新时期提升医院文书档案管理质量分析

陈 青

菏泽市定陶区人民医院 山东 菏泽 274100

在医院的行政管理活动中，文书档案发挥着突出的作用，可用于对各类报告、计划以及临床资料进行整合与管理，所涉及到的资料内容较为繁杂，对管理人员的素质要求较高。在现阶段医疗服务水平快速提升的基础上，医疗体制发生了重大的变革，对于文书档案管理工作也提出了更高的要求，在新的发展时期，做好文书档案管理工作已经成为关系医院事业发展的关键工作内容。因此，有必要针对新时期的文书档案管理工作作出研究。

一、文书档案管理的重要性

在文书档案中记录了大量的医院日常活动资料，其中的部分档案信息可用于了解医院行政管理的主要过程以及各类经营活动的过程，可以将其作为考察医院工作的重要凭证，并且可通过对文书档案的分析进行阶段性的工作总结，了解医院在各个时期的工作表现和工作效率。依据此制定后期的发展计划，有助于推动医院事业的进一步发展。除此之外，其中的临床治疗信息以及临床资料可以被作为科研工作的主要依据。通过对临床资料以及治疗效果的分析，总结大量的临床治疗经验为医院医疗水平的提升奠定良好的基础。由此可见，文书档案中的大部分资料均具备较好的应用价值，不仅可以服务于医院的日常事务，也能够为科研工作提供有力的资料参考，加强文书档案管理具有极为重要的意义[1]。

二、新时期医院文书档案管理中面临的主要问题

(一)重业务发展，轻档案管理。医院方面在开展工作时，对于医疗业务给予了过多的关注，而在文书档案工作中的投入则相对较少。具体表现为，管理层人员的思想认识不足，并未结合新时期的文书档案工作要求，制定较为完善的管理制度以及执行制度，致使所开展的文书档案管理工作由于缺乏有力的约束而出现诸多管理问题。主要问题包括资料整合力度不强，档案信息同步不及时以及卷号不统一等规范性不强的问题。由于上层人员不能对文书档案工作给出明确的指导，且缺乏重视，各部门的配合力度也不强，这很难保障文书档案的管理质量。

(二)基础设施配置不齐全，档案管理成效偏低。在新时期的文书档案工作中，以电子档案为主，这意味着档案管理工作需要大量的软硬件设施作为支持。但由于医院方面缺乏对文书档案工作的重视，在基础设施建设方面的投入相对较少，致使仅有少部分设备投入到文书档案工作中，难以满足现阶段的文书档案管理需求，且部分设备设施的配置较低，使用率不高，也会影响文书档案的处理质量[2]。

(三)管理人员的业务能力较差，素质水平参差不齐。进入新时期之后，文书档案管理工作趋于信息化和数字化发展，这同时也为相关管理人员的专业能力以及业务能力提出了更高的要求，其必须具备档案管理专业能力和掌握一定的信息技术能力才能胜任新时期的文书档案管理工作。而实际上，医院内部同时具备两种能力的管理人员较少，致使文书档案管理的质量受到了一定的限制，且部分管理人员为兼职人员，并未接受过专业的培训，管理人员专业能力和专业素质参差不齐，严重影响文书档案管理工作的整体水平。

三、提升文书档案管理质量的相关建议

(一)强化管理意识，规范管理行为。为了保障医院事业的长期稳定发展，要求领导人员应具备较强的前瞻性，能够了解新时期的档案管理要求，并且加强对文书档案工作的关注力度，结合新时期的档案管理要求，制定科学可行的管理制度，并且推行档案管理工作的执行机制，使文书档案的整个管理过程得到有效梳理，严格规范档案管理行为，以免出现卷号不统一以及管理内容混乱的问题，尽可能保证文书档案信息的全面性，使其能够为行政管理工作以及各类医院管理工作提供可靠的资料参考，并明确管理人员的管理职责，倡导各部门积极配合文书档案工作，保障档案资料收集以及整合的效率，提升档案信息的同步效果，从根本上提出文书档案的档案服务能力。

(二)加大资金投入，提升基础设施建设水平。为了保障文书档案管理工作的高效开展，尽可能满足新时期的档案服务需求，需要加大资金上的投入，将更多资金用于建设文书档案管理的基础设施。即结合新时期的管理需求配置计算机、数码相机以及扫描仪器等，为文书档案的管理工作提供可靠的设备支持，一改传统的管理模式，借助新设备和新技术代替原有的人工管理，从根本上提升文书档案工作的信息化水平以及自动化水平。此外，考虑到部分档案信息的保密性要求，也需在系统内部配置专用的杀毒软件，并定期进行系统维护和软件升级工作，谨防由于系统漏洞问题造成的安全威胁，并且根据最新的档案服务需求，对管理系统的功能性进行完善，使其功能更为全面[3]。

(三)加大培训力度，提升管理人员的整体素质水平。作为文书档案管理工作的直接参与者，管理人员的专业能力以及业务能力必定会直接影响档案管理质量，因此为达成提升档案管理质量的目标，必须要加大教育培训力度，定期开展专业培训以及业务培训工作，并且无论是专职人员还是兼职人员均应在岗前参与集中培训，使其同时具备档案管理业务能力和信息技术能力，为档案信息化的发展做出一定的贡献，保障档案管理的规范化和标准化。

结束语

鉴于文书档案工作在医院事业发展中的突出作用，需结合新时期的管理要求对具体的管理工作作出调整，在其中引入多种新技术和新思想，提升文书档案管理的服务水平，充分发挥其服务职能，为医院日常管理工作的开展提供信息保障。