新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

郑慧丽

摘 要：我国改革进程不断推进，经济发展水平逐步提高，档案管理工作的重要性也在日益提升。事业单位是人才的聚集地，也是促进我国各方面进步和发展的重要领域，其发展和改革的步伐也需要不断加快，以更好地推进我国经济事业和档案管理事业的快速成长。基于此，各大事业单位对于文书档案管理工作的认知度也在逐步提高，由此可见，文书档案管理工作需要予以充分的重视。国家经济建设发展速度持续加快，事业单位文书档案管理工作对于国家档案的作用不可轻视，不仅有利于本单位的工作，对于国家档案事业的发展同样具有推动作用。事业单位所处地位不同于一般性企业，既有共通之处又不尽相同，其对于积极提升单位的管理水平与服务质量具有十分重要的影响作用，同时在提高事业单位工作效率方面的效果也逐步体现，为其奠定了扎实的发展基础。但是目前，事业单位档案管理工作面临的问题也渐次出现，许多因素和问题对其产生了相应的阻碍，其发展受到一定程度的影响，导致事业单位的社会形象和工作成绩表现出后劲不足，因此，针对这一问题，积极采取有效措施，利用先进的档案管理理念，结合实际工作管理经验，制订合理完善的档案管理体系，对于事业单位文书档案管理工作具有十分重要的促进作用。

关键词：档案管理;事业单位;文书档案;管理

近年来，事业单位对于我国经济发展起到了重要的推动作用，而事业单位档案管理工作又是重中之重，加强事业单位文书档案管理对于促进事业单位的持续健康发展具有重要意义。因此，应该正确认识到文书档案管理工作所存在的现实问题，运用科学合理的方法和理念促进事业单位呈现出积极良好的发展态势，使其在长期社会经济发展中拥有较高的竞争优势，促进此项工作的高效化和持续化发展。

一、新形势下事业单位文书档案管理工作存在的问题

1.事业单位文书档案管理工作被重视度不高

在以往的档案管理工作中，因所处位置原因，一直未受到应有的重视，尤其是文书档案管理工作，因其在单位经济建设中的重要性不足，不能够直接为单位创造出应有的经济效益，加之事业单位的相关领导本身就对于文书档案管理工作存在认知误区，因此在长期工作当中，文书档案管理工作一直处于被动地位。一方面因其本身工作特性，同时也因为文书档案管理工作不同于其他部门工作，能够对单位工作产生直接作用，在整个事业单位管理工作中的角色感较差，所处地位重要性无法得以充分体现;另一方面对于单位的经济效益或各方面发展不能够起到立竿见影的效果，进而也不能很好地为单位创新发展提供直接帮助。因此，一部分管理者对文书档案的管理工作不重视，态度敷衍，没有對其进行充分的了解，认为文书档案管理工作的作用就是应付检查以及资料的保管，存在感较差。由于经济建设的全面快速发展，事业单位的主要精力放在了注重单位效益和实际利益方面，长此以往，文书档案管理工作逐渐居于事业单位附属性地位，不被重视，甚至被边缘化。

2.文书档案的相关管理工作处于较低水平

根据相关调查研究发现，由于档案管理工作在事业单位所处的地位一直不是非常重要，单位对于档案管理工作相关人员的综合要求也不是很高，认为事业单位的发展和优化重点不在于此，眼光不够长远，把档案管理工作放在了其他管理工作的后面，造成档案管理工作的形式化，而其中的文书档案管理工作就更加得不到重视。虽然我国在事业单位人员聘用方面实行的是岗位聘用制，并且公开招聘，但是在人员管理方面依然是沿用原有的管理制度，档案管理人员与当前社会经济发展制度不匹配，不能够很好的相互适应，协调发展，从而导致档案管理人员的价值得不到有效的体现。并且，目前我国事业单位所聘用的档案从业人员专业度不够，自身学习能力和认知水平不足，对于档案管理类工作的认识还停留在以往传统的意识形态，没有与时俱进，甚至对于档案管理工作一知半解，盲目应付，另外还有相当一部分档案管理人员是兼职从事工作，在档案管理工作方面投入的精力和时间相当有限，也不会对档案管理工作进行必要的深入的学习、钻研和付出。长此以往，档案管理工作的这种状态得不到及时改变，相关管理者也不投入其中进行研究和改善，那么其对于事业单位档案管理工作的消极影响就会逐步扩大，严重者甚至会影响事业单位的长期稳定发展和相应经济效益的提升。

3.文书档案管理的规范程度较低

目前，我国很多单位尤其是事业单位，对于档案管理的规范程度较低，如卷宗的分类不清晰、出现组卷错乱、文件的档号出现错误、缺少目录以及文件检索效率不高等。档案检索一般分为人工检索和电子检索两种形式。当前形势下，电子检索因其速度快，质量高等优势被大量应用，也符合社会发展的趋势。但是，目前的计算机管理系统缺乏统一标准，通用性不足，档案管理的标准化和规范化还有待进一步提高。另外，因特殊原因，文书档案部门在事业单位中往往成为机构改革和人员精简的对象，也是闲杂人员安置的重灾区，尤其是年纪较大的人员，对于先进的科学技术接受度较差，基本操作存在障碍，或者由于其他原因没有安装高质量的检索软件，依然采用传统的手工检索方式，从而导致了档案管理工作的滞后发展，远远不适应当前信息时代的发展要求。最终导致文书档案管理的规范度较低。

4.文书工作与档案工作的衔接度不足

文书档案管理工作具体包含两个方面内容：一是文书，二是档案，其二者看似不同，实则互为联系，关系紧密，具有不可分割性。在实际的文书档案管理工作中，将两者紧密衔接，使其互相配合，是当前档案管理工作者需要重视和考虑的，只有二者相互配合，紧密衔接才能够使档案管理工作形成一个整体，构成一个完整的档案管理体系。但是，在新时期通常采取的管理方式为分模块式，这种管理方式必须单独操作，无法对其进行统一，从而无法使管理工作成为一个完整的整体，即使一些个别单位建立了相应的管理体系，也往往流于表面，无法根本解决问题。针对于此，站在客观角度对其进行分析，分模块式管理方式在一定程度上加大了文书管理和档案管理工作之间的距离，使两者的配合出现了较大偏差。