办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析

摘 要：办公室是政府机关、企事业单位及各类社会组织运转体系的重要组成部分，是沟通各部门工作、进行信息交流的核心场所。文书档案收集与归档工作是办公室工作的重要内容，对办公模式的优化及办公效率的提升均具有基础保障功效。在当前发展时期，企事业单位的工作节奏愈发加快，信息资源日益丰富，档案存储趋向信息化管理模式，信息传递交互性增强，办公室管理工作模式进入创新发展阶段，文书档案收集与归档工作逐步得到改进与完善，信息传递媒介及文书制作交接方式发生了巨大变化，信息资源载体呈现出现代化、信息化发展趋势。在此发展环境下，文书档案信息资源的使用频率逐渐增多、使用价值逐渐变大，为机关单位、企业组织的战略决策行为提供了强有力的基础保障，促使各单位部门的工作质量效率得到有效提升，为社会建设事业做出了积极的贡献。但在其实际运行发展进程中，还存在一些问题和不足，面临一定的发展困境，需要办公室和档案管理部门加强制度建设、创新管理理念、增强技术手段、加大人才管理力度，构建起科学完善、标准规范的档案文书管理体系，才能推动档案管理工作的高效稳定发展。

关键词：文书档案;收集归档;管理问题;方法策略

文书档案收集与归档工作作为档案管理工作的一项重要内容，在全新发展环境下面临极大的发展机遇和挑战考验，因此需要我们对其进行深入研究和全面分析，找到文书档案收集与归档工作在新时期的合理发展策略，促使其得到全面综合发展，从而为社会主义建设事业做出积极的贡献。

一、办公室文书档案收集与归档管理工作的当前发展趋势

办公室是机关单位、企业组织及其他社会组织的文书档案资源管理机构，也是单位部门进行信息传递交流的重要场所。而办公室文书档案收集与归档工作关系到档案管理工作信息收集、流通、使用等内容，直接影响到企业发展与组织建设的质量成效，因此需要得到我们的关注与重视，才能不断得到改进与完善，在档案管理工作中发挥出更大更好的作用。

1.文书档案信息资源的形式内容呈现多元化发展趋势。

在传统办公室文书档案管理工作中，文书档案是按照标准化格式以文字记录形式形成的纸质档案材料，需要办公室档案管理人员进行信息收集工作或者以分支部门整理资料上交的形式来完成办公室文书档案收集工作，然后档案管理员按照管理制度要求进行规范操作，对多种纸质文书档案分门别类地做好归档管理工作。但发展到当前时期，众多企事业单位已经实现了办公自动化，开始采用信息化管理技术来开展办公室文书档案收集归档工作。部门组织的工作内容愈发繁杂、管理事务更加复杂， 使得办公室文书资料类型呈现出多元化发展趋势，文书档案形式内容由纸质存储演化成数字化多媒体媒介形式与文字形式并存，简单的文字图片内容转化为复杂多样的多媒体展示形式，信息流通上打破了口口相传的信息交流模式的限制，采用不受时空限制的网络传输形式进行，及时便捷、快速高效，受到广大办公室工作人员的欢迎。因此，如何确保信息资源的完整收集、充分发挥其流通使用价值、完善多样化信息加工传递渠道等成为了需要我们重点关注的问题，成为了办公室文书档案收集归档工作顺利进行的重要研究命题。

2.文书档案信息的使用频率和意义价值变得更高。

档案管理工作的主要内容就是采集有效信息，然后对其进行加工管理，形成有价值的信息资源，提供给单位管理者及各部门相关工作人员，为政府部门、企事业单位及社会组织的稳步发展奠定良好的资源基础。各机构部门的领导需要根据当前经济市场环境的变化，快速果断地作出管理决策，而信息资源能够为这种决策活动提供有效参考依据，从而帮助单位组织实现既定发展目标，特别是企业事业单位的档案信息管理工作对其运行发展更是具有极其重要的作用，能够推动企事业单位的长远战略目标得以顺利实现。所以，在当前时期，文书档案信息作为企事业单位的记录资料，其使用价值日益得到体现、使用频率变得更高，需要我们更加注重做好办公室文书档案管理工作，确保信息资源的完整性、科学性与时效性，为企事业单位的高效运行工作提供有价值的信息资源材料，为管理者的管理决策行为提供科学依据，促使办公室文书档案管理工作的质量效率和意义价值得到不断提升。

3.文书档案的采集操作和归集管理更加趋向于标准化发展。

在当前的信息化发展环境下，办公室文书档案信息资源的内容形式、载体媒介、交互模式等都发生了巨大的变化， 如何加强文书档案信息采集的规范性和归集方法的科学性成为了档案管理领域的重要研究命题。相关部门为此制定了科学完善的档案管理制度体系，明确了文书档案的规范管理框架，促使相关信息采集工作及归集操作日益走向标准化发展进程。但在实际档案管理工作进程中，还需要我们认真全面地判断评价办公室多元化信息资源的应用价值，针对各种存储形式的信息资料采用适宜的归档处理办法，实施标准化操作管理流程，以此确保信息资源的准确性、完整性与科学性，确保有价值的信息资源得到及时的流通、传播与使用，这些都是需要我们认真对待、积极完善的档案管理工作内容。

二、办公室文书档案收集与归档管理工作的当前发展困境

1.档案信息资源的渠道来源不够畅通。

信息资源采集工作需要得到信息提供者的大力支持与积极配合，才能确保信息资源的真实性与有效性。办公室档案管理人员为了确保信息资源的意义价值，需要对所有文书资料进行定期规范采集，但许多资料信息具有极强的关联性和流动性，一个文书档案资料就有可能需要得到多个机构部门的配合，才能将有价值的资料信息采集整理完毕，然后才能进行归档管理，才能为今后的经济活动与管理决策提供參考依据。这种文书档案资料关联多个机构部门的工作利益，因此需要它们积极沟通合作，对相关信息材料进行补充与完善，最终形成科学规范、合乎标准的文书档案。但在实际管理过程中，许多分支部门严重缺乏对档案管理工作重要性的认识，对档案资料收集工作应付了事，不予认真配合，导致单位的档案信息渠道来源受到极大阻碍，难以实现信息资源的有效沟通，致使一些重大信息资源缺乏连续性与完整性，档案资料的质量难以得到有效保障，对单位的规范运行和建设发展产生极为不利的影响。

2.严重缺乏高素质专业化档案管理人才。

许多单位组织对档案管理工作的重要性认识不足，忽视了档案管理对于组织决策及单位管理的意义和价值，将档案管理工作视作不需要专业技术人才的无关紧要的工作。一些企业为了节省人力资源资本投入，将一些文化水平较低、专业知识缺乏的闲置人员安排到档案管理工作岗位上去，或者安排其他岗位的工作人员兼职从事档案管理工作，最终导致办公室文书档案管理人员队伍整体呈现专业素质低、管理成效差的不利发展局面;一些企事业单位设置了专门化档案管理机构，也安排了专人负责此项管理工作，但岗位员工缺乏现代化档案信息收集管理知识技能，不具备规范操作管理的能力，因而工作效率偏低，信息收集的时效性和资料内容的完整性与规范性难以得到保障。

3.未能建立科学高效的信息化档案收集归档管理体系。

许多单位组织只注重对单位运营管理体系的建设与发展，对档案管理工作不够重视，导致档案管理部门普遍存在设施老旧、条件落后等实际发展问题，信息收集归档工作处于传统手工操作阶段，人力财力耗费巨大，管理效率难以提升，这与当前时期的信息化建设发展环境极不吻合。当多媒体信息资料越来越多，当纸质媒介储存模式受到数据库等信息化储存方式的巨大冲击，办公室传统文书档案管理体系在硬件设施及专业化管理等方面的问题不足逐渐凸显了出来，与办公自动化的整体发展趋势形成了强烈反差。这个实际问题极大影响到档案信息资料的收集效率和归档质量，对档案信息的交流使用及档案管理部门与其他机构部门的合作发展产生极大阻碍，因此需要得到相关部门领导的高度重视，加大档案管理部门的信息化建设力度，才能为单位文书档案管理工作的高效发展提供强有力的支持和保障。

三、办公室文书档案收集与归档工作的优化发展措施

要想使办公室文书档案收集归档管理工作能够有效适应全新发展形势的要求，彻底打破档案信息收集管理工作困境，办公室文书档案管理人员就必须不断提高思想认识和业务能力，建立科学完善的档案管理制度，形成信息资源规范管理体系，对文书档案管理工作进行优化创新，不断提高其质量效率，充分发挥其意义价值，从而为整个档案管理工作体系的稳定和持续发展作出积极的贡献。

1.提高单位全体工作人员对档案管理工作重要性的思想认知。

单位领导要对档案管理工作予以高度关注，引导全体员工树立对档案管理工作重要性的正确认知，构建起上下一心、统一完备的档案管理协调配合机制，为提高单位办公室文书档案收集与归档工作管理效率打下坚实的基础。档案信息资源是对单位组织重大事件及发展进程的真实记录，是单位组织制定未来发展策略的基础保障和参考依据，如果全体工作人员都能充分认识到这项重要管理工作的意义和价值，就会彻底改变文书档案管理工作不被重视的不利局面，促使所有分支机构部门都能够按照档案文书制作规定提交规范标准的档案材料，积极配合办公室管理人员的档案收集归档工作，促使文书档案信息收集渠道变得畅通无阻、管理质量效率得到不断提升，文书档案资料更加完整而规范。

2.建立实施科学完善的创新管理制度和标准化工作流程。

在当前发展时期，办公室文书档案资料的内容形式更加丰富多样，纸质存储媒介与计算机存储媒介并存，信息流通更富时效性和广泛性，因此需要办公室档案管理部门制定科学完善的创新管理制度，以对整个档案管理工作进行约束与规范。严格执行档案管理工作流程，实施标准化操作管理，明确划分档案管理工作各环节步骤的责任义务，确保有价值的文书档案资料从收集到形成、从归档到使用、从保管到交接等各个方面都合规合法、严密高效，从而促使档案管理人员提升管理意识、增强管理能力，以此确保重要文档信息形式内容的规范性、归档工作的严密性以及交接工作的时效性。同时，档案管理部门还要注重加强对办公室文书档案收集归档工作的标准化操作，促使整个档案管理工作流程标准合规、科学高效，信息资源跟踪管理工作落实到位，档案信息管理质量效率得到不断提升。

3.充分利用信息化技术手段提高文书档案收集归档工作的质量效率。

信息化管理是运用高效实用的现代化办公技术手段，对信息资源的储存传输、分析处理及信息交互等能够产生强大的功能效力。办公室文书档案管理工作如果能够及时引入信息化管理技术的话，就会发挥事半功倍的功效，极大提高档案管理工作的质量和效率，对文书档案资料的收集加工与归档储存都具有积极推动作用。

具体体现在以下两点：一是单位内部建立起信息化档案管理工作系统，充分利用计算机技术和网络平台的强大功能作用，在各机构部门与办公室之间建立起系统完备的档案管理系统，建立数字化文书档案网络传输体系，促使档案收集归档、管理交接等工作更加快速高效、方便快捷，有效避免传统档案管理模式下档案信息资料时有缺损失效等问题的发生;涉及到单位重大管理事务或经济事务的文书档案资料收集归档工作时，档案管理人员可以充分借助网络管理平台对档案资料的形成与传递过程进行全程动态跟踪，及时发现其中存在的不规范之处并做出妥善处理，以此确保档案材料的准确性和科学性。

4.建立适应当前发展环境的文书档案收集归档标准化、规范化管理机制。

各级单位组织的办公室档案管理部门需要收集加工大量繁杂的信息资料，然后结合档案信息资源的实际构成情况分门别类地进行统一归档管理。由于档案信息材料的存储媒介不同，加工处理标准也不同，管理起来就会耗费更大的精力物力，造成一定的资源浪费。因此，办公室档案管理部门应当根据行业管理规范和自身档案性质等级的不同制定出标准化管理制度，结合自身的实际发展需求确立档案加工标准、存储方式及处理使用等管理内容，对纸质文档的保管使用与数字化文书档案的存储处理作出明确具体的规定，促使办公室档案管理工作效率得到全面提升。

5.努力提升档案管理人员队伍的整体专业素质和业务技能。

办公室文书档案资料收集归档工作对单位的建设与发展具有重要的意义和价值，需要单位积极招聘引进具有现代化档案管理能力素质的专业人才，彻底解决档案管理工作体系专业人才缺乏、管理队伍整体素质偏低的不利发展问题，为办公室档案收集归档工作的高效发展奠定人才基础。单位领导需要提高对档案管理工作重要性的认识， 完善相关岗位设置和制度管理工作，为档案工作人员创设出积极正向的良好工作环境，促使他们积极努力地工作，认真履行自身的岗位职责，做好档案收集管理工作，从而为单位管理决策提供强有力的参考依据。各单位办公室要不断组织档案管理人员参加培训学习活动，促使他们的专业知识和实践技能得到不断提高，建立起一支充满活力和战斗力的档案管理队伍，为整个档案管理体系的持续发展打下人才基础。

结语

在信息化、数字化时代发展环境下，办公室文书档案收集与归档工作也发生了巨大的变化，面临全新的考验与挑战，因此需要单位领导和档案管理人员提高对这项工作重要性的认识，制定科学完善的档案管理制度，积极运用现代化信息技术管理手段，不断提高行业队伍的综合素质能力，促使办公室文书档案管理工作质量效率得到有效提升，从而为社会建设事业作出积极的贡献。

参考文献：

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[2]劉芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济，2019

[3]高彩平.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].现代营销（创富信息版），2019

[4]张成丽.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2019

[5]陈 姬.办公室文书档案收集与归档工作探讨[J].办公室业务，2018

（作者单位：青州市医疗保险中心）

作者简介：钟卫国（1972-），男，汉族，山东青州人，本科，副研究馆员 ，研究方向：档案管理。