基层档案管理员的文书档案管理工作策略分析

黄丽云

摘要：为了在“十四五”背景下，实现对基层文书档案管理模式的创新，加强对档案信息的管理，需要完善文书档案管理机制，在其中的细节出发，优化基层档案管理流程。基于此，本文对基层文书档案管理工作中的问题和措施进行了分析。

关键词：基层;文书档案;管理工作;档案管理

由于文书档案内容比较多，要想保证文档信息管理的有效性，需要完善基层文书档案管理机制，对其中所涉及到的各项管理问题和信息等进行更加详细记录。尤其是在“十四五”背景下，基层档案管理的内容和方式需要创新和优化，从而进一步促进我国基层文书档案管理工作的稳定发展。

一、档案室文书档案管理中的问题

（一）文书档案收集不完整

虽然我国大部分单位已经认识到了基层文书档案管理工作的重要性，但是由于其中的文件内容多，零散文件归档不全并不齐全。再加上，大多数单位的职能工作不是固定不变的，他们在日常生活中也会进行临时性工作^[1]。

例如，上级部门在进行临时检查时，或者是有领导临时视察时，这个时候会产生相应的文件材料。但是，在对检查情况进行分析时，发现部分单位临时性工作，也产生一些不同的文件材料，这会导致零散文件材料管理工作出现问题。再加上，我国文档材料频繁，各科室中的职能不同，这会导致管理人员不能对其中的文件材料进行整合和收集，严重影响了基层文书档案管理工作的有效性。

（二）文书档案保管期限划分不准确

在对文书档案进行保管时，发现基层人员并没有按照具体要求对其中的期限进行合理性划分，严重影响了档案信息的合理性和保存状态。当其保存满一定期限后，需要对相关的基层文书档案进行鉴定销毁。在执法检查档案时，需要规范化管理流程，加强对不同文档材料的管理。但是，在实际的文档保管中，其中的期限划分并不够准确，一些重要档案并没有得到有效保存^[2]。

例如，某个单位在召开工作会议的时候，需要对其中的文档材料进行定期保存，半年计划需要在划分完成后，长时间保存。但是，如果不对保管期限进行划分，这就会导致档案管理质量不断下降。

二、基层文书档案管理工作

（一）加强对一体化文档管理模式的有效实施

在以前，对基层文书档案进行管理时，一般会以“十四五”规划为主，这种制度的实施会影响基层档案管理的有效性，为了加强对基层文书档案的综合性管理，部分地区创新了基层文书档案管理方式。

如，海南烟草为结合时代发展的情况，改革了发展新局面，主要结合中央及省委省政府中的快推进海南自由贸易建设的具体要求，对其中的重要文档材料进行了整合。在此过程中，我们还需要清楚文件资料是档案的前身，文件资料的准确性，更直接影响着档案的管理质量。

在对文件资料进行处理时，还需要兼顾档案工作，合理应用文书与档案一体化的方式，加强对各种文档信息的管理。如，需要保证纸张规格的统一，不能使用圆珠笔、铅笔和复写纸等起草文件材料，如果发现有文件缺失，就会影响账外资料管理质量。例如，还需要结合领导会议报告，在保证文件资料完整性的基础上，积极开展“文书部门立卷”工作，保证其中文件材料信息的准确性。

（二）加强培训力度，提高划分文书档案保管期限的有效性

第一，为了保证基层文书档案管理工作的顺利进行，需要通过各种培训的活动，主要目的是提高基层档案管理人员的综合素质，保证划分文书档案保管期限的合理性。在此过程中，相关的管理部门还要定期组织管理人员，参加到不同的档案管理培训工作中，对文书档案保管的期限进行合理划分。此外，还可以通过综合业务的培训，需要提高基层档案人员的专业水平，加强他们对文档档案内容的认识^[3]。

第二，基层文书档案管理部门还需要对档案的保管期限表进行审核，及时发现其中的问题。但是，由于以一些文件会出现频繁变动，这会影响档案保管期限划分的准确性。因此，在此背景下，基层文书档案管理人员需要对文书档案保管期限表进行综合性审核，并且还需要按照保管期限表的内容，对文件材料进行整合，将归档的文件材料和保管期限表进行对比，进而完善基层文书档案管理机制。

如，朝阳区的档案局，为了加强对文书档案的保管，完善了其期限表审核流程，对所收集到的文书档案保管期限表等内容，更进行了非常严格的审核。如果在此过程中，发现划分不准确，需要将这些事项反馈给基层单位，对不符合要求的部位进行适当修改，从而进一步保证对不同文件材料够保管期限划分的合理性。

（三）提高文书档案管理的数字化水平

新时期下，现代信息技术在我国各个领域都得到了有效应用。基层文书档案管理部门要想在满足“十四五”规范要求的基础上，加强对不同文档信息材料的整合，需要加强数字化建设。再加上，文书档案工作本身就具有特殊性，其中所涉及的内容是非常多的，这会导致数字化建设比较复杂。因此，各基层文书档案管理单位，需要结合实际的管理情况，积极引入数字化技术，实现对文书档案管理的自动化管理，节约人力资源的成本^[4]。

此外，基层单位加强数字化档案建设，创新管理模式，还可以实现不同文档信息和资料之间的共享，将与长期的发展战略有效结合，然后构建一个现代化基层文书档案内部管理机制，积极采取监管措施，对档案数字化建设全过程进行监督，实现对人力资源的合理化配置，主要目的是保障对物资的有效储备。

基层文书档案管理部門在当前时代发展的过程中，需要对各类纸质档案进行归档处理，应用数字化技术，对其中的重点材料进行整合，主要目的是预防档案的丢失，将不同的文档信息及时录入信息管理系统，进而实现对基层文书档案管理工作的数字化管理。

三、结束语

由此可见，高水平的基层文档管理部门，需要建立规范的处理文件部门，规范管理行为。在此过程中，还需要强化档案管理人员的创新意识，然后采取切实可行的措施，完善基层文书材料管理机制。

参考文献

[1]邵玉翠. 试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J]. 卷宗， 2019， 9（35）：27-27.

[2]王桂娥. 试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J]. 经济师， 2019， No.368（10）：273+275.

[3]金惊哲. 浅谈基层档案管理员如何做好文书档案工作[J]. 赤子， 2019， （20）：175-175.

[4]李洁. 基层事业单位人事档案管理策略分析[J]. 中国战略新兴产业（理论版）， 2019，（2）：1-1.