影响数字档案信息安全的因素与对策

朱墨涵　程颖　沈博文 沈燕梅

摘  要：目前，由于中国科技水平显著提高，在如此的大历史背景下，伴随计算机与通信技术的快速成长发展起来，中国数字档案管理事业又出现了全新的发展契机，利用大数据信息技术将能够进一步提高中国数字档案管理的现代化水平与信息化程度。就数字档案的优点而言，它能够简化并改变传统文档信息录入的手段，通过录音、影像等先进技术手段把文本内容转化为数字信息，并直接保存在电脑中，不但提高了文档信息的提取速率，而且提高了信息系统的稳定性。但在获得了良好效果的同时，数字档案技术还存在着若干亟待克服的技术困难，例如数字档案信息缺少安全性与科学性，从而无法发挥数字档案的优越性。要继续推进数字档案信息安全的有效实施，需要根据现有情况提出切实可行的措施方案，以提高数字档案保护效率。

关键词：数字档案;信息安全

一数字档案管理中存在的问题

1.1基础设施建设问题

一是由于数字档案信息的信息化专业科技发展相对滞后，要做到数字档案建设管理绝对不是几台基础计算机设备和相关的软件就可以，必须建立完备的基础硬件设备，把基本软件设备、归档信息管理工作软件和安全防护系统等有机融合在一起，并由此来完成对归档信息的数字管理工作。此外，由于数字档案信息系统设备必须存放在比较安全的介质上，从而避免了数据流失问题。但就目前而言，许多的公司或组织尽管有相对于自己的基础软件平台，但是都在不同程度的没有统一性和规范化的基础软件来进行衔接，而且数字档案建设工作都有"各自为战"和"各行其是"的特征，使得对信息资料实现数据共享管理工作有相当的困难。二是现代化建设和培养中也面临着相应的实际问题，数字档案管理所要求的数据采集卡、扫描仪、打印设备、计算机系统和光盘库等现代化设施，基本都能够装备。其主要问题就在于在实际使用过程中，由于没有专业人才以及相应的作业标准，特别是在当培训力量欠缺时，必然会影响数字档案的日常管理工作质量，从而造成了现代化设施使用质量的不高。

1.2档案数字化建设体系不完善

现阶段，由于不少工作单位对运用数字化技术的意识与能力有所欠缺，没有建立健全的数字档案信息化建设管理体系，难以实现数字化转型的总体目标。同时，也由于整个工建设体制不健全，致使档案工作者在实际进行管理工作的过程中无章可循、无据可依，严重限制了数字档案信息建设的进展。主要还包括以下几点：一是由于没有做到统筹规划管理工作，也没有设置机构专门分管数字档案建设工作，分工不够且具体问题凸显，使得在具体工作的开展和实施的过程中经常遭遇阻力。二是由于档案设施的不健全，不能全面运用各类软硬件设备推进档案数字化建设管理工作，不少档案资料仍然以纸质化的形态呈现。特别是扫描装置的运行性能不完善，更是严重影响了企业数字档案建设的工作环境。三是对费用、人力资本的资金支持力量不够，数字档案建设工作停滞不前。一方面，经费支持力量不够导致档案工作环境无法适应数字化建设的需要。另一方面，对人力资本的资金支持力量不够，导致了人员培养、引进等管理工作的落后，也直接影响了数字档案建设工作向着常态化、规范化的方向发展步伐。

二、提高数字档案信息安全的对策

2.1加强人员培训

在档案数字化管理工作中，为确保工作得以成功进行，应切实提高档案管理人员能力，在人才結构设置方面须选拔具备大量归档保管专业知识，并娴熟运用计算机软件的复合型人员。新时期的档案保管人员，往往需要掌握多种专业知识和技术。所以，就需注重提高档案保管人员的操作技能、分析能力、管理专业知识和软件应用能力，并定期进行专门培训，以帮助其学会并掌握新技能。

2.2深化信息技术的利用，加快数字化转型的步伐

各种数字化技术都有着不同的特点，可以协助单位有效降低人员成本和技术成本。具体来说，一是在大数据挖掘在信息检索、情报数据挖掘等领域的应用，对网络终端、档案信息系统终端的文档资料实现快速鉴别与归类，并以此为基准建立文档信息库。档案信息库的建立要贯彻高标准、严要求、高起点的基础性原则，把所有重要证据存在价值、使用经济价值、决定经济价值的档案资料都纳入其内，并要建立不同的案卷编目库。因此，还需设置人事档案案卷目录库、工程勘察案卷目录库、文书归档案卷目录库等。二是要运用云共享技术在信息资源共享方面的特点，有效打通了归档管理系统、协同办事管理系统和其他信息服务管理系统相互之间的数据信息障碍，切实达到信息系统联运、平台联运、数据信息联运的总体目标，有效降低了档案资源变更、发布、查询、使用等方面的困难与成本，并建立"一站式"管理机制。三是要运用云计算技术在信息深度搜索领域的特点，根据单位档案利用主体的具体要求，构建各种类型的信息检索模式，以达到信息纵深搜索的目标，使单位档案利用数字化工程成功地惠及更多的单位档案利用者。

结束语

综上所述，数字档案保管已经成为现代社会背景下档案保管的趋势，它能使档案保管服务质量提高和整个档案保管工作更加的简单有效，促进档案保管现代化有着非常重大的意义。针对数字档案管理过程中出现的问题，要求着重从提高安全保护管理水平、加强数字档案管理基础设施建设力度等多个重要方面入手，以此进一步发挥档案数字化的功能，并搞好对数字档案的管理工作。

参考文献

[1]祝莎.档案数字化与高素质人才队伍建设研究[J].经济管理文摘，2021（9）：115-116.

[2]任星.大数据时代背景下档案管理和数字化建设研究[J].兰台内外，2021（13）：1-3.

[3]陈欣卉.档案数字化建设与应用管理的几点思考[J].中国管理信息化，2021，24（7）：180-181.

[4]滕腾，宋晓慧，王煜.电子档案管理面临的问题及对策研究[J].数字通信世界，2020（04）.

[5]李萌，王淑英，江翠丽.新时代企业档案信息化建设问题与对策探究[J].机电兵船档案，2020（01）.B5056695-3A62-488D-B89B-0B98875D2A36