高校教学院系办公室提升工作效能的途径研究

文/北京农业职业学院 张林红

党的十九大报告指出：“建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程，必须把教育事业放在优先位置，加快教育现代化，办好人民满意的教育。”《中国教育现代化2035》提出面向教育现代化十大战略之一是“推进教育治理体系和治理能力现代化”。建设现代化大学，必须加快推进治理体系和治理能力现代化进程。为此，高教领域立足“两个一百年”战略目标，提出了“双一流”建设目标，这不仅是对高校可持续发展和学科建设的顶层设计，更是对高校管理体系、管理机制和管理效能的全面提速。高校“双一流”建设的主体在学校，而落脚点在二级学院和系部。院系办公室作为基层管理的重要机构，具有信息传递、统筹协调、执行决策、参谋服务等职能，其工作效能直接关系到各项工作的推进速度和质量水平。

一、研究背景

（一）时代发展对高校院系办公室工作提出更高要求。肩负着为国家培养高素质建设者和接班人的高等教育院校，必须认真研究高教领域的建设目标及改革要求，在落实教育方针政策和人才培养目标的同时，各职能部门需围绕职能和业务范围，转变工作作风，提高工作效率。高院管理中，院系办公室作为推进学校各项工作顺利进行的基层职能部门，起着联系上下、协调左右、执行决策的重要作用。高校院系办公室是学校管理运行体系中的基层办公机构，在高校教育管理改革不断深入时期，各项事务和日常管理逐渐下移，院系办公室的工作任务和服务内容不断增加，院系办公室在日常管理、师资管理、科研管理等环节的工作能力水平和工作效率，直接影响到各项工作的推进速度及实现效果。

（二）“双一流”建设对高校院系办公室工作提出更高标准。2015年10月，国务院印发《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，要求加快建成一批世界一流大学和一流学科。该方案的出台缘于世界大学排名与国家科技研发竞争、知识产权竞争和高科技人才竞争。我国着眼于“两个一百年”战略目标，提出高教领域加快“双一流”建设的顶层设计。通过高等教育的发展，提高国家科技实力，储备高端人才，从而提升国家综合实力。“双一流”建设是一项系统工程。众所周知，组织是为实现某一共同目标，经由分工与合作及不同层次的权利和责任制度而构成，并与外部环境相适应的有机结合体。概括来说，高校作为一个组织，可以分为教学科研系统、行政管理系统、服务保障系统。高校要实现自身的发展目标，就要使三个系统形成良好的互促关系，以优质行政管理和服务保障支持教育教学和科研服务。高校的“双一流”建设，必须抓好人才培养、科学研究、社会服务三大中心工作，而三大中心工作的落实主体在二级学院和系部，因此，提升教学院系办公室的工作标准和行政效能迫在眉睫。

二、职业现状

高校院系办公室工作人员属于行政管理岗，由于日常工作主要是上传下达、统筹协调、服务保障，长时间从事这类琐碎性事务，会因个人能力难以提升、岗位认可度不高、个人价值得不到体现，出现个人成就感缺失、工作热情下降、消极应付工作等职业倦怠情况。在这种客观职业环境下，如果个人存在能力不足且难以适应工作内容多样化、工作方式信息化、服务对象多元化等全新变化，产生情感和行为衰竭已是必然。

社会学家霍曼斯在研究人类的社会行为时，提出了社会是一种交换过程，这种交换不仅是物质的，也是精神情感的。“交换物不仅仅是金钱，还有赞同、尊重、依从、爱、情感”。可见，职业声望的高低很大程度上影响人的心理和行为。高校院系办公室工作虽然也属于行政管理类，往往没有机关职能部门的行政岗位受重视程度高，在很多人眼中觉得这份工作没有什么技术含量，所以认同感不高，因此自己在工作中付出的热情得不到相应的反馈，导致工作热情和工作效能下降。

此外就职业成就感而言，是一个人从事一份工作时所得到的个人价值体现，并获得愉悦或成功的感觉。这种成就感包括精神上的满足和物质上的回报。高校院系办公室工作琐碎繁杂，大量工作是繁琐细微的基础性工作，别人难以看到的，得到认可和赞扬不多，一旦出了差错，又极易受到批评指责，其精神层面的成就感很难得到满足。此外，高校院系办公室工作人员工作收入相对较低，干多干少、干好干坏与工资收入又没有直接关系，极易导致工作态度不积极、遇事拖拉推诿、缺乏责任担当、得过且过等现象。

因此，高教领域在完善内部管理体制和机制，推动“双一流”建设以及教育改革等过程中，需要加大对院系办公室工作人员的重视与培养，可以通过学习交流、外出培训、职业规划等途径，提高其岗位的认可度，提升工作人员的工作热情与能力水平。

三、强化“三个管理”，助力提高办公室工作效能

高校教学院系办公室作为重要的基层管理部门，其对制度流程的执行情况，不仅关系到学校治理体系和治理能力现代化的构建，其工作效能直接影响到教育教学、科研服务、人才培养等各项工作。因此，院系办公室工作人员需要学习管理学知识，具备管理学思维，拥有全局观和长远发展意识，认真学习领会教育方针政策和制度要求，了解高职办学规律及发展形势，并对本院系专业的发展方向和定位有一定了解。同时能够用发展的眼光看待问题、分析问题、解决问题，在工作中具备较强的逻辑性，对繁琐的工作可以进行准确分类和高效处理，并基于高校治理体系和治理能力建设抓好“三个管理”。

（一）目标管理。管理学专家彼得·德鲁克1954年在其著作《管理实践》中提出目标管理概念，指出目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，而使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。管理的本质是协调，协调的有效进行所要运用的，在管理学范畴内就是计划、组织、指挥、控制等管理职能过程。高校教学院系办公室作为基层管理机构，一般是在学校总体目标的基础上，按照院系的发展目标制定工作实施方案，在学校与院系之间构建桥梁，并以院系建设和工作目标为前提，将工作落实与师生管理联系起来。在目标管理过程中需要遵循SMART原则：第一，目标应是具体的。可以就一项工作确定目标，并制定工作安排或有针对性的方案。第二，目标必须是可衡量的。可以通过时间节点、质量标准等可量化数据来衡量。第三，目标必须是可达到的。院系部办公室工作多为具体事务性工作，各项工作需要以工作成效为出发点，重在落实过程和落实效果。第四，目标需要与其他目标有相关性。这也是院系办公室服务保障职能的具体要求，院系办公室工作目标需要围绕师资管理、专业建设、科研服务、招生就业等工作展开，有时缺少清晰的职能界定，有利于系部建设发展是做好办公室工作的前提。第五，目标必须有截止时间。因为在明确时间区间的目标得到落实，工作才有意义。也更能够激发工作的主动性和实效性，促使主动分析优势劣势，找准工作切入点，在推动工作进程中思考与创新。

（二）流程管理。流程化管理模式是一种基于业务流程进行管理、控制的管理模式。对于以日常管理、师资管理、教学管理等业务为主的系部办公室，改变传统低效的随机性管理模式，采用针对业务类型和有关要求制定相关工作流程，既可以提高工作效率，又可以提升业务管理的规范性。以新闻稿和部门网站管理为例，专业或科室提交的新闻稿需通过“院系办公室编辑初审→报主管院系领导审核→报学院宣传部和系部网页管理员上传”。这一流程中，院系办公室会对所有外发新闻稿进行年度归档管理，以便后期工作中查询有关信息。

（三）动态管理。动态管理是随着社会经济发展而出现的，它是适应社会经济的不稳定性和市场多变性而产生的一种使组织活动与管理保持一定弹性的管理理论。就高校教学院系办公室而言，动态管理首先要以人为本，做好师资的动态管理，教学院系除了做好专业建设、人才培养、科研服务等工作，更重要的是抓好师资培训、师资培养、师资梯队建设，因此理清师资数据和资料，并进行动态管理及时更新，对院系规划和发展、专业建设与改革、项目团队组建等意义重大。

表1 高校院系办公室工作效能提升的途径及方法

四、运用“六种方法”，提升办公室工作效能

高校教学院系办公室是行政管理和后勤保障综合协调部门，主要职能涉及系内行政管理、各项行政工作落实、办公用房和固定资产管理、宣传及对外联络、综合行政内务等等。工作头绪多、对接部门多、交叉事务多，加上工作人员少，如何处理人员不足与工作质量、工作效率之间的矛盾，在工作中找准切入点和工作重点，运用好“六种方法”有助于提升工作效能。

（一）统筹计划法。高校教学院系的工作内容中，有相当一部分工作具有一定的规律性，如教师职称申报、数据采集、年度考核等，院系办公室主任应该对全年工作有清晰的了解，并提前做好计划和准备。在完成常规工作和处理好临时性工作的同时，利用好业务间隙期，提前做好预安排或具体工作前期准备，避免重点工作与临时工作交叉，出现疲于应付、质量难保的情况。

（二）日志落实法。高校教学院系办公室主任被很多人称为系部的“大管家”，大到办公用房安排、办公设备调拨，小的空调清洗、故障报修……手中那“一大盘钥匙”就是职责的真实体现。由于职能特点，院系办公室工作繁杂而琐碎，但又跟师生切实利益密切相关。为了确保各种通知及时传达、各项工作高效落实、各种提示准确到位，院系办公室工作人员可以采用“日志落实法”。工作人员每日到岗后，将当日待办理工作梳理在日志本上，后续有临时性工作再列入，工作处理时可以根据重要程度、时间顺序等进行统筹协调和逐项处理，并在日志中进行完成状态标注，以便后续跟进或落实。对于次日需完成的工作，可以在次日的日志中提前备注，以免遗忘。

（三）台账管理法。台账管理具有清晰完整、动态准确和责任到人等特点。随着高校治理体系和治理能力建设，以及“双一流”建设的推进，高校行政管理更要加强调规范化和精准化。各项工作要严格依照制度要求和工作流程开展，强调责任到人与可追溯性。因此，高校教学院系办公室工作必须以“严谨”为工作标准，在印章管理、办公用品管理、实验室管理、安全隐患防范等方面，可以采用台账管理法，清晰记录每一项工作的执行情况和管理过程，对强化过程管理、后期追溯核查有一定帮助。

（四）档案应用法。按照高校档案管理要求，高校教学院系的重要档案资料保存时限为30年、50年和永久，但对院系日常工作中所形成的过程资料、数据资料等往往没有归档保存要求，容易出现未存档或存档不规范的情况。从规范管理角度看，院系管理中所形成的工作资料都应该分类管理并妥善保存，这样可满足后续重复使用和查询，也可丰富系部建设资料。在目前推行无纸化办公过程中，院系档案管理分为纸质档案和电子档案。纸质档案管理过程要做好目录分类，可按年度或项目类型进行归档，并建立目录；电子档案在分类清晰的基础上，具体资料可根据时间、负责部门等进行归档，并做好资料备份。

（五）数据运用法。高校教学院系办公室每年都会根据学校有关职能部门的要求，组织教师进行数据采集、信息上报、资料提交等。这些数据如果仅满足一次采集使用，会造成时间成本的浪费，还会因重复工作影响教师们的配合度。因此，院系办公室在完成每一次数据采集和资料提交时，都要进行归类管理和数据更新，以满足相关数据的后续提交或使用。例如，可以借助师资评聘、教师培训及竞赛证书收集等机会，对教师的学历、学位、职称、获奖等情况，建立院系教师档案，既可以满足日常使用，也可以方便专业建设和教师查询。同时要严格做好保密管理。

（六）延伸服务法。高校教学院系办公室是二级学院和教学系部对外交流窗口和联系师生的沟通纽带。一是可以围绕工作开展调研与分析，在提升院系办公室工作效能的同时，为系领导提供一手参考资料，发挥好参谋作用；二是可以通过与师生的接触和沟通，深入了解师生的需求，为完善系内制度和优化工作流程提供依据；三是认真学习学院下发的制度文件，在工作中做好制度政策解读，针对职称申报、经费报销、科研开题结项等工作流程做好服务指导；四是立足学校和院系改革发展，做好院系部门间、人员间的工作协调，以及教师负面情绪的疏导，积极营造和谐高效的工作氛围。

五、结语

总之，高校的运行离不开基层行政管理部门的支撑和服务保障。高校教学院系办公室作为基层管理的重要机构和各项工作的具体执行部门，必须将院系各项工作的开展与落实，同学校治理体系和治理能力现代化建设、“双一流”建设密切联系在一起。院系办公室工作人员应强化管理意识、责任意识和服务意识，不断提升工作能力和拓宽工作视角。在日常管理中应以精准化工作为目标，优化管理方法与工作流程，以卓越服务支撑组织运行及各项工作推进，强调以最小成本获得最多收益的管理模式，积极提升工作效能。从而更好地发挥院系办公室信息传递、统筹协调、执行决策、参谋服务等工作职能。