论信息管理在工程招标代理中的具体运用

吕娇

摘  要：随着我国经济的发展，建筑业也随之得到了飞速地进步，在建筑工程中加入了信息管理这一重要分支。而招标代理是工程项目建设过程中是不可缺少的一个环节。但是由于目前市场上存在很多不完善、不合理以及缺乏专业人才等问题。因此如何更好地为业主投标提供服务成为许多企业关注和讨论的话题之一。

关键词：信息管理;工程招标

一、信息管理概述

1、信息管理的含义和结构

信息管理是指在企业的组织机构和人员中使用信息技术，实现对资源进行合理有效地整合与利用，并且通过运用信息化手段来建立一个完整高效、统一化程度高且易于获取的信息系统。通常情况下对工程项目投标过程的信息管理可以分为三个阶段：第一阶段为招标前准备工作;第二阶段为投标的谈判阶段以及评标环节等前期工作内容;第三阶段则是合同签订后信息管理方面的主要问题和解决方法，这也就形成了对整个项目的组织结构设计，从而使整个项目的管理更加高效、合理，实现企业资源的最大化利用。

2、信息管理的功能

在建设工程的实际建设中，信息管理功能是一个十分重要的内容。它不仅能够为工程项目提供必要且有效合理地资源和技术支持;同时还能对业主方、承包商或施工单位进行科学而全面准确地分析，从而做出正确判断并作出相应决策。对招标代理机构而言通过建立完善健全内部组织结构来实现其自身价值最大化的管理职能是建设工程中信息管理工作最基本也最为重要的工作之一。它不仅能够使投标者在竞标过程中更加公平与公正同时还能够使招标代理机构在投标过程中更加规范，从而提高企业的竞争力。从业主的角度来说建设工程是一个复杂而庞大、关系到社会和经济发展全局性问题，所以为了达到工程建设目标需要科学合理地组织协调工作，通过信息管理功能可以实现整个项目从开始施工直至竣工验收结束等各个阶段之间的协同合作与资源共享。同时也能使业主能够清楚了解投标方所提供资料中的要求是否符合合同条款规定以及相关法律法规对自身权益进行保护，从而使业主可以在投标过程中更加合理地进行招标代理工作。在建设工程的整个过程中，招标代理机构需要按照合同内容来进行施工。

3、信息管理在工程招标代理中应用的重要性

在建筑工程中工程项目的信息管理是非常重要的，不仅仅关系到整个建筑项目能否顺利进行还对是否能够保证工期的完成有着重要影响。因此，为了确保建设工程进度和质量不受影响，在提高投资效益、降低成本等方面都有必要对信息系统加以利用并实现信息化建设。而对于建筑工程而言更是如此，首先要做好招标文件编制工作，其次就是项目合同签订过程中需要充分考虑信息管理在工程项目的重要性，在合同签订过程中需要对信息管理进行重点的考虑，并将其作为整个项目成本控制和投资决策以及工程项目质量等方面都要予以重视。

二、信息管理在工程招标代理中的应用必要性

1 、信息管理在工程招标代理中的作用

在工程建设过程中，要对招标人的信息管理进行有效地控制，使其能够及时、准确地掌握投标方的各项材料和设备等情况。同时还要建立完善的信息系统，通过信息化手段将这些资源合理分配给各承包商手中并为他们提供各种服务，从而实现整个项目的顺利完成及企业整体效益最大化目标。在工程建设过程中，要对招标人所提出信息管理要求进行严格把关，使其能夠及时、准确地掌握所有投标单位的相关资料和数据等情况。

2、信息管理在工程招标代理中的要求

在工程项目招标的过程中，要想更好地实现信息管理，就必须提高企业对整个项目的重视程度。因此企业不仅需要制定完善而又具体的措施和办法来规范其行为、控制项目投资规模及质量等方面，还应该建立一个完整且科学合理有效的体系并严格执行下去。通过信息化系统建设可以帮助投标人更加清晰准确及时了解工程进度以及所签订合同内容，为招标代理提供了有利条件，也使招标方与业主在招投标的过程中能够更好地进行沟通协调工作。

3、信息管理在工程招标代理中的目标

在工程招标代理工作的开展过程中，要将招投标信息管理作为首要任务，以保证企业能够顺利完成对招标文件和合同、技术规范等要求，使其达到合理化。同时还要加强与各部门沟通协作能力，通过建立良好的合作关系来提高项目建设效率以及质量水平。其次是做好投标人资质审核工作也就是对业主单位进行资格审查，在整个工程项目的施工过程中要将招投标的各项内容都纳入到信息管理体系之中并且严格执行相关规定和标准制度，以保证招标代理工作的顺利开展。招标代理机构要对工程项目进行合理的规划，在整个招投标活动中，应加强与业主单位之间相互沟通，保证信息管理和建设项目的同步开展。

三、信息管理在工程招标代理中的可行性分析

1、工程招标代理的管理模式

工程招标代理是指建设工程的建设单位或设计、勘察设计以及施工监理等人员，依照国家有关规定，委托具有相应资格资质证书或者从事相关工作经验和专业技术职务的中介机构进行投标。在实际应用中我们可以通过两种方式实现：第一种方法就是由业主提供建设工程项目招投标的服务，这种模式下承包商只需负责对工程招标文件及其他资料进行整理归纳即可;第二种办法是建设单位与业主签订合同后再向咨询工程师提交一份委托书，然后再向咨询工程师递交招投书。

2、工程招标代理的实践

我国的工程项目一般都由政府组织进行，而招标代理机构是委托人与代理人，但也有其自身存在着一些问题和漏洞。首先就是其缺乏相应的资质，在整个过程中没有统一化、规范性强等特点。其次就是因为缺少了相关法律法规来制约这种现象发生。最后则是由于市场机制不成熟导致很多企业为了利益而选择压低价格或者以低价手段进行投标报价从而使得招标代理机构失去应有职，这样就造成了严重的市场价格混乱。而国外，在招标代理市场上，对于工程项目的选择、投标人和评标标准等都有具体详细的规定，而且还对这些方面进行了规范。在工程招标的过程中，由于我国目前没有完善的法律法规，所以对于投标人与代理机构来说是一个很大问题。因为如果出现了不公平、不合理价格竞争等现象时就会导致双方都受到影响。而为了保证整个市场秩序有序地进行下去就要有一套相应制度规范其发展方向和运行标准，要建立健全相关机制来对工程项目进行约束管理，从而使企业在招标过程中能更加合理的运用资源，提高经济效益。最后是加强法制建设与监督力度。通过以上措施，才能使我国的工程招标代理市场更加规范，从而提高企业在投标过程中效率和质量。

3、信息管理系统的具体运用策略

在实际的工程项目中，需要通过多个方面来进行信息管理，包括：组织结构、人员配置和工作流程等。所以说一个好的信息系统是很关键。而要想做到这一点就必须对整个项目的各个环节都有所了解与掌握才能达到最佳效果，同时还要有专业化人才去完成信息化建设并将其运用到具体施工过程中从而实现信息化管理的目标，最后还需要在项目进行时及时地反馈信息，通过不断优化信息管理系统来提高工作效率、降低成本投入等方面都是非常重要。

结论

在市场经济的大环境下，招标代理制度是一种新兴起的经济管理方式，其主要目的在于优化资源配置和提高效率。通过对工程项目中信息进行有效地组织、处理与分析等工作来保证投标方能够合理确定报价。我们需要加强招标代理制度的建设以及完善其管理机制，从而使整个社会更加和谐稳定和健康发展。

参考文献

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