探析图书馆档案数字化工作

易东梅

（东莞市长安镇长安图书馆，广东 东莞 523847）

档案数字化是数字图书馆管理的基石，其具体内容涵盖了成果管理、数据备份、数据验收、数据挂接、数据库构建、图像储存、图像处理、档案扫描、档案整理等多项环节。基于此，对于图书档案数字化工作的探究有着重要意义。

1 图书馆档案数字化的重要意义

1.1 满足信息化的评估要求

国家相关政府职能部门非常重视公共事务工作，逐步围绕公共图书馆展开定级评估工作。在公共图书馆的定级评估体系中，图书馆的档案管理工作占据的比重较小，但其定级评估指标需要依靠档案管理达成最终的管理目标，这从侧面展现了档案管理的重要性。目前，国家政府职能部门在开展评估定级工作时，正逐步引入信息化平台、数字化档案管理，替代原有的纸质档案管理，这给公共图书馆的管理工作提出了较高要求。国内各地区的公共图书馆应加快数字化建设，全方位地提升档案管理工作效率质量，更好地满足评估定级的各项 要求。

1.2 提高管理效率

当前，国内各地区的政府职能部门逐渐引入数字化的信息管理平台，开展评估定级工作；引入网络评估机制，结合专家评审组，对公共图书馆的平台工作进行打分。与此同时，政府职能部门还派出调查组进行实地考察，开展综合评分活动；通过线上线下相结合的方式，节约了评估定级工作所耗费的财力、物力、人力等各类资源，极大提升了工作效率。

1.3 强化资源利用效率

在数字化、信息化的发展进程中，工作人员可以将档案资料信息输入电脑中，实现档案管理的灵活、方便，使得读者在对档案资料进行查阅时，可以突破原有区域、时间的局限，扩大检索范围，提高资料的搜索效率，有效解决传统档案资料查询过程较为繁琐的问题，更能对落后的查阅模式进行创新。读者只需在系统中输入关键词进行常规性检索，即可不断缩小搜索范围，及时获取所需的档案资料，实现馆内档案资源的共享，有效避免图书馆内资源的浪费，进一步推动图书馆档案管理的数字化、信息化发展。

2 图书馆档案数字化的工作要点

2.1 整理图书馆档案

在对档案资料进行扫描前，工作人员应对档案的实际管理情况进行检查，严格依照交接制度，开展档案资料的各项整理活动。对于数字化加工、纸质档案留存以及资料交接等工作，工作人员要进行详细登记；对档案资料、整理后的文件实际页数、起始页码进行详细记录，对档案目录的创建环节进行系统性检查，如果档案资料、起始页码、案卷题名等出现不规范或错误问题，管理人员应要求数字化建设的承建方及时进行修改。同时，工作人员应对档案资料的装订拆除情况进行细致检查，在不对装订物进行取出的前提下，应严格依照作业规范开展扫描作业活动，及时拆除装订物。

2.2 扫描图书馆档案

在进行档案扫描作业前，图书馆的工作人员首先应对档案资料的篇幅大小进行检查，根据篇幅大小，选择专业扫描仪，确定扫描仪的规格。部分档案资料对于扫描精度具有较高的要求，工作人员应悉心处理；在扫描作业前，工作人员应检查是否严格依照扫描作业规范设置色彩模式。与此同时，对于档案资料中存在彩色插图、彩色照片、黑白照片或出现印章红头的情况，工作人员应设置彩色模式开展扫描作业；在扫描处理过程中，工作人员应严格检查工作分辨率，对需要识别汉字的档案资料，应特殊设置扫描分辨率。在扫描处理完成后，工作人员应详细查验交接登记表单，核对登记扫描页数与实际扫描页数，查验填写文件页数与实际扫描页数是否一致；对于不规范、疏漏、错误的情况，应进行严格标准。

2.3 处理图书馆图像

图书馆的工作人员在进行图像处理时，应重点检查图像的失真度、清晰度、偏斜度；对于图像质量不符合要求的档案资料，应要求承建方对图像进行重新处理。工作人员还应对文件漏扫问题进行详细检查，若发现文件漏扫，应及时开展补充扫描处理，并将正确图像插入档案资料中；对图像扫描结果的排列顺序进行系统性检查，判定其是否与档案资料的原件保持一致；对于不一致的现象，应及时处理、调整[1]。对于上述各类检查情况，工作人员应详实记录，在整理完成后，要将报告提交给上级部门。对于分区扫描大幅面档案资料所产生的多幅图像，工作人员应开展拼接操作，将多幅图像进行合并，提升数字化答案资料的完整性；同时，工作人员还应检查多幅图像拼接部分是否存在重合问题。

2.4 档案数据信息挂接

在档案资料数字化转换工作进程中，会形成图像数据库、目录数据库，工作人员应依照纸质档案的目录，对上述新形成的数据库进行检查，仔细核验每份数字化档案资料的文件名称、文件档案号、文件页数是否存在疏漏，数据库中的档案资料文件总数是否与图像文件总数一致，数字化档案中的文件档案号是否与图像文件名相同，是否具有唯一性、一致性[2]。在数字化转换工作进程中，管理人员还应对交接登记表单进行检查，仔细查验关联后各项档案资料的实际页数，核验扫描页数、档案整理页数、关联页数是否一致，及时处理各类疏漏问题，并标注具体的疏漏原因。

2.5 验收档案数据

工作人员在进行档案数据验收作业时，通常会采取抽检、互检、自检三种方式；其中，抽检、自检两种数据检查方式主要用于验证记录是否完整，纠正已查出的各类问题。抽检方式主要用于检查数据挂接、图像文件、目录数据库的总体质量，以实现对所有数字化数据信息的查验。通常情况下，使用抽检方式开展数据验收作业时，工作人员要确保抽检比率大于5%；一旦图像文件、目录数据库、数据挂接出现错误、不清晰、不完整等问题，工作人员应标注为抽检不合格，当合格率超过95%时，方可确保验收通过[3]。

2.6 登记验收表单

在数字化工作完成后，工作人员需要检查整体的成果数据，设置较高的抽检比例，依照信息化平台的构建要求，导入成果数据；对数据的稳定性、可用性进行检查，及时整改各类问题。在每次的数据采集工作完成后，工作人员应逐步上调抽检比例；如果成果数据在后续的使用进程中出现问题，应对过程文档进行整理备案。图书馆的验收工作人员会基于过程档案、成果数据得出数字化建设工作的各项 结论。

3 结论

数字化的档案建设工作有助于更好地满足图书馆的信息化管理要求，提高管理效率，深化数字化改革，强化档案资源利用率；图书馆档案的数字化工作包括档案管理、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收以及验收登记表单填写，有助于提升图书馆档案资料管理的长效性、完整性、安全性，进而增强图书馆档案管理质量、效率。