中小民营企业存货管理存在的问题和改进方法

王蕊

摘要：在市场经济迅速发展的大环境中，中小民营企业的数量越来越多，如何在市场上占有一席之地，如何在越来越激烈的中小民营企业之间的竞争中脱颖而出，加强自身的内部管理、提高企业的核心竞争力是中小民营企业在市场竞争中取胜的关键因素。存货作为一项重要的流动资产，它的存在会占用大量的流动资金。一般情况下，存货占企业总资产至少30%左右，商品流通企业可能更高，存货管理利用情况如何，直接关系到企业的资金占用水平及资产运作效率。因此，一个企业若要保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理。在不同的存货管理水平下，企业的平均资金占用水平差别是很大的。存货管理的好坏直接影响着企业的发展。文章通过对中小民营企业在存货管理中的问题展开研究，对忽视存货信息化管理、存货管理组织和制度不完善、如何确定存货量、提高存货管理人员水平等问题进行分析，提出相应的改进方法。为进一步加强中小民营企业存货管理提供了参考意见。

关键词：中小民营企业;存货管理;内部控制

中小民营企业须不断提高自身的管理能力才能在日益激烈的市场竞争中占据优势。存货管理是企业管理的重要组成部分，是保证企业经营活动顺利进行的关键内容。越来越多的中小民营企业开始关注并重视存货管理，但仍存在诸多问题，为此，本文将深入研究中小民营企业存货管理存在的问题，并针对问题探讨改进办法。

一、存货管理的目的及中小民营企业存货管理的要求

（一）存货管理的概念

从广义方面看，存货管理是厂商的存货政策与供应链的存货政策进行作业化的一个综合过程。从狭义方面而言，存货管理就是在企业日常管理中，收到存货、记录存货、存储存货、摆放存货、检查存货和再订购存货这一系列企业存货的过程管理，即存货的信息管理和存货的决策分析等。

（二）存货管理的目的

一般情况下企业为了满足正常的生产经营需要都会保有一定数量的产成品、商品、半成品、物料或原材料等，这些就构成了企业的存货。一方面，持有存货可以保证企业正常生产和销售的开展，多采购存货可以获得价格优惠等，因此企业需要保有一定数量的存货。但是另一方面，存货又会让企业付出相应的成本，如采购成本、储存成本、非正常损失等，因此存货管理的目的就是在存货能带来的经济效益和将要发生的成本之间进行权衡，在保证正常生产经营需要的前提下，确定存货的经济采购或持有数量。换句话说就是，存货管理的目的就是最大限度的降低存货成本，保证生产与销售的全部要求，对存货进行有效的控制，使存货成本与效益之间达成相对的平衡，形成二者的最佳结合，以实现提高企业经济利益的目的。

（三）中小民营企业存货管理的要求

依据工业及信息化部等四部委颁布的《中小企业划型标准规定》，在我国，一般按照企业从业人数、营业收入、资产总额来界定中小企业。中小民营企业就是指除国有独资、国有控股外，其他类型的企业中只要没有国有资本，在国内依法设立的中小企业。 由此看来，中小民营企业的特点就是企业小，机制灵活，跟着市场应变;人员组织精干;管理水平相对较低;产业规模小，竞争力较弱;家族色彩浓。正是基于这些特点，中小民营企业的存货管理要求也要根据其自身的特点来调整完善。

存貨管理是基于信息管理和决策分析两方面进行的，那么对于存货管理的要求也应该从这两个方面出发。首先，信息管理方面，要了解中小民营企业作为存货的商品和材料种类、品牌、质量情况等是否符合企业市场发展的需要;做为中小民营企业的存货管理方法是否合理、管理人员水平是否合格;其次，在决策分析方面，是否能决定存货的最低保有量、再次订购存货的时间以及根据市场环境的变动做出及时应对的处理措施等。

二、中小民营企业存货管理存在的问题

（一）财务监督形同虚设，对存货管理不重视

中小型企业家族式经营居多，以一家小型图书公司为例，目前库房管理兼发货人员2名，另有1名人员是参与季节性临时发货兼职人员。其中库房管理兼发货人员2名，为夫妻关系，系图书公司总经理远房亲属。2名从业人员都只有高中学历，日常出入库管理都是手工填写出入库单据，定期录入Excel文件汇总，造成不能及时提供现有库房存货的详细数量、产品批次等信息，不能及时统计当日、本周或本月库存产品销售各类、数量等问题。存货盘点流于形式，只有一年一次的定期盘点，虽说有财务人员参加，但是财务人员只是负责记录数量，实际盘点的人员还是这2位夫妻关系的人员。极易造成存货数量虚报的结果。追究原因，还是老板的问题，觉得亲属就是可靠的，财务监督走走形式就行了，忽略存货管理的重要性。

（二）缺乏存货管理的奖惩制度与定期培训考核制度

当前，大部分的中小型民营企业都制定了相关的存货管理制度。但是也大部分都停留在形式上，“纸上谈兵”只是把制度贴上了墙，实际操作时就走样了。更多的是由于家族式管理，管理人员干得好与坏都是一样的，没有清晰明确的奖惩制度，这就造成存货管理存在诸多本来可以避免的问题。比如，一家小型图书公司，存货采用常用的先进先出计价法管理，这是一般企业最基本的存货管理方式，但是在现实中就是因为库房管理人员不能做到位，造成各种批次产品发货不一致，有的甚至超期积压。组装成成套的教材，里面的书和音像制品不是一个批次，发到幼儿园去，使用过程中发现书和音像制品内容某些地方不一致。然后又造成退换货的问题出现，既损失了公司信誉也造成了经济利益的流失。根本原因就是公司没有明确的、针对问题的存货管理人员奖惩制度和定期培训考核制度，产生的后果就是管理人员意识松懈，存货管理不到位。

（三）不重视存货的信息化管理

一些中小型民营企业起步低，对于存货的信息化管理不够重视，就像前面的那家小型图书公司，一直没有专门的存货管理软件，库存管理人员素质低，只会用简单的Excel进行单一的出入库记账工作，从公司总经理就觉得信息化管理会增加企业成本，不舍得花费比较高的价格去买专用软件进行管理。从而造成存货管理不能直观获取存货的种类、名称、数量、批次、质量等后果，以及与存货有关的业务信息，如存货的收发、盘点、运输等信息不能及时获取的问题。深层次原因不外忽老板觉得信息化软件购买的价格比较高是主因，所以应该对软件进行筛选，从功能和价格等方面综合考量选择适合的软件。

（四）跟从以往的经验，盲目维持企业存货量

一家小公司主要是向全国各地幼儿园批发英语教材，2019年年底按照以往销售教材量的90%做了教材的备货，恰逢2020年年初疫情原因，各地幼儿园开园率极低，幼儿园是根据开班情况，统一订货数量后再向图书公司订购教材，所以对于幼儿园而言，几乎没有造成屯积教材卖不出的问题，但是对于这家图书公司而言，疫情的原因，让图书公司遭遇了一个学期教材积压不能及时清货的问题。造成产品积压，现金流不能及时回流的后果，直接原因就是“闭门造车”，不肯打破原有公司的备货流程，没有做好产品保本期、保利期的事前分析。

三、完善中小民营企业存货管理的方法

（一）定期对相关人员进行岗位培训与考核，建立考评制度

从源头上让中小民营企业经营者重视存货管理，让管理者认识到存货管理与控制是与企业经济利益息息相关的。定期开展对存货管理人员的专业培训，要让存货管理人员了解和掌握存货保质期和如何保管存货的基本要求;培训存货管理人员如何建立清晰明了的存货账目;学习如何实行动态存货管理机制;按可能出现的仓储损失和可能发生的风险实行存货分类管理等;培训存货管理人员认识到个人职责和权限。做培训期间可以进行录像存储培训资料，同时应该要求企业管理人员实时旁听或后期对培训资料进行学习，以便达到增强企业管理人员对存货管理的重视程度。建立健全管理人员考评制度，明确公司存货管理制度要点，根据管理制度要点，设定行政考核目标和考核标准。设定及格，良好，优秀不同等级考核与薪资水平做直接挂钩。

（二）完善的企业内部控制管理制度

企业应该根据相关法律法规的要求，组织、建立、完善存货管理的内控制度，从企业的生产经营特点出发，严格制定采购、销售管理制度;控制存货的采购、物料消耗、销售等流程;建立好自己的供应商、销售商的相关档案;加强对供应商、销售商信誉、资质的等级管理方式。在制度中明确各个部门的岗位职责，明确分工，严格按照不相容职务互相分离的要求来进行岗位划分。货物的采购和付款相分离，存货的出入库和账务处理相分离，保障企业的资金和存货安全，也能保证账务处理的可靠性和完整性。制定存货管理盘点制度，做好存货的定期盘点工作，规范盘点表格并做好存货盘点记录，要求管理人员仔细填写存货管理表单，确保企业存货账实相符。企业管理者应要求财务人员要加大监督与管理力度，定期抽查或盘查存货，对于价值不清晰的存货，须询问主管部门意见及时调整，最大程度上避免账实不符的情况出现。

（三）完善存货的信息化管理

结合中小型民营企业自身的资金情况，如果花费大几千元甚至上万元购买存货管理系统，的确是会让企业经营者难以接受，所以建议使用目前流行的“云”在线存货或库存管理系统，每年只要花一些软件租赁使用费用就可以享受实时的存货信息化管理，可以实现多仓调拨、数据同步;实时查看库存数据，随时查看可用库存、实物库存、账面库存，商品数量一目了然;不定期抽盘及分量盘点，填入盘点数据系统自动算出盈亏数量及金额，完全不影响业务开展;完美的库存预警功能，可以确保最低库存下限和最高库存上限，从而避免有单无货或是占用资金和商品批次过期导致的损失等。

（四）根据实际经营情况控制存货数量

控制存货数量，要以时间轴为线，对滞销的商品、保本商品、保利商品三种阶段的存货进行严格的管理和控制。

1. 分析商品的保本期和保利期

举个例子，假设某种商品毛利是800元，固定费用为200元，每天的增长费用是5元，则该种商品最长在库存储期计算得出（800-200）÷5=120（天）

這120天就是此商品的保本储存期。对企业来说，如果储存120天刚好保本，即不盈不亏;如果超过120天，多存储一天就要亏损5元。如果能保证在120天之内将商品销售出去，就能取得一定利润。

根据此商品保本储存天数和销售额来测算商品保本储存额，如果上述商品月平均销售额为16000元，就可以计算出该商品的保本存储额：16000×120=1920000万元，这样就可以再根据这种商品的销售单价计算出商品保本储存期内大致的最低订货数量，即1920000÷销售单价。

可见商品的保本储存期是商品盈亏的分水岭，在商品保本储期内可以取得一定的利润，如果超过商品保本储期就会发生经营性损失。

2. 处理积压商品

首先应该想到的是“转销”，也就是转到其它渠道去销售，换一个消费环境可能很快就销售出去了。但是对于上述的小型图书公司由于学期使用教材的限制（上下册按学期订购）转销可能是不能实现的办法，那就要考虑低价保本甩卖销售，降价幅度一定要大，同时可以配合优惠活动销售、促销，以及捆绑热销商品连带销售，比如订购下学期教材时可以按订购比例优惠配赠上学期教材等。同时可以制定一些对幼儿园的临时奖励政策，刺激幼儿园协助推积压商品。这样既可以达到减少存货的目的，也可以形成资金流动，减少企业现金流压力。因为在商品还在保利期内，越早销售出去越是对企业有利的。

（五）放远眼光，调整经营策略

电商的迅速发展，物流行业的崛起，给中小民营企业经营带来巨大的机遇，作为企业的管理人员，要有与时俱进、协同发展的眼光，随时调整企业前进的步伐，做出有利于企业经营发展的决定。例如上述的小型图书公司由于北京的仓储费用连年上涨的因素，在综合考量后和外地印刷供应商达成协作，把仓库转移到印刷供应商所在地，并依托印刷供应商的物流体系完成全国各地幼儿园教材的发运和送货，即降低了仓储和物流费用，又稳定了与印刷供应商的合作关系。再比如作为一家小型进口膜贴膜代理公司，可以和各品牌的4S店合作，完全可以做虚拟仓库的存货管理，只要从上级代理商处把车膜发送到4S店，然后专门派自己的技术人员去4S店做服务就可以完成正常营销工作了。

四、结语

本文通过以上对中小型民营企业存货管理的研究可知，当前中小型民营企业在存货管理方面仍存在诸多亟待改进的问题，从制度、人员、信息化等几方面进行了阐述。得出的结论即，为提高企业存货管理成效，保证企业可持续的发展，有必要对企业的存货量进行管理和控制，逐步提升企业存货管理人员管理水平，健全企业存货管理内控制度，并采取科学的信息化管理方法，对存货管理加以优化，利用企业管理人员高瞻远瞩的眼光随同大环境的变化改进企业存货管理策略，提高资金利用率，从而维护企业的综合效益，推进企业持续健康发展。

参考文献：

[1]熊丽琴.中小民营企业存货管理存在的问题及改进措施[J].中国乡镇企业会计，2020（02）：147-148.

[2]王淑彦.中小民营企业存货管理存在的问题及改进[J].中国商论，2020（04）：12-13.

[3]方爱琴.浅议中小民营企业存货管理存在的问题及改进[J].中国集体经济，2020（13）：29-30.

（作者单位：北京博数嘉科技有限公司）