指导职责。

2 当前档案行政管理部门对人事管理存在的不足

2.1 档案管理的重要性认识不够

部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自己不想管也不愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

2.2 人事档案收集工作力度不够

要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度，从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时等现象。在收集归档的材料方面，就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。

2.3 档案收集滞后，行政工作和档案管理缺乏创新

在事业单位的人事工作中充分发挥档案的作用，既要求管理人员具备丰富的理论知识和实践经验，也给档案管理能力提出了新的要求。在人事工作中发挥档案的凭证价值和参考价值，第一点就需要丰富的人事档案资源支撑。但当前我国事业单位在档案的收集和保管上还较机械化，对档案收集的种类、格式要求没有进行针对性的优化和调整，这也导致了大量低价值档案资料的出现，而在其中挖掘出有利于人事工作的参考资料，就需要消耗过多的人力物力，大大降低了档案管理和人事工作的效率。第二就是需要专业的人才支撑。目前，事业单位中还存在着对人事基础理论知识掌握不牢的情况。

2.4 档案管理人员工作动力不足

档案管理应该属于一种服务型工作内容，为人们提供人事档案的借阅、移交、更新、归档等服务。实际工作中，工作偏于被动，都是人们用到档案时，才来到档案管理部门进行操作。还有，材料审核不严格，导致部分人在补充材料时，容易出现造假的行为。并且，工作具有密闭性，档案管理工作缺乏同外界的接触，加上工作缺乏技术含量，单调地进行档案收发、装补、取放、审查等工作，容易使档案管理人员墨守成规、安于现状。

3 人事档案管理模式的创新途径

3.1 创新人事档案管理的观念

人事档案管理人员的管理理念要不断进行创新，融入改革的力量，探索人事档案管理的新渠道和新途径，运用发展的眼光看待人事档案管理中存在的问题，构建新型管理模式，以适应社会发展和档案发展的要求。树立为人才服务的观念。在人事档案管理工作中，应始终贯彻执行以人为本的服务观念，满足人才的需求，促进人才的发展，逐渐转移政治本位的思想，强化为人才服务的意识和理念，运用高质量的服务，满足对人才的需求，运用先进的服务方式，更好地挖掘人才。单位和个人都要重视人事档案管理工作，将其放在重要 地位。

3.2 保障人事档案的资料完整全面性

当前人事档案工作中仍然存在档案材料缺失、信息量不足的问题，无法准确有效的反映个人的全面信息，失去了人事档案信息资源的功能和服务的意义。针对现状应变被动等待为主动工作，发现问题及时解决问题，切实改变人事档案因内容的陈旧不全面而造成的档案利用的局限性，根据工作发展需要充实人事档案内容，如；组织填写履历表，对现缺失材料和手续不完备的档案主动积极联系有关档案当事人或相关业务部门补充。日常工作中档案行政管理部门也要积极联系人事材料形成部门，主动搜集应归档案资料，完善档案内容，提高资料全面性。

3.3 不断创新事业单位人事档案管理理念

在日常工作中，所涉及档案管理内容诸多，应用传统档案管理方式与理念，势必会降低事业单位档案管理有效性。因此，在当前档案行政管理部门在人事档案管理工作中，首先，应充分关注“理念先行”，将优化事业单位人事管理理念放在首要位置，并在这一过程中，促使事业单位人事档案管理理念创新，进而使人事档案创新获得得到理念支持。其次，在全新人事档案管理理念支持下，一定要不断提升人事档案管理工作重视程度，将更多服务精神，融入于当前事业单位人事档案管理工作中，只有给予人事档案管理工作高度重视，并逐步优化以往人事档案管理工作模式，赋予人事档案管理工作全新定义，在不断反思与学习中，对人事档案管理理念加以创新，进而达到扭转工作思路的作用与目的，从细节处着手，使人事档案工作得到全面优化与更新，进而充分发挥人事档案管理工作的重要性与价值。

3.4 人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用

档案管理模式需要进行改革，档案行政管理部门应利用制度应与时俱进，在遵守国家相关法律法规的同时，把有利于广大人民群众作为管理工作的出发点和落脚点，保护公民了解人事档案信息的知情权，增加透明度，放宽服务对象。档案行政管理工作应以人为本，对人事档案信息数据库中的一些非保密信息，如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等向个人开放。首先，应允许个人知道自己档案的目录内容，知道自己的档案袋里究竟放了些什么。其次，应允许向个人开放人事档案信息中的部分内容。查档人员利用计算机在不接触原始人事档案的条件下查阅档案，不仅可以提高查阅档案速度，还有利于保护人事档案实体本身的安全。

4 结束语

档案行政管理部门在人事档案管理中起到重要作用，档案行政管理工作要不断改革，适应时代发展。根据国家发展形势及各级各地人员需求，提供合理的人力资源。使得人事档案管理工作能够充分发挥自身的积极作用。