“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理的建议

摘 要：“互联网+”背景下，高校财务档案信息化管理呈现出载体多样性、信息安全环境愈加复杂、工作制度与方式的政策性突出的特点，信息化管理方式所带来的工作便利也给高校财务档案管理工作提出更高要求。对此，该文从财务档案信息资源、管理以及利用层面分析高校財务档案信息化管理存在的问题，并提出对策，以供同人参考。

关键词：高校;财务档案;互联网+;信息化

高校财务档案体现了高校发展、壮大的真实历程，同时也直接或间接地体现了高校各项活动运行的财务状况，是高校管理者制定发展计划、做出战略决策最重要的参考依据之一，是高校教学、科研、日常管理等各项活动顺利开展的基础。此外，高校财务档案也是体现高校是否遵守财经纪律、是否存在违纪情况的直接凭证。[1 ]“互联网+”背景下，网络化传输、数字化存储、集成化的管理平台都给高校财务档案信息化管理带来新的思路。为提高高校财务档案信息化管理水平，更好地遵守上级下达的各项财会制度，高校财务档案管理部门应进一步明晰“互联网+”背景下高校财务档案管理的特点、现状及管理对策，为高校的发展提供良好条件。

1 互联网+背景下高校财务档案管理的特点

1.1 载体多样性

“互联网+”在财务档案管理中的应用是依托学校信息化开展的，其所面临的管理环境、特点、流程和方式也取决于学校整体的信息化水平。相对于传统的信息化管理，“互联网+”背景下财务档案的载体更加多样。除常用的纸质、磁盘、光盘等载体外，依托物联网、云计算等新兴信息技术的存储载体也更多。随着我国社会信息化进程的不断加快，电子发票、电子存根的效力得到保障，高校财务档案管理越来越多地涉及到对数字化载体的审核与管理。[2 ]这也说明了“互联网+”背景下，高校财务档案不仅呈现载体多样性的态势，每个载体的效力也在逐渐得到保证，要求了纸质档案和电子档案同步归档。

1.2 信息安全环境愈加复杂

“互联网+”为高校财务档案管理带来的巨大便利，主要体现在档案资源管理和工作流程的改革上。数字化载体、网络化传输以及自动化相应大大拓展了财务档案的管理与服务范围，异地办公、线上审核等财务档案的前端应用增多，财务档案面临着更多开放互联网环境下的安全问题。客观环境上包括物理层、链路层、传输层、网络层等，如存储载体自身的质量、存放环境、存储信息有效期等条件的限制。主观上包括对财务档案的人为篡改、系统攻击等。[3 ]这也提醒高校要充分重视财务档案的信息安全管理，保障数据安全，加强财务管理系统的内部控制。

1.3 工作制度与方式的政策性

相对于自由度相对较高的高校教学、科研和日常管理等活动来说，财务会计工作具有极强的政策性，这也要求了财务档案的管理必须符合国家、省市以及高校等多个层面的管理政策与制度。无论是人工的审核与归档还是线上的调阅与保管，各项工作流程都要严格遵照相关制定执行。因此，“互联网+”下财务档案的信息化管理要特别注意由于资源管理方式和工作流程改变而带来的违规风险。

1.4 档案内容的专业性

与其他业务类档案有所不同的是，高校财务档案有着极高的专业性。从内容上看，高校财务档案管理主要包括两个方面：一是对财务核算专业凭据的管理。如单证账表类、发放清单等。这一部分信息化管理的重点在于表单的标准与规范，“互联网+”的应用则可以打通各部门之间的信息壁垒，建立统一的管理与共享平台，大大提高核算凭证的规范性;二是财务收支票据类，如学生学费收据、助（奖）学金发放清册、服务业统一收据等，这一部分工作的重点在于将该类凭证进行数字化整合，提供便利的查询与传输服务。[4 ]“互联网+”的应用则能够建立一套高效的管理系统，更直观地反映学校财务状况与各类活动的经济过程，两部分内容上的专业性也要求了专业人才以及定制化信息系统的支持。

2 互联网+背景下高校财务档案信息化管理存在的问题

2.1 财务档案信息资源层面

财务档案信息资源层面的问题主要是档案资源标准化、规范化不足。“互联网+”背景下高校财务档案标准建设不应追求所有细节的绝对统一，而是从系统和整体的角度实现协调统一，应更多地考虑到技术给管理与业务带来的改变，以开放性的内容适应灵活的业务调整，以使基于标准规范建立的数据内容能被开放地交换、复用和扩展。目前，很多高校对财务档案垂直领域的标准建设较为完善，但与高校或其他单位协同管理与利用时的标准还不足，这也是“互联网+”背景财务档案信息化管理亟需解决的问题。

2.2 财务档案信息化管理层面

一是管理载体仍以纸质文件为主。“互联网+”背景下数字化载体的应用更加广泛，国家层面上也开始推行电子票据和电子财务管理。但目前，仍有很多高校存在重纸质载体轻电气文件的情况，具体表现为不承认电子凭证效力、线上审核流程形同虚设等，严重影响了财务档案管理效率;二是管理“头轻脚重”。注重财务档案的后续管理，而放松了前台管理，包括原始凭证的填写、审核等工作。部分高校疏于建立会档案入库前的审查监督制度，导致前期财务档案管理的薄弱。

2.3 财务档案利用层面

“互联网+”背景下，高校信息化建设进一步深化发展，高校财务档案具有极强的政策性、专业性和保密性特征，同时又受限于各类凭证的效力以及唯一性，因此其线上利用开发较为谨慎。高校财务档案利用方式目前还较为单一，线上多局限于互联网，而线下利用的审核与经办流程较为复杂，而且还容易出现年底集中办理、业务量巨大，这也给财务档案的信息化管理带来压力。

3 互联网+背景下高校财务档案信息化管理的建议

3.1 完善标准建设，强化资源整合

3.1.1 “互联网+”背景下高校财务档案信息化管理的政策性和专业性等特点都对标准建设提出更高要求。档案部门应准确把握“互联网+”背景下财务档案信息化管理的技术应用趋势，根据不同技术的特点有针对性地进行标准设计。当前，在技术方面应用的较为广泛的为云计算和大数据，集中在数据存储与分析领域，在此方面应着重考虑财务档案资源的标准化建设。此外，“互联网+”背景下高校财务档案与其他业务档案的整合利用频繁，应针对不同管理、不同类型以及不同平台的档案进行应用层面的标准化设计，促进多个主体间的协同利用。

3.1.2 在资源整合方面，针对财务档案管理的内容，加强对财务核算专业凭据的收集与管理，在标准化建设的基础上形成统一的清单模板并發放给各个二级学院或职能部门。定期对兼职档案馆员进行培训，强化其对财务档案资源管理与收集的意识，着力提高其专业水平和管理意识。

3.2 健全管理制度，提升管理意识

3.2.1 建立完善的内控制度。针对管理意识不足和财务档案管理“头轻脚重”的现状以及“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理面临的全新信息安全环境，进一步明确和落实财务档案管理的岗位职责，区分信息技术环境下新的不相容岗位，做到职责分明、权限清晰。根据“互联网+”的环境及技术特点，及时更新身份认证与授权技术，提升防火墙及防病毒能力。

3.2.2 建立流程化思维，对“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理的各项流程进行重构，从计划、执行、检查、改进的角度开展循环管理。该部门工作的重点在于对整体流程的优化，包括财务档案的前期和后续管理，将审查监督制度贯穿财务档案管理的各个方面，保证信息化管理持续推进。

3.2.3 加强常规管理制度的执行。逐步确立电子凭证的认证效力，加强线上审核的推广与运用，从双轨制运行逐步过渡到单轨制运行，以充分发挥“互联网+”带来的管理效益。此外，在保管方面应针对数字化资源的可复制性应用新技术，去区块链的分布式账本和非对称加密，保证每一次修改或调阅的留痕管理。

3.3 加强需求调研，丰富利用形式

3.3.1 加强前端需求调研。由高校财务处牵头对当前财务档案前端应用的利用情况进行综合研判，形成可视化的数据报表，以此为基础制定调查问卷，并由档案管理部门委托兼职档案馆员进行各二级学院和职能部门的分发与回收。基于定量分析结果，运用层次分析法对各项利用需求的紧迫程度进行排序，制定财务档案利用开发长期规划。

3.3.2 依托“互联网+”丰富利用形式。借助高校信息化建设的便利，推动财务档案与高校其他信息服务的深度融合，提供面向用户的信息化精准服务功能。针对财务的凭据和票据两大工作内容创新财务档案利用形式，包括档案内容查询、个性化检索等内容服务以及在线审核、自动归档等流程服务。此外还应充分利用“互联网+”的技术优势开发模块化的定制服务，定期对利用情况进行量化分析，促进高校财务档案利用的持续改进与发展。

参考文献：

[1]谈亚红.新时期高校财务档案管理优化路径探析[J].江苏经贸职业技术学院学报，2020（01）：36—38.

[2]李二勇.高校财务共享服务平台建设研究[J].廊坊师范学院学报（自然科学版），2019，19（04）：66—69.

[3]徐光辉.“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理[J].中国管理信息化，2019，22（19）：42—44.

[4]林祝娥.高校财务档案管理存在的问题及优化策略[J].办公室业务，2019（17）：124+127.

作者简介：方小丽（1969.06— ），大学学历，海南医学院计财处会计师，研究方向：高校会计档案管理。