档案管理存在问题及对策研究

张志宏

摘  要：本文对档案管理工作的实际情况进行了深入的分析，而且也将传统的纸质档案与当前的现代档案进行了比较，因此就发现了档案的现代化管理中存在的诸多问题。因为随着科技的发展与社会的进步，政府也对档案管理模式进行了全面的优化，最终就形成了纸质版与现代化档案共存的档案模式。但是从时代进步的角度来看，现代化档案最终会全面取代纸质化档案，也提出了很多有效的解决方法。

关键词：档案管理工作;纸质档案;现代档案

档案对单位来说是一个非常重要的工具，因为单位能够借助档案来对重要的数据与信息进行详细的记录。而对民众来说，档案不仅是他们对自身合法权益进行维护的有效工具，同时也为他们进行相关管理工作提供了非常大的保障。与此 同时，由于科学技术的不断进步，因此信息技术就得到了非常大的发展。

1.档案管理工作的现状

自从进入新世纪以来，由于社会的发展促进了信息化时代的到来，因此我国各单位也开始积极应用现代化信息设备来进行档案的管理工作，这就使得工作效率得到了极大提高。然而，在档案管理逐步实现现代化的过程中，由于不具备完善的信息化设备以及相关工作人员没有对档案的现代化管理产生足够的重视，这就使得档案管理的效果始终得不到提升。除此之外，不同地区的档案现代化管理的推进程度也有非常大的差异：有些地方的现代信息化管理已经得到了全面落实，现代化管理在档案录入、档案保存以及档案保密等方面都已经得到了全面的落实;有些地方的档案现代化管理只落实了一部分;而有些地方的档案还是全部都是纸质版的。从当前的实际情况可以推知，在今后很长的一段时间内，档案都将处于纸质版与现代版共同发展的状态。鉴于此，单位就必须要积极应用先进的信息技术与设备，然后对档案进行合理的配套管理，最终就能实现纸质版档案与现代版档案的交融与共存。

2.纸质档案和现代档案的对比

2.1纸质档案的特点

对纸质档案资料来说，它们最关键的特征就是它们具有非常强的直观性，通过它们能够到想要的信息。因此，如果政府对纸质档案进行持续的改进与完善，这是因为这种资料更具有针对性，所以其现实价值也非常高。所以说更改或伪造它具有非常高的难度，而这也正是现代档案的缺点。

2.2现代档案的特点

如果将档案以现代的形式存放于电脑硬盘等现代设备中，那么该档案就不会因为环境因素而遭到破坏。另外，现代文件的修改也非常便捷，现代文件的存储空间也非常大，所以通过档案的现代化就能实现档案信息的快速传播，进而就能使档案的远距离传输需求得到满足。如果全面提高档案资源的安全性，那么档案的遗失与无故变更的问题就能得到妥善的解决。

3.档案现代化管理过程中存在的问题及对策

3.1现代文件的真实性

现代文件的优点就是可读写性，所以现代档案的优点也就是可以进行不断的修改，但它也有非常明显的缺点，具体表现为从表面上很难看出档案有没有经过修改。因此，对单位的管理人员来说，判断档案的原始性具有非常高的难度，而且现代档案也沒有档案所有人的签名，所以非常难以鉴别出档案的真伪。其实现代化档案管理的实际操作很简单，通俗易懂地说，其原理就是将纸质的文件以及资料以现代文件或图文等形式来进行上传，然后再保存在电脑的硬盘中。因此，与传统的纸质档案的管理工作相比，因为传统的档案只能是原档案或备份的档案，所以就很容易对纸质档案来源的真实性进行分析。而现代文件是通过信息技术来将纸质文件转变为现代格式的，因此其真实性就得不到保障。

3.2建立现代化的管理形式

只有通过现代化的档案管理系统，才能高效地进行行政档案的管理工作，进而就能全面提高档案管理的工作效果。与此同时，还要明确对档案进行查阅的访问权限，只有这样才能为行政档案管理工作提供尽可能多的帮助。除此之外，还要对档案管理系统进行定期的更新与维护，这样就能及时发现档案管理系统中的问题。但是最重要的就是要全面提高系统的安全性，还要对访问权限进行明确的界定，这样就能最大程度避免信息的泄露。

3.3实现档案管理操作的标准化

按照相关的规范来进行档案的管理工作，然后将不同种类的档案分别放置在不同的区域，最关键的就是要用合理的方法来对不同的档案进行管理，这样就能极大地降低管理工作的难度。与此同时，对单位来说，他们还要培养出专业素养高的团队来负责档案的管理工作，同时还要明确地划分出每个人的工作职责，只有这样才能实现档案管理工作的标准化。

3.4培养优秀的档案管理团队

如果要想顺利实现档案管理的现代化，那么单位就必须培养出优秀的档案管理人才团队。因为要想提高行政档案管理工作的工作效率，那么高素质的优秀人才团队就是必不可少的。首先，要积极进行思想政治教育的工作，然后举办相关活动来全面提高档案管理人员的责任感。其次，还要加大对专业人才的引进力度，同时还要把行政档案管理的现代化平台建设好。另外，如果想要实现行政档案管理的现代化，那么就需要投入充足的资金与资源，这样就不仅能使档案管理工作的资金得到保障，同时还能使档案管理人员的生活需求得到最佳保障。

4.结束语

从总体上来说，随着信息技术的不断进步以及计算机技术的持续发展，档案管理工作的现代化模式已经成为了必然。因为现代化管理能使管理效率得到最大程度的提高，进而就能使信息的高度共享需求得到满足，最后就能使档案价值得到最大的发挥。但是与此同时，纸质档案也有其自身的价值，所以只有实现纸质化与现代化的有机结合，那么档案管理工作的高效性才能得到全面的提升。

参考文献：

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[2]许文霞.基于多元管理模式下的高校基建档案管理分析[J].城建档案，2019，（3）：72-73.843486C5-B57B-4A4A-8DAF-3B43C8275F6F