浅谈电力建设项目档案管理全过程控制

李波 兰晓东

电力建设项目全过程控制是个比较大的课题，大致分为档案管理体系与管理网络的搭建;各参建单位的职责划分;建设单位文件的形成;施工、监理、调试单位的文件形成与编制;建设项目文件的移交与归档;这五大层次关系。五大层次关系的来源就是根据文件的全生命周期，即文件的形成的准备工作、形成条件、文件闭环、文档的保管、文档的最终利用及销毁的整个过程。文件生命周期理论为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论基础。

一、档案体系与管理网络的搭建

建设单位牵头，构建以建设单位项目负责人为组长、各参建单位负责人为副组长的建设项目档案管理体系，带动各参建单位资料员，搭建档案工作网络。

审查体系网络中档案人員的资质情况（档案上岗证），通过抽检、笔试等方式检测资料员是否具备且满足本工程项目档案管理的相关专业能力，带动各参建单位资料员，搭建档案完整的工作网络，从而使制度能更好的贯彻及落实。

二、各参建单位的职责划分

各参建单位应依据合同相关条款规划所需履行的职责，制定高度契合的工作计划，配置满足现场需求的人员、档案工作用具等。

各参建单位项目负责人指定专人（建议为资料员）进行文件的收发流转，从工程项目的角度出发，要求监理单位为施工过程文件的流转中心，严格进行报验文件的初始审核，包括但不限于检查文件的格式、内容是否完备，签字是否规范一致（可采用初始签字模板的形式进行校核确认），签字术语是否标准等。

参建单位专业专工应保证原始施工过程资料的文字、数据真实性、准确性，建设单位各专业经理严格审查过程文件的齐全完整性、真实性，严厉督促、严格把关，确保。

三、建设单位文件的形成

根据项目的生成周期进行文件的收集，分为前期阶段、建设阶段、竣工阶段。举例如下：

（一）前期阶段

项目立项文件：首先由公司（有相关印章的单位或者隶属公司）上报关于XXXX项目申请的请示，取得路条后，根据可研、项目评估等批复及报告的支持，进行项目的核准。这一步注重文件的齐全完整性及真实性（收、发文批示单、各级请示、批复、各类型的附件、报告、是否原件、电子版等）。

（二）建设阶段

施工组织总设计：由建设单位（或施工总承包单位）依据初步设计、主要施工图、施工合同和施工组织设计纲要编制，对整个项目工程建设做出全面安排，报上级主管单位审批后指导项目施工，是主导项目建设施工的总体指导性文件。

设备文件：由设备厂家统一提供，可随箱、也可单独发送至建设项目所在地（包括装箱单、文件清单、说明书、图纸、性能试验报告、合格证等相关文件、进口设备的设备报关文件、商检文件、索赔文件等），按照合同条款（付款条件约束）进行组卷移交。

（三）竣工阶段

竣工决算：是指建设项目所有工作内容按要求全部完成后，由建设单位根据国家有关规定编制的反映其建设成果和财务状况的总结性文件，应包括从项目前期到工程竣工验收的全部建设费用，竣工决算一般由财务部门负责编制，并报项目主管部门进行审批。审计机关或中介机构受项目主管单位委托，对工程项目进行竣工决算审计，出具决算审计报告。形成的文件主要有：工程结算书、工程决算书及项目主管单位的审批文件、工程决算审计报告等。

四、施工、监理、调试单位的文件形成与编制

建设单位会同监理单位依据DL/T《5434》、GB/T《50319》及行业相关标准进行报验表格及表式的制定，根据各参建单位相关人员职责，依据建设单位相关规定及现场实际情况，制定文件流转人员及范围。

文件的形成，依据工程的施工程序来收集，大致分为三类表，即施工用表、试验用表、验收用表，需注意的是各类报审文件必须为原件，例如供货商资质类、原材料钢筋质量证明书等，如未能取得原件的可要求供货商加盖公章，或者抄件章，注明原件存于XXX处。关于设计变更，施工单位首先要发起工程技术联系单，设计单位接到联系单后出具设计变更通知单，施工单位应根据设计变更执行情况编制设计变更执行回复单，说明设计变更的执行情况。关于强制性条文执行及反馈，各单位要编制强制性条文工作计划及方案，履行强条检查记录。

监理单位为施工过程文件的流转中心，负责各项文件的分发、闭环，严格进行报验文件的初始审核。

施工及调试单位资料由监理及建设单位各专业经理统一审验，监理单位资料由建设单位专工进行统一审验（内容齐全完整性、准确性、真实性），形成过程报验文件闭环。

五、建设项目文件的移交与归档

（一）前期文件

建设单位各部门移交建设项目档案室，整体文件可按照来源、阶段、问题组卷。其中，发展部移交开发转建设前所有与工程相关的前期批复类文件（含项目立项、可研、选址、项目评估、拆迁征地补偿、用地审批等）;财务部移交建设项目相关的贷款承诺函/协议、资金计划等;建设部门移交项目相关的招投标、合同以及拆迁征地补、用地审批、施工许可、规划许可、林地、五通一平、执行概算、施工组织总设计、安全、质量、进度、环保管理、质量监督及物资管理等。

（二）施工文件

由施工单位、调试、监理单位进行文件的组卷，按照国家及行业相关规范进行文件的组卷工作。施工单位可按照单位工程及施工工序组卷（分为大综合卷-小综合卷-施工记录-验评卷-总结）;调试单位可按照阶段和专业组卷;监理单位可按照文种、专业、时间等特点进行组卷。施工文件需经监理单位、建设单位逐级审查，确认无误后方可办理竣工档案移交签证，其书写格式可参照大区下发的相关技术标准，表中内容详实，包含承包单位及合同编号、移交各类目档案的数量、工程概况等，应从组织机构成立、人员任命、过程管理等多维管理维度出发，详尽阐述项目部施工情况。

（三）设备及图纸文件

按照建设单位要求，相关移交单位进行文件的组卷工作，注意通过合同条款或者后期相关约定（联系函件、或者签署补充协议等方式）进行约束。图纸需要注意的是竣工图章及竣工图审查章的签署及加盖工作，火电项目设计院编制竣工图可依据DL/T5229图1竣工图章加盖，施工单位编制的竣工图可依据DA/T28图A1执行;风电项目适用于DA/T28图A.1竣工图加盖;光伏项目设计单位编制的竣工图依据DL/T5229图1，施工单位编制的竣工图可盖NB/T32037图7，竣工图审核章可参照DA/T28图A.2执行。

六、小结

本文中所提到的五大层次，或者说电力档案管理全过程控制，前端的控制、过程管控、后期验收都是组成全过程管理的重要步骤及因素，回顾以往创优项目，只有在前端的控制、过程管控、后期验收有条不紊的情况下，才能最终取得相应的成果，结合此次分享预祝大家能有好的收获。