PDCA循环管理工具在医院档案管理中的应用效果

赵 丽 王 辉

（潍坊市妇幼保健院，山东 潍坊 261000）

PDCA循环是质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环，是医院常用的管理方法之一。PDCA通过P（Plan计划）、D（Do执行），C（Check检查）、A（Action评价）四个阶段循环执行，环环相扣，一个循环完成后，将未得到解决的问题放入到下一个循环中，呈阶梯式上升。医院档案是医院发展之本，优质的档案能传承历史、凝聚人心，提升医院综合实力，产生良好的社会效益和经济效益。PDCA循环是医院档案管理的重要手段，贯穿于医院档案管理的过程，可以提高医院档案管理水平，保证医院档案持续、健康、快速发展。本文主要以PDCA循环管理工具在档案使用过程中的作用为切入点，分析PDCA循环所存在的问题，阐述PDCA循环管理工具对医院档案建设的影响。

1 PDCA循环管理工具在医院档案管理中的应用分析

1.1 计划（Plan）阶段

计划（Plan）为PDCA的第一阶段，这一阶段，要以改进和提高为目的，进行调研并分析原因，总结问题，进而根据医院实际制定相应的计划。这一阶段，必须明确制定计划的原因、预期及谁负责执行、什么时间、地点执行等问题。

1）医院档案能体现医院综合实力，要结合医院档案特点，建立制度，完善规范，设计归档目标，以目标为指引，对档案实行科学的管理。加强医院行政职能部门、保健、临床、医技部门之间的沟通，对归档范围进行划定。

2）划定归档范围后，开始档案的收集工作，对于需要归档的资料，要妥善保存，科学分类，便于以后工作查找利用。

3）对于档案归档科室负责整理档案人员进行专业的培训，制定培训计划，掌握档案管理的相关制度、规定及整理归档流程，提高档案收集、归档的业务水平。

4）医院根据场地、信息化建设等实际情况，引进档案管理的现代化管理设备，实现档案管理的信息化和自动化，解决医院因存在不同院区及不同系列科室空间差距查找档案不变的问题。

1.2 执行（Do）阶段

执行阶段即组织实施阶段，为PDCA的第二阶段，开始实施计划制定的内容。在这个阶段，要加强跟档案归档科室的沟通，让行政、保健、临床、医技部门理解、接受方案，进而实施计划，并做好材料的整理、收集、上报，记录执行情况，为医院档案整理提供第一手资料。医院要支持、鼓励相关科室在此阶段的工作，并争取全院科室的支持配合。医院要根据档案管理的标准，把可考核可量化的指标，按照三个最小（物化到最小、量化到最小、考核到最小）原则，制定出一套标准化评估体系，涵盖医院档案管理的收集、分类、整理、归档全过程。跟踪档案管理各环节，做好对接和问题处理，并加强质控，在质控内容上强调档案在管理过程中是否存在问题，是否有整改措施、改进措施是否及时，突出对档案管理的持续改进，形成质控的良性循环。

1.3 检查（Check）阶段

这一阶段即检查档案管理计划执行的情况。在这个阶段，要根据计划，检验计划执行效果。抽调行政、保健、临床、医技科室业务骨干，成立检查队伍，采取定时检查和不定时抽查等多措并举相结合的方法，对档案管理的质量进行严格把关，针对检查过程中存在的档案建设的内容、体制、机制等问题，进行检查、评估、分析，采用PDCA管理方法，加强档案管理质量，使档案管理水平明显提高。

1.4 巩固成果持续改进（Action）

利用质量管理工具，对档案管理数据指标进行分析，体现改进成效。档案管理质量考评结果纳入医院绩效考核体系，与考核结果直接挂钩，体现奖优罚劣。

1）实行全面质量管理和全程质量控制，建立从档案收集、分类、整理、归档就共享、查阅、利用的全程质量控制流程和全程质量管理体系。明确管控内容并将其纳入医院管理部门的日常工作，实施动态监控并与科室目标责任制结合，保证质控措施的落实。

2）以规章制度为依据，并不断修订完善，强化制度的落实。

3）质控部门有计划、有针对性地进行督导，对档案管理中存在的问题积极组织探讨，找出问题出现原因，研究解决办法，从而促进档案管理工作规范进行。

2 PDCA循环管理工具应用到医院档案管理中的意义

2.1 PDCA循环管理工具能使档案管理更加系统

档案管理要求在工作中所采取的每一步都稳打稳扎。将PDCA循环管理工具应用到医院档案管理中，能使档案更有丰富性和系统性[1]。

2.2 PDCA循环管理工具能使档案管理更具发展性

档案医院发展过程中，需要不断推陈出新、与时俱进，才能为医院发展更好的服务。而PDCA循环管理工具通过每一次的循环，更好的解决档案发展过程中存在的问题，从而推动医院更好的发展[2]。

3 PDCA循环管理工具在医院档案管理应用中存在的问题

PDCA循环管理工具在医院中，对于提高医院医疗质量已经比较成熟，但是在档案管理中，目前应用比较少，能借鉴的成功经验相对较少，需要在日常的档案工作中，不断摸索前进，遇到问题解决问题，运用PDCA循环理论为医院档案建设提供新的思路和方法，推动医院档案的动态发展。

4 结束语

通过PDCA循环管理工具在档案管理中的应用分析，认识到PDCA循环的内涵，结合医院档案管理工作的重要性，分析PDCA循环管理工具在医院档案管理中的重要作用，能提高医院档案管理质量及效率，为医院更好的发展奠定坚实的基础[3]。