企业问题往来款因素分析研究——以B 市A 公司为例

杜冠秋，徐 溢，曹晓燕，钟 飚

（1.南京审计大学 政府审计学院，南京211812；2.国网镇江供电公司，江苏 镇江212000）

企业在生产经营过程会中会与各种服务商、个人形成往来款，往来款的规范化管理是企业及时规避风险的关键点，及时清理往来款可以实现企业经营的良性循环。然而，在企业实际运作中，往来款的及时清理往往存在重视程度不高，往来款清理信息系统没有与时俱进，内部控制制度不是很健全，监督机制有所欠缺等一些列问题。这些问题将对企业财管的质量产生直接的影响，从而不利于企业提高质量和效益的目标，有损于企业的长远发展。

B 市A 公司的往来供应商主要是中小企业，中小企业在对于我国促进就业，改善民生等方面发挥着重要作用，同时也是我国经济高速发展的重要基础。但是，近年来，拖欠中小企业款项问题日益严重，严重制约了中小企业的发展，引起了党中央的高度重视。为了维护中小企业的合法权益，促进大型企业对其拖欠款项的及时支付，党中央、国务院制定了《条例》，并于2020 年9 月1 日开始执行。

本文基于对B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7 月所有未清往来款项的分析，探究问题往来款的原因，不仅有助于帮助企业了解公司应清未清、长久未清往来款原因，从而完善往来款内部控制建设，加强管理，更好地规避风险，提高企业经营效率，同时也响应国家号召，完善机制从而解决大企业对于中小企业款项的拖欠问题。

一、数据来源与研究方法

（一）数据来源

本文有关B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7月未清往来款项数据为企业内部数据，数据样本量为3 346 条，分别为应付账款2674 条、预付账款50条、其他往来款622 条，涉及供应商475 家，款项种类26 种，查出问题数据1 700 余条。

（二）研究方法

首先，结合B 市A 公司未清理往来款清理案例，对基层存在的问题往来款原因进行深入分析，并提出相关改进建议。其次，本文通过对B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7 月未清理往来款数据进行排序、筛选，并利用函数与数据透视等方式，对表格进行统计分析，对往来款项问题款进行分类汇总，并统计问题严重性。

二、研究结果与讨论

（一）研究结果

1.公司往来款项管理信息系统存在漏洞。由于往来款信息系统智能性不足，经常出现应自动清却未自动清的往来款，每个月都需要人工核对往来未清款项。此外，对于有中转科目的往来款，往来款信息管理系统不能主动识别中转科目，导致自动清理了错误科目，造成往来款的混乱。表1 记录了2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司由于信息系统漏洞，导致的应清未清项，累计1 238 条，涉及金额562.41万元。其中，有90%均为2020 年7 月产生，10%为以前年度人工核对遗漏项。以上条目都需要人工定期从往来款未清款项中一一挑选，工作量大且人工操作难免出现失误，不符合企业运作的经济效益原则。

表1 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司系统漏洞应清未清项

2.质保金存在遗留。根据合同规定，验收合格一年以上的项目要支付最终质保金，而在实际操作中，由于业务人员缺乏对项目的追踪跟进，财务人员这方面的意识也有所欠缺，造成质保金长期挂账问题，给公司带来了法律风险。表2 统计了往来款未清款项中，验收合格一年以上应支付质保金但尚未支付的项目，主要集中在工程款和物资款，累计40 条，涉及金额106.59 万元。

表2 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司往来款质保金遗留项

3.业务部门迟迟未办理支付申请手续，导致长期挂账。业务人员能动性不足，缺少对所负责项目的跟进以及及时验收，没有及时清理应付的款项，由此可能导致企业信誉下降，为企业带来经营发展的风险。如表3 所示，2015 年1 月-2020 年7 月，B 市A公司由于业务部门未申请支付手续，超过一年未清理往来款项共计40 条，涉及到工程款、赔偿款以及物资款，涉及金额15.43 万元。

表3 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司业务部门缺少重视问题款

4.与总公司沟通出现障碍。总公司下发资金缺少明细，相关人员也没有及时就款项细节及时沟通，导致存在往来款挂账问题。由于系统垂直管理的特点，总分公司间缺乏有效的沟通，导致管理中出现的问题很难及时沟通化解，层级的划分导致基层企业缺乏有效的话语权，主要以上级部门的安排为准。而上级部门因为不了解基层实际业务的进展情况，很多有关往来款项的政策在实际执行时缺乏一定的可行性和有效性，导致管理模式推广效果不佳。表4 记录了由于总分公司之间沟通不协调，导致往来款问题款24 条，累计金额2.09 万元。

表4 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司与总公司沟通不协调问题款

5.预付款项管理机制不完善。在企业的经营活动中预付账款经常发生，特别是在与工程相关的业务上涉猎较多。对于这种情况，若无相关有效管理机制，资金回收方面很容易有障碍，发生往来账款回流问题。往来款借款支付，入账时审核机制不完善，易造成科目错挂；涉及政府预付款项，开票手续周期较长，导致长期挂账。表5 显示了由于预付款管理机制不完善，导致的问题往来款项，主要问题为科目错挂、长期未清，累计30 条，涉及金额9.25万元。

表5 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司预付款管理机制不完善问题款

6.历史遗留问题。由于管理制度、管理系统和管理人员几经迭代变更，当时缺乏完善的交接制度造成资料丢失，形成历史遗留问题。如表6 所示2015年1 月-2020 年7 月，由于供应商调整，累计余额打包转到新供应商，未逐笔转，造成往来余额不清晰，无法及时完成清理；以及由于岗位交接制度不完善，导致无章可循的历史遗留问题累计12 条，涉及金额70.59 万元。

表6 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司历史遗留问题款

（二）建议

1.树立风险意识，从制度上完善往来款项的管理，强化执行力。首先，企业必须要建立完善往来款项的工作程序，通过专业的财务人员来制定出往来款项的制单、审核、记账、对账各环节的方法，能够做到从源头上把握好往来款的形成，防止企业产生不良的往来款项。其次，企业需要安排专业的财务人员定期清理往来款项，建立科学完善的往来款项清理制度。因为企业的往来款项能够影响企业的流动资金，对于企业的生产经营有着一定的决定性作用。进一步来说企业往来账款的规模影响企业流动资金的合理性，科学合理的往来账款清理机制能够让企业的流动资金处于合理的范围之内，防止企业因往来账款不合理而引发相关的财务风险。因此，企业的财务部门需要及时对企业的往来账款进行全面登记，然后按照时间的顺序将企业的往来账款进行有效清理以及分类，重点是要对于不同账龄的往来款要采取不同的措施。此外，对于账龄在三年以下的往来款，应按相关要求处理。根据企业内部的规定将企业的往来账款进行核销，并且将相关的结果上报给上级公司进行备案，以此通过合理有效的定期账款清理制度来为企业的决策者提供科学合理的财务往来账款数据，为企业管理者提供一定的数据支持，促进了企业的稳定发展。再次，企业要建立完善的岗位职责制度以及工作交接制度，明确企业往来款项的负责部门，对于不同类型的往来款项的负责人进行相关的标识，建立起企业业务的经办员就是该往来款项责任管理的第一负责人的经营理念，明确企业往来债务的原则是“谁经办，谁负责”。一般来说，企业往来款项的管理是由财务部门负责的。而企业各项业务部作为配合财务部门调配和管理的辅助机构，要负责各类与项目相关的费用结算。最后，企业要根据具体的情况制定出岗位责任追究的制度，对及时清理以及配合清理往来款的员工给予一定的激励，对拖沓逃避责任，甚至没有按照财务制度要求执行相关工作的员工要给予一定的惩罚。

2.从思想上要重视往来款项的管理，强化责任追究。对于往来款的管理，仅仅通过财务部门是无法独自完成的，因此企业应采取措施，将制度宣传工作贯彻到各个业务部、甚至各层领导。财务部门人员要做好财务相关知识的宣传，让全体员工认识到控制公司往来账款对降低公司债务风险的重要作用。同时，参与往来款项管理的相关领导干部，特别是财务领导，要定期对往来款项管理的各个方面进行监督检查，充分发挥监督功能，及时发现和调解矛盾解决问题，把一切不利于往来款项核算的因素消灭在萌芽状态。

3.定期维护信息系统，在信息系统中固化往来款核算。需要对信息系统进行定期维护更新，对于反馈的bug 要及时联系系统供应商进行修补。同时，可以将往来款项的核算固化在信息系统中，在源头上控制往来款的形成。对不同往来款进行分类，对于常规业务，先对其进行梳理并分类，对不同类别往来款的单据格式进行固化，同一类往来的单据中包含的会计科目和凭证摘是固定的，且摘要可以在固化的基础上增加，但不能修改或删除；对于非常规的业务也是以单据的形式处理，但要求各部门需在业务发生时，将该笔往来的业务描述及相关证明材料上传，经上级部门领导审批后，才能生成记账凭证，由此可以在系统中固化该类型往来，将往来款项管理工作前移。

4.严格监督财务部门工作。作为企业的重要组成部分，财务部门应该严格受到监督。对每一笔往来，财务部门都要进行细致梳理和结算，确保一定要有适当的凭证单据，抵制欺诈；同时，财务部门要加强与业务部门的沟通，还应该不断学习，提高自己的专业能力。具体可以采取的监督措施如下：一是组建专门负责往来款清理的领导小组，检查和监督往来项目的清理。依据清理的结果，适时根据制度要求作出适当的账务处理，把债权债务的情况如实反馈出来。二是对往来款项进行定期和不定期相结合的专项检查，对在检查过程中发现的问题尽量追责到个人，避免个人的侥幸心理，对问题责任人需公开处理，进行通报，以此促进企业往来账务的真实、可靠、完整、准确，逐步形成针对往来款管理的长效机制。

三、结论与展望

往来款作为企业财务的重要组成部分，其规范化管理和及时清理的重要性不言而喻。本文通过对B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7 月未清理往来款项3 000 余条数据的分析，发现问题项主要集中在公司往来款项管理信息系统存在漏洞、质保金未能及时支付、业务部门能动性较低、与上级单位沟通出现障碍、预付款内控有所欠缺以及历史遗留等问题。本文期望通过分析，可以对各类企业管理往来款给予一定的借鉴，从而促进企业的长远发展。未来研究将加强大数据统计分析在企业往来款的应用，从财务共享发展到财务大数据支持企业决策。