档案信息化建设与档案管理浅议

赵静 李畅雨

摘要：现阶段事业单位档案管理信息化建设，不仅可以有效提高档案管理任务的速度和质量，也有助于事业单位确立后续工作目标。在“十四五”期间，档案管理模式将正式进入单套制管理模式，档案收集整理将从“用手”到“用脑”;档案管理将从“有形”到“无形”;档案利用将从“有限”到“无限”。其中的重点是理顺电子文件和电子档案管理业务流程，管好、用好电子文件和电子档案，档案管理的作用将进一步凸显，档案工作人员的价值将进一步升华。

关键词：档案;信息化建设;档案管理;

前言：在信息技术的不断推广下，档案信息的收集、整理、利用等工作也迎来了相应的变革。而在具体的变革中，我们需要考虑如何促进档案信息化建设，让其更好的服务大众，促进档案的科学化管理，让当前的档案管理工能够跟紧时代的步伐。而从其档案管理建设的特点上分析，其一为建设具有价值性，对档案管理进行信息化处理，能够进一步扩展档案的信息资源，提升其应用价值，实现其经济价值、文化价值、政治价值以及社会价值。其二为档案信息建设的改革性，需要对档案工作的各个流程和管理机制进行改革，可以进一步完善新的理论和方法，弥补现有档案管理的不足，提高档案管理的有效性。三是档案信息建设的效率，这是一项长期的任务。需要依据先进的科技作为支撑，根据科技的发展不断更新技术保证文件信息管理的效率。

1加快档案信息化建设与管理进程的意义

随着信息时代的发展，在飞速发展的今天，原有的文件管理方式效率与现在相比来说比较低下，而且更加耗时费力，与现代化的发展是不相适应的，已无法满足单位的更高需求。因此管理人员根据目前的情况对档案管理进行调整，这顺应了信息化时代的发展，针对当前社会对档案信息化建设的需求，同时也对变革了原有滞后的档案管理模式，更好地服务单位发展。

2档案信息化建设中存在的问题

2.1档案分散性

当前的情况上分析，大部分的人力资源部门档案管理工作开展缺乏合理性，在管理方面高度分散。部分人员的资料甚至散落在不同的部门，继而出现不必要的麻烦。从财务报表上分析，不仅建设局有，税务局也会制定，在单位移交过程中也会重新制定，这种信息重复的方式无法达到数据提供无差异化的要求。因而需要充分重视档案的分散性特点。

2.2档案落后性

在既往的档案管理当中，一般十年完成一次移交工作，这种管理体制存在比较大的滞后性。而每年完成一次档案移交才能符合档案管理的服务需求，继而提升社会和公众的适应能力。因而，需要进一步提升档案管理的体制，适合当前快节奏社会的需求。

3.档案信息化建设措施

3.1加强电子档案的管理

随着当前电子技术发展越来越快，许多记录是通过网络渠道传输的，这样的信息管理可以保证数据的可靠性和数据传输的便利性。对一些具有保存意义但不能上网的物品，可以通过电子文档进行编目管理，可以通过网络进行传输，可以在企业的各个档案管理机构之间进行存储和传输。专线为档案管理机构提供服务。此外，所有的电子文件形成单位需要遵从同意的格式完成编目整理，提升电子文件的可靠性和真实性。

3.2 完善檔案管理

管理工作机制目前的档案管理工作机制，已经不适应档案工作的实际情况，所以不断提高档案管理质量水平，就显得非常必要。因此，完善档案管理制度，运用制度层面的规定，是推进档案管理规范化的重要途径。一是完善档案管理制度，应结合实际，具体分析档案工作的发展情况。例如，随着先进技术的引进，给档案工作带来了极大的便利，显著提升了工作效率。基于实际情况，对信息化环境下档案管理体制的完善是非常必要的。另外，要完善档案管理体系，要根据实际情况不断改进管理，在技术和制度层面完善不完善的部分，才能做好档案管理工作的开展。文档。总之，要有效完善档案管理制度，就必须根据实际情况不断总结讨论，不断推进档案管理运作的规范化。

3.3提升档案管理的责任和服务

在分析档案管理任务的特点时，责任感和服务意识强的人员应完成管理任务，面向公众的档案管理任务应具备高素质的专业理论和专业知识。支持建立科技、档案管理信息化。随着现代社会和科技的不断发展，现代档案管理者必须掌握自己的先进能力。在档案信息的管理和传输过程中做好准确到位，转变档案管理工作中“重保管、轻利用”的原则，进一步扩宽信息管理思路，顺应时代的发展，将眼光放在长远的位置，在管理人员的服务意识影响下完成档案管理服务功能和利用功能

3.4档案管理人员综合素质提升

许多员工发现文件管理相对简单，因此他们对待工作责任心不够，甚至是倦怠，为避免这种情况发生，单位要不定期对档案管理人员进行计算机技术方面的培训，不仅要重视技术理论知识的培训，而且要增强档案管理人员的思想服务意识，使他们具有积极的工作态度，提升自身的专业素养，更好地开展工作。现代信息化程度不断深化，知识更新加快，因此，档案管理人员要想做好管理工作，还要与时俱进，不断加强自身的专业学习，提升信息化技术素养，构建全新的档案管理理念，不断优化和创新档案建设管理工作，最大化地工作的效能。此外，单位可对相关员工建立健全的奖惩制度，如绩效好的员工可以发放更多的奖金，对犯错误的员工给予严厉的处罚，这样不仅能让员工更有责任心，更能保证员工在工作时的严谨。可以肯定，随着档案管理信息化系统的不断推广，会有越来越多的单位通过这种方式改变传统的管理模式，引进现代管理技术和制度，拓展档案信息管理新格局，促进单位档案管理者的职业综合素养全面提高。

结束语：当今世界已经进入信息时代。一个企业要想在市场竞争中脱颖而出，必须与时俱进，勇于创新。一般来说，企业规模越大，组织结构越来越复杂，分支机构越来越多，对现代信息管理的要求越来越迫切。企业档案信息化是整个企业信息化的重要组成部分，对企业的正常运行和发展有着非常重要的影响，因此，对于企业来说，加快企业信息化建设具有重要意义。只有不断完善信息化建设，才能不断提高自身的市场竞争力，使企业更好地适应时代的需求，实现长期的可持续发展。

参考文献：

[1]王冰冰.档案信息化建设与档案管理的思考[J].内蒙古水利，2020， No.212（04）：68-69.

[2]杜娟.档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外，2020， No.284（11）：10-11.