浅析医院人事档案信息在人力资源管理中的作用

高治明

在对医院人事档案管理和人力资源管理的内容和关系阐述的基础上，分析了医院人事档案信息对人力资源管理的作用体现。同时，随着信息化时代的到来，分析说明了信息化下的人事档案管理应采取哪些策略以便更好地为人力资源管理提供基础性支撑作用。

随着现代医院制度建设的逐步深化，医院人事档案对人力资源管理的作用日显突出，通过对医院人事档案信息在人力资源管理中的作用分析，以及对信息化下人事档案管理将会发生哪些深刻变化的阐述，期望能引起医院决策者的高度重视，以便人事档案信息最大化发挥出对人力资源管理的作用。

一、医院人事档案管理和人力资源管理的内容及其相互关系

医院人事档案是员工在受教育、医疗履职、科研创新等不同阶段活动中形成的结果产物，其反映了员工的的受教育经历情况、技能培训、工作经历和经验、品德素质、专业技能水平、工作评价以及科研成绩等情况。具体来说，医院人事档案信息内容包括，受教育经历、成绩单、学历学位证书;聘用、调动、解聘、辞职、绩效评价和岗位审计等材料;技能培训及其评价;专业技术职称获得情况;表彰奖励和违法违纪材料;工资待遇文件;入党、入团及政治审核材料;家庭及社会关系、政治面貌;健康检查;以及其他组织可参考的文件材料。以上档案信息内容是经过相关人事部门历经材料归档、检查核对、转递等多环节后形成的个人材料，是对员工历史痕迹和当前状态的全面细致、真实的记录，可以说是员工清晰、准确的画像。

医院人力资源管理是指以医院的人力资源为主要对象，对其所属人员进行规划、培训、甄选配置、考核、薪酬分配、奖惩管理以及人事档案资料管理等活动和过程的总和，其在现代医院制度建设中处于核心地位。医院最核心的输出就是服务输出，医院管理的本质核心就是对人的管理，基于此，现代医院人力资源管理更加强调对人的开发，其融入了思想政治建设，通过对员工的思想、心理和行为进行科学引导，以期提高员工工作的主动性、积极性。

通过对人事档案管理和人力资源管理的内容梳理，可以清晰地看到二者之间的关系是相辅相成，不可分割的有机整体。具体来说，人事档案是人力资源管理活动中产生的聚合结果，其在医院未来人才甄别、选拔和使用过程中扮演着重要依据的角色。在医疗和科研活动中，根据医院人事档案信息，可以快速地为某一医疗任务或科研任务寻找到相匹配的人才，快速形成团队组建;反之，人力资源管理活动中形成的各类信息结果，均根据医院档案管理要求及标准纳入到相关员工的人事档案信息中，进一步完善和更新了员工档案材料，确保员工的精准画像始终保持最新的面孔。总之，人事档案管理和人力资源管理之间的关系不仅相辅相成，也是互相促进、提升、完善的关系，进而推动医院在人的开发上的综合能力，提高了医院的核心竞争能力，推进了医院的可持续健康发展。

二、医院人事档案管理在人力资源开发中的作用

（一）医院人事档案信息为人才队伍建设提供了决策依据

对于医院而言，人才队伍是其最核心的资源，医院创造价值和输出服务，有赖于建设一支凝聚力高、具有强大活力且专业技能水平能够满足医疗或科研需求的强有力的人才队伍。医院人才队伍的建设目标，在实践中主要体现在人才队伍的整体素质水平，其既包括个体成员的专业技能水平和思想道德素质，也包括团队是否存在学科短板、团队的凝聚力程度。另外，从各学科的角度看，通过对医院人才队伍进行分类梳理，也可以发现各学科团队的整体水平和成员之间的差异性、互补性以及团队的业务协同能力。

医院的人事档案信息是对每个员工精准的科学画像，能充分体现出员工专业技能水平、工作协同意愿度以及其思想道德素养水平，对员工个体而言，能够很快清晰地辨别出员工存在的短板。医院人力资源部门依据人事档案信息，可以快速地对目标团队成员进行汇总分析，对标该团队人才队伍建设目标，判断出现状与目标的差距，为医院决策层在人才队伍建设方面采取何种措施提供依据，如通过培训方式提高员工短板还是通过引进人才的方式来提高人才队伍的整体能力水平。

（二）醫院人事档案为职称评定及工资调整提供了详实依据，彰显了公平性

实践中，医院职称评定是按照相关评定管理办法，通过汇总评审材料、全国资格考试以及医院人事档案中的学历证书、组织鉴定材料、业绩评价、学科研究创新评价以及其他人事档案材料，综合考量后确定员工的职称评价是否获得审批，由此可见，在医院职称评定中，人事档案信息的详实与客观决定了员工职称评定的公平性，这对于维护医院在此方面的公平性管理起着决定性的作用，也避免了因为缺乏支撑信息可能导致的暗箱操作。另外，医院在工资调整过程中，完全依靠的是人事档案信息，其涵盖了员工学历、工龄、业绩、科研水平、职称、岗位或职务等级，是综合评价员工的信息来源，其详实性、客观性确保了工资调整活动的公平性，有利于员工队伍的稳定与发展。

（三）医院人事档案信息有利于开展员工培训活动

随着我国医改的逐步深入，医疗市场的人才竞争日益激烈，如何留住人才是每个医院深刻思考的核心问题之一。在员工需求方面，除了具有竞争性的薪酬和公平的职业环境外，员工在医疗技术日益发展的今天更需要自身专业技能得到进一步提升，充实自我内在的技能诉求和知识渴望。人力资源部门通过对员工人事档案信息进行分析判别后，能够准确判断员工的技能和知识短板，以及其思想品德水平。依据相关信息，人力资源部门可以通过如下方式满足员工的发展诉求，其一，指导员工通过自我调整或自修的方式来弥补个人短板;其二，为短板相似的员工组织开展专项培训，根据实际情况，即可组织院内培训也可组织业内权威专家来院授课，也可组织员工外出参加专项培训;其三，人力资源部门依据员工人事档案信息，通过对员工职业生涯进行规划，为员工的长期发展作出培训指导。

（四）医院人事档案信息可以优化人力资源的合理配置

医院人力资源开发工作，其核心课题之一就是如何识别人才、用好人才。用好人才，避免人浮于事的不良现象，必须要做好人才的识别工作。在实践中，详实的人事档案信息为员工清晰画像提供了可能，可以充分判断员工的专业技能水平、思想品质素养以及领导组织能力，为识别人才提供了客观依据，减少了人情关系或山头主义带来的不良侵害，为组织肌体的净化提供了有力支撑。需要强调的是，当前公立医院受制于编制门槛的限制，对编外人才的使用存在一定限制，主要体现在待遇不统一问题，因而，公立医院应勇于改革，打破编制门槛，让编外人才能够得以和编制内人才站在同一起跑线上，实现人力资源合理配置的最优化。

三、进一步提升人事档案管理信息对人力资源管理作用的创新策略

随着信息技术的发展和医院医改已开始涉足现代管理制度体系的改革与创新，原有的人事档案管理已不能满足现代医院的人力资源管理要求，因而医院档案管理应与时俱进，积极开拓创新，以便更好地在人力资源管理中发挥其应有的作用。

（一）高度重视人事档案信息化

医院人事档案不同于其他组织类型的人事档案，其具有独特性，原因就在于医院输出的只有服务，这造就了医院人力资源体系建设在其现代管理制度建设中处于核心地位，而人才的甄别、使用和留住策略又深深依赖于医院人事档案。进一步讲，医院人事档案信息的系统性、全面性、准确性、高效率的分析与汇总是医院人事档案管理最为迫切的需求，而满足这一需求的措施只有信息化。

实施人事档案信息化策略，不仅有利于改變人事档案存储的介质方式，更加有利于人事档案的保密性管理和安全性管理;再者，提高了人事档案完善的效率;其次，通过授权方式和文件只读方式确保了信息的共享性，有利于信息在人力资源管理中发挥更高效率的作用。因而人事档案的信息化是当前医院人事档案管理工作创新与发展的首要措施，必须得到医院决策层的高度重视。同时，决策层也要清晰地认识到，信息化的实施要依据业务上的进一步规范和完善。

（二）完善符合信息化背景下的人事档案管理制度体系

鉴于医院管理长期处于传统行政管理模式，对现代医院制度建设也是最近三年以来才开展实施的，因而，结合实践观察，发现医院人事档案管理制度深深烙有事业单位行政管理的痕迹，其制度内容和流程与人力资源市场对人才画像标准存在一定差距。在基于信息化的前提下，提出如下建议，其一，在人事档案管理制度中应根据实际审批情况，变革审批流程，由相关申请人员上级主管负责审核、完善相关内容，尤其强调的是该操作具有不可逆性和痕迹追溯性，此建议不仅将人力资源档案专职人员从日常繁杂、大量的事务性工作中解放出来，使其能够集中精力于日常的档案资源管理工作和统计分析工作，还能够提高人事档案数据的完善效率。其二，完善人事档案要素，进一步细化信息化下的标准规范，尤其是对于评价性的结论，应将原有的定性评价转化为定量评价，有利于数据的标准化和统计分析;其三，要注意到，信息化下的人事档案管理制度的完善，不是所有业务全部转移到线上，受客观因素制约，纸质介质和线下签字盖章审批仍旧会长期存在，对纸质介质材料的管理与查阅需要逐步通过扫描方式转移到电子存档方式，这是一个较长时期的过程。

（三）提高档案管理人员的综合素质

随着人事档案信息化时代的到来，以及人事档案管理愈发得到决策层的重视，人事档案专员角色得以发生深刻转变，当前医院人事档案管理专员的专业技能水平已不能满足创新带来的需求变化，其专业素养亟待提升。主要体现在，首先，该岗位属性已不再是事务性岗位，已转变为管理型岗位，需要具备统计分析等专业技能;其次，多端口的输入渠道，需要建立以人事档案管理专员为核心的档案管理组织，其不仅要熟悉掌握档案输入业务，还要培训各端口输入数据员工的培训，需要具备较好的培训能力和业务组织能力。

综上，我们在了解了医院的人事档案管理信息对人力资源管理具有广泛的支撑性作用外，还要注意到随着信息化时代的到来，医院人事档案管理将迎来深刻性的改变和创新，其对人力资源管理所起的作用也会更加深刻。

（作者单位：乌海市人民医院人力资源部）