档案信息化建设与档案管理策略研究

韩东辰

黑龙江省社会组织服务中心 黑龙江 哈尔滨 150001

引言

生产工作是目前各行业企业或单位的中心工作，不同种类的档案则是在生产活动中的经验和真实记录。档案是任何一个行业都生产工作时极具保存价值的材料，可以准确完善的反映一个单位或企业的工作内容，为日常工作服务，是其工作的重要组成部分。所以，对于档案的管理和信息化建设，是每个企业或单位的基本日常工作和任务之一。在全国经济体制改革的重要阶段，各行各业的企业和单位都应响应国家号召，遵循经济体制改革内容，妥善建设好、管理好自身的档案资料，为国家社会主义现代化建设贡献力量。

1 我国档案信息化建设与档案管理现状

1.1 档案信息较分散 从现代档案建设与管理的角度看，绝大多数的企业或单位对于档案的管理方法都缺乏专业性、科学性以及合理性，分散化是目前存在较多的问题。各类报表、文档，需要上交于当地政府部门，这种分散式的档案建设与管理方法，导致相关档案管理人员无法第一时间将档案整治处理妥善，最终很有可能造成档案的遗失或损坏[1]。

1.2 档案信息化管理重视性不足 对于档案的信息化建设与管理，部分企业与单位仍采用放任不管的情况。企业与单位更重视外在的表面形式内容，忽略了档案这种无法获得收益的材料，而领导对档案的态度同样是，需要时调动，不需要时遗忘。档案室的管理同样缺乏专业人才，档案室的管理人员积极度不高，处于边缘化的位置，工作热情不足，缺乏作为精神。档案室负责人和管理人员大多兼任其他职务，日常工作繁多琐碎，对于档案室内的档案管理制度没有明确的规定，导致档案不完整、不齐全。所以造成整体管理制度的混乱。

1.3 档案建设与管理办法落后 很多企业和单位的档案管理制度仍采用陈旧落后的人力查找，并未完成信息化建设，而且各部门之间沟通交流不到位。每当员工需要档案时，工作人员在从堆积如山的档案中查找所需资料，极大的影响了员工们工作效率和生产计划开展。同样，对于员工档案，工作人员只将档案按职务、职称或者专业来进行粗略分类，有需要时现场翻查同样极浪费时间和精力。

2 档案信息化建设与档案管理策略

2.1 档案信息化工作体系完善 随着互联网大数据时代的到来，利用互联网进行档案的信息化建设和分类管理是大势所趋，现在很多企业及单位已经生成自己的信息数据库，开发出了属于自身的一套数据档案管理流程。在信息科学理论技术的指导下，企业和单位可以开发独属于自己的档案管理的APP，然后通过APP与OA办公室系统衔接，形成网络档案库。还可以利用数字导航系统，将档案资源的检索入口融为一体，建立档案资源导航数据库，获得一系列数字资源的检索途径。可以通过将职工入口以及领导入口分别开辟两个通道，方便集中管理和查验，领导们也可以通过档案信息库了解各部门员工最新的工作内容和生产计划，随时监督员工们的工作落实情况。通过互联网这种极具便利条件的科技，可以让整个档案行政管理更为简单有效，企业和单位仍需培养专业人才，对互联网档案进行分类管理[2]。

2.2 提升档案管理人员意识 档案是一个企业或单位历史的记载，是任何一个部门生产计划和活动的真实数据材料。从领导自上而下都有必要提升自身对档案的重视程度。职工应了解自身职责所在，对于自身的工作内容和工作计划，应提前做好备份，在档案室留存，只有这样，职工们在未来个人发展时，才能拿出更有说服力的证据[3]。可以通过企业或单位组织员工进行定期和不定期档案方面专业知识培训的方式，让档案管理人员提升其管理档案的意识，企业领导还应该随时对档案进行抽查和监督，保证管理人员在档案管理工作时不会出现纰漏[3]。

2.3 行政管理工作简化，提升信息化水平 企业和单位对于档案室的信息化建设以及档案管理，应效仿政府，采用简化行政管理的方式，促进纵向发展，增强档案管理的专业性和职业性。培养档案管理方面的专业人才，对内部多年档案进行统一整理和备份。简化后的档案行政管理不再像以往那么复杂，各类档案都有专门的工作人员负责，出现需要档案调取的情况，可以快速准确的找到相应档案，从而提升工作效率，降低损耗成本。采用信息化的方式，将档案通过“点击式”的方式，随时能从档案库中调出，不需要再通过人工来进行档案的搜索，企业或单位的领导者可以组织建成档案管理部分，专门负责对于档案行政工作的处理，不需要其他部门的参与，所有档案的保留和上交都利用行政档案管理部门经手，完成档案管理的简化工作。

结束语

综上所述，现代档案信息化建设和档案管理制度仍处于开发与完善阶段，信息化建设和管理体制的改革与创新是日常工作的一项重点内容和重要任务，档案管理工作的成效，从侧面反映出整体行业管理工作的成效，所以，必须重视档案信息化建设和档案管理工作方面的落实与实施。