计算机技术在档案管理现代化中的运用

黄潇潇

◆摘  要：档案资源的信息化、数字化、网络化课题，均离不开档案管理中的计算机应用，本文基于此，首先概述了计算机网络技术在档案管理现代化中的应用优势，然后针对其存在的问题给出了具体的解决措施，望对相关人员提供些许参考价值。

◆关键词：计算机技术;档案管理;运用

1计算机技术运用在档案管理中的必要性

文献档案信息处理的现代化系统建设，势必涉及到档案信息的收集、存贮、编目、检索、服务等一系列程序的现代化和科学化，在这种情况下，电子计算机技术显得异常重要，当然像其它的静电复印技术、激光光盘技术、微缩技术以及声像技术的运用，也在发挥着不可或缺的独特的作用。计算机处理信息具有极高的效率，能以人们想象不到的速度读入、存储和输出天文数字般的庞大的数据，能够进行严密的逻辑推理和精准的判断分析。因此，在档案管理中有着非常广泛的用途和出人意料的明显效果。

2计算机技术应用于档案管理的要求

2.1传统载体档案数字化。数字化是利用计算机技术将模拟信号转换成数字信号的过程。纸质等传统档案的数字化工作，就是指“存量数字化”，有助于提升纸质档案的共享水平，改善档案的利用效率和安全性。

2.1.1建立健全档案数字化的常态化机制。从传统的纸质档案转化为数字化档案是一项系统性工程，档案数字化将成为现代化档案管理的一项经常性内容。档案管理部门应当建章立制，促进这一工作有序、规范地开展。

2.1.2档案数字化应满足真实性管理的需求。在档案数字化时，为了防止出现失真，应当完整搜集元数据，使数字副本能够保持档案的原貌，而且要纳入管理系统进行规范管理。

2.1.3遵守档案数字化的技术标准。目前各单位对于档案数字化的标准不一，阻碍了数字化工作的正常开展，也不利于档案的共享利用，有必要统一标准。例如，纸质档案的数字化应当根据国家出台的有关标准操作，对数字副本进行全文识别。

2.2电子文件归档与电子档案管理

在这方面工作中需要整体解决基础设施设备配备、应用系统建设、文件资源标准、制度建设和人力资源配置等重要问题。

2.2.1加强基础设施建设。文件归档与档案管理所需要的各类设施设备应满足信息化管理的现实需求，而且具备一定的冗余性，以便于将来对其进一步扩充，满足档案工作发展的需求。档案管理部门使用的服务器以及存储设施应具备较强的专业性和专用性，并利用云存储空间建立电子档案管理系统。

2.2.2加强应用系统建设。根据国家档案局要求，单位的办公自动化系统等都要实行预归档，建设的档案信息管理系统应当满足档案管理在真实性、可靠性、完整性等方面要求，而且要具备安全性。

2.2.3加强档案资源建设。电子档案应当做到规范和完整，符合国家标准要求，能够满足综合档案馆长期保存和入库的要求。

2.2.4建立健全电子档案安全保障体系。不断完善电子文件归档和电子文件管理系统。应在档案管理系统配置档案安全监管功能，加强对数据库日常运行的监督管理;加强数据库访问权限管理，防止数据的随意查询和利用;加强数据备份管理，确保数据安全。

3计算机基本设计程序解决档案管理中的几个问题

计算机基本设计程序应用于档案管理，形成了档案管理系统，这些程序设计，决定着计算机档案管理系统程序和步骤。在实际管理中，应该遵循这些程序设计，避免出现失误。

3.1有针对性地选择计算机档案管理系统，明确档案管理的具体课题。档案管理系统的各个方面，对计算机来说是大有可为的，但设备和技术手段的现代化，要求高素质的人才去使用和握，要做到目的和手段的统一，需要做好长期的扎实的工作，既需要做好档案管理人员的学习培训、技能训练、业务操作，又要选拔懂得计算机技术的专业人士参与到档案管理工作的事业中去。

3.2分析计算机档案管理系统，确定计算机档案管理目标。分析计算机档案管理系统，深入考查管理系統项目实施情况，及时解决问题适应本部门、本行业、本地区的实际，做到理论和实践的紧密结合。

3.3进行计算机档案管理系统设计与程序编写。“计算机系统设计一般包括两个环节，应根据用户对系统功能的要求和准备使用的计算机状况，确定本系统的设计原则。在系统框图、功能模块和数据结构确定以后，就进入了程序编写的阶段。首先应根据档案管理系统的要求，选择采用计算机文件管理方式，或者选择数据库系统管理方式。”

3.4计算机档案管理数据准备和程序调试。。“在档案计算机管理系统中，数据量是非常大的，需要根据数据类型的要求收集有关数据，并按一定的格式整理出来，即按规定好的数据结构进行数据的读写。由于计算机只能识别规范的符号，所以应按档案著录标引规则开展这项工作。程序编完后应进行认真的调试，在调试过程中，原来的手工管理系统仍应同时工作，以便对程序作进一步的修改和校正。”

3.5计算机档案管理系统的运行、维护。系统运行是指在数据准备和程序调试基本完成以后，投入正式运行的过程。在运行过程中还要做到系统的调试和维护，保障计算机档案管理系统正常运转和高效工作，发现漏洞及时做好处理和修补工作，让计算机档案管理系统更好地服务于档案管理工作的方方面面，加速档案管理的现代化、信息化进程，提高档案管理的科学化水平。

4结语

将计算机技术应用于档案管理的现代化之中，是企业成长的必然道路，同时是对政府的积极响应。网络社会下，传统的档案管理模式必定会产生新的改变。因此，我国的档案信息化建设工作还任重而道远。

参考文献

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