浅议档案管理中的电子档案管理

陈龙

摘要：随着新时代数字信息技术的发展，文件管理中的电子文件管理已逐渐实现了对传统纸质文件管理模式的替代，并得到了业界的广泛认可。从传统的纸质文件管理到电子文件管理模式，在现代档案管理工作中，电子档案管理功能越来越完善，为企业档案管理的发展提供现代技术支持。本文笔者以自己的工作经验为基础，刍议档案管理中的电子档案管理。

关键词：档案管理;电子档案管理

中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：（2021）-7-259

电子档案就是将传统的纸质档案转化为电子信息的存储方式，相比较传统的纸质档案来说，电子档案的优势非常明显：一方面，电子档案的存储与保存都是在计算机硬盘或者移动硬盘当中，不仅存储空间巨大，而且查阅档案的操作非常简单，而且计算机硬盘或者移动硬盘体积小、易携带，能够随时随地进行查阅。另一方面，电子档案在信息处理的速度上要远远高于传统的纸质档案，因为电子档案可以快速进行提存和转档，并且能够针对同类信息进行有效分类归纳;但是纸质档案必须通过人工的方式进行解决，所以电子档案在档案管理之中的应用效率非常高。

一、电子档案的基本要求

（一）完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同：由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

（二）原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

（三）真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

（四）安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

二、电子档案管理的优势

（一）由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。

（二）电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。

（三）电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。

（四）电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。

三、提高电子档案管理质量的有效措施

（一）加强电子信息档案安全管理系统。首先要建立电子信息檔案管理保障机制，严格按照管理规范进行管理和操作。其次要完善电子信息档案管理系统的软件和硬件设施，采用访客权限来保障电子档案的管理和操作。及时更新防火墙，提高网络系统对于病毒的抵御能力，检查系统安全漏洞，保证电子档案信息系统实现安全管理。

（二）完善电子档案管理机制。只有加强电子信息档案管理工作的保障制度建设，才能积极提高管理效果。首先，一定要建立完善的电子档案管理工作制度管理体系，加强电子档案管理工作的规范性，做到电子档案管理工作贯彻落实有制度保障。其次，要统筹兼顾电子档案管理工作管理体系，加强各部门之间协调和密切配合，形成全面、立体的电子档案管理工作管理战线，做到发现问题解决问题，争取在出现问题之前就全面解决。同时要简化管理流程，提高电子档案管理工作管理的工作效率，更好地确立电子档案管理工作的地位，保证电子档案管理工作的顺利开展。

（三）提高电子档案管理人员的专业素质。首先要重视电子档案管理的重要性，积极转变思想观念，明确电子档案的地位，对于电子档案管理工作的顺利开展，必须要设立专项的资金用于引进先进设备和先进人才。加大对于电子档案管理工作的财政补贴，帮助电子档案管理工作更新技术和设备，提高电子档案管理质量。电子档案管理工作的主要目的就是在日常管理的过程中及早发现存在的问题，而不是在发现问题之后去解决。

四、结语

电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

参考文献

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[2]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（24）：125.

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