新时期我国高校档案机构的发展定位及实现途径

潘君

关键词：高校档案机构;校园文化;社会化服务

摘 要：随着社会的发展，高校档案机构在发挥传统保管、利用功能的基础上，不断延伸和拓展其功能。文章从文化价值、育人价值和社会价值等方面，对高校档案机构的功能进行了重新定位，分析了高校在校园文化建设、育人、社会化服务方面利用档案的必要性及实现途径，以期为新时期高校档案机构的发展提供参考。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2021）03-0075-02

1 背景

高校档案数量巨大，归档门类众多，记载着学校的历史、教学活动、文化事件等真实情况，以及高校的科研工作成就和历史变迁，为学校的发展提供了重要依据[1]。近年来，随着社会经济的高速发展和高校教育教学改革的不断深入，高校档案事业面临着巨大的机遇与挑战。我国将档案工作列为高校整体发展规划的基础性工作，强调大力发展高校档案事业。在这样的背景下，如何找准自身定位、拓展功能、创造价值、增强服务效能、促进持续发展，成为高校档案机构改革和发展的首要任务。

2 高校档案机构在新时期的发展定位

2.1 充分发挥档案机构在高校校园文化建设中的作用

高校的校园文化是社会主义先进文化的重要组成部分，是直接影响大学生成长的环境因素，不同的高校具有不同的校园文化。高校的档案记录了高校的发展历程，具有传承传统、活跃文化、树立品牌的文化属性，是高校开展校园文化建设的独特资源。高校将档案引入文化建设工作，深化档案编研，充分挖掘档案资源，对校园文化建设具有重要的历史和现实意义。在探索档案为高校校园文化建设服務的具体途径方面，国内外部分高校做了一些有益的尝试，但目前仍处于探索阶段。例如，北京大学档案馆极力宣扬爱国、进步、科学、民主的校园精神;南京大学档案馆开展了史料征集活动;华中农业大学档案馆采用现代管理方法，对数量庞大的档案资料进行了分类和整理;哈佛大学档案馆利用档案开展教育服务等。这些举措为高校发挥档案机构的文化建设功能提供了有益的参考[2]。将档案资源中的历史文化精髓及与校园文化建设相关的信息进行充分整理、挖掘、分析，使其能够在校园文化建设中发挥常态化作用，更好地服务校园文化建设工作，是高校档案机构的必然使命。

2.2 实现独特的育人功能

高校是培养人才的摇篮，其首要功能是育人。为了推动高校档案工作的持续开展。应对新时代的机遇和挑战，高校应将档案作为一种特色教育资源，充分发挥自身的育人功能，利用档案开展多种形式的育人实践活动。随着高校教育教学改革的深化和育人模式的创新，“以档育人”已成为高校学生思想政治教育研究与实践的热门话题。国内外有很多档案馆根据档案的特点，将合适的档案资料引入大学生思想政治教育和科学文化教育，发挥了独特的育人作用。有些高校借助真实、直观、形式多样、文化内涵深刻的档案，提升了课堂内容的感染力、说服力、吸引力，发挥出高校档案机构参与学生德育教育和文化教育的功能[3]。有些高校通过建立健全诚信档案、完善诚信机制、加强诚信教育，以培养学生诚信的品格。诚信教育是高校思想道德教育的核心内容。2014年，教育部提出要建立健全大学生诚信教育档案，解决高校诚信档案建设管理工作中存在的问题[4]。本着教育为本、服务为本的理念，高校档案机构利用科技手段加强了诚信档案建设，如实收集或记录学生考试作弊、论文造假、信用卡恶意透支后不还款、拒不归还助学贷款等行为及其改过情况，通过诚信档案约束学生的行为。同时，高校档案机构还依托多媒体平台，向学生宣传毕业生档案的内容、作用和去处，使学生意识到档案的重要性，督促他们自觉规范自身行为，切实达到诚信教育的目的。

2.3 拓展社会服务功能

档案是社会实践的产物，能够反过来指导社会实践，而档案机构开展的社会化服务使档案的价值得到进一步提升。档案是国有无形资产，档案机构利用档案开展社会化服务是国有资产共享共用的要求，是完善公共文化服务体系、顺应时代潮流的必然之举。但是，相较于高校图书馆，高校档案机构的社会化服务起步较晚，服务范围较小，一般仅开展学生档案证明和学历鉴定服务。其原因在于高校档案机构的信息开放程度不高，可供大众查阅的开放档案数量较少，且内容单一，加之高校档案机构的网络化信息服务发展速度较慢、公众对于高校档案资源的利用意识不强，限制了高校档案机构的发展。随着国家陆续出台与信息公开相关的法律法规及公众对档案信息资源需求的增加，许多高校已开始关注和扩展校内档案机构的社会化服务功能，但目前仍停留在可行性和必要性分析阶段，对于具体可行的社会化服务措施的研究仍处于滞后状态[5]。学习借鉴国外档案机构的先进经验和丰硕成果，改变孤立封闭的发展模式，融入社会大环境，是高校档案机构进一步提高社会化服务水平、满足社会需求和谋求自身发展的必行之路，也是社会进步的客观要求。高校档案机构通过扩大服务范围、增加服务内容、提高档案信息的利用率，能够使档案资源得到充分开发利用，更好地实现高校档案的价值。

3 开发高校档案机构新功能的实现途径

3.1 加大高校档案机构的信息化建设力度

高校档案的信息化是高校信息化工作的重要内容，是高校档案机构拓展功能的重要途径。高校档案机构的信息化建设包含档案数字化建设、档案服务网络化建设，以及档案信息规范化建设、档案信息管理系统建设。其中，档案数字化建设是高校档案机构信息化建设的基础和核心。通过对馆藏纸质、音像等类型档案的数字化及规范著录，高校档案机构能够实现对档案原件的保护和对档案资源的共享，同时实现与其他档案机构之间的共建共享。2008年，教育部与国家档案局联合颁发了《高等学校档案管理办法》，为了提高档案资源的开放和利用率，各高校纷纷开始推动档案机构的信息化建设，但仍需加大对数字档案资源建设的力度，以及对档案信息规范化建设、管理系统建设的力度[6]。高校档案机构应将其网站建设作为高校档案信息化建设的重要内容，在实现档案管理信息化的基础上，通过参考国外成熟档案网站的建设模式，设计出高效率、高水平、高质量的档案网站，提供个性化和人性化服务，建立健全信息化安全保障制度、数字化管理规范等，提高信息的利用率和网站交互性，满足高校师生及社会公众对档案资源的需求。

3.2 注重特色档案资源建设

丰富的档案资源是高校档案机构开展服务工作的基础。档案的数量越多、质量越高、特色越明显，档案的可利用性就越强。很多高校档案机构虽然拥有种类较多的档案资源，但忽视了对档案资源质量的把控，档案的质量与数量不成正比，具体改进措施有以下三条：一是从服务用户的角度出发，重点加强特色档案资源建设，突出特色、科学归档，系统、完整地保存有价值的档案资源，增强相关服务的针对性和时效性。二是积极拓宽档案资源的收集渠道，扩大档案资源的征集范围，充分利用现代技术手段，完整收集档案资源。三是积极探索高校档案资源的共建共享策略，通过搭建网络平台，整合、开发及利用各高校的档案资源，提高档案资源的利用率[7]。

3.3 提高档案管理人员的专业素养

人才是最具创造力的资源，是开展一切工作的前提和基础。高校应选拔懂业务、会管理的人才加入档案管理队伍，并做到专人专岗，使档案管理人员有更多精力投入育人、文化建设、社会服务等工作中。高校应鼓励档案管理人员树立新的档案管理理念，运用新技术开展档案管理工作，以应对高校档案工作多元化发展带来的挑战。除基本的专业技能和专业知识外，高校档案管理人员应熟练掌握信息技术，熟悉信息推送流程，勇于尝试新技术、新方法，不断提升档案管理工作的质量和效率，充分发挥高校档案机构的价值和优势。

参考文献：

[1] 司健，司莉.高校教学档案管理之我见[J].四川档案，2000（6）：28.

[2] 潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考：基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013（2）：133-136.

[3] 樊国强.高校档案育人探析[J].教育教学论坛，2010（21）：250.

[4] 刘广，陈阳燊.大学生诚信档案建设的问题与对策研究[J].教育现代化，2016（32）：85-86，117.

[5] 杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究[D].上海：上海交通大学，2013.

[6] 孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）：254-258，263.

[7] 戴晶晶.高校特色檔案资源的开发与利用[J].兰台世界，2013（11）：96-97.

（编校：冯 耕）