以需求为导向的高校档案信息系统对接集成实践

摘 要：随着高校信息化的推进，档案信息系统的对接成为一个重要课题。本文以高校档案利用需求为导向，探讨高校档案信息系统与业务系统对接集成方案，以实现电子文件安全规范在线归档，高校档案数据信息的网上平台收集与共享。

关键词：高校;档案;对接;集成;信息系统

高校内不同信息管理系统内存储着各种类型的电子档案信息，涉及管理、教学、科研等方面，各职能部门应能够共享。高校档案管理部门需主动出击，把高校档案管理系统建设成为面向全校的数字化信息提供中心，把信息资源转化为校内共享的档案资源，让档案利用者享受到一站式档案信息服务。

1 信息管理系统对接集成遇到的问题和困难

当前高校正在建设各种类型管理信息系统，由不同部门管理，是向不同公司采购的专业管理系统。各系统在数据库设计上执行各家软件公司的不同标准，采用不同的数据存储结构和接口技术，在不同的操作系统下运行，有着自己的用户界面，各自独立，互不关联，形成了一个个信息孤岛。

对接集成工作开展前，档案管理部门、各职能管理部门、对接系统厂家等各方面临很多问题，诸如专业知识领域不同、工作时间安排不同、相互沟通不畅等，给对接造成了障碍。

对接集成工作面临两个方面技术性困难。

1.1 无法实现自动智能归档整理

因其它系统设计或者业务流程原因，无法对数据进行自动归档或自动整理（按照年度、保管期限和分类等智能的整理）。

1.2 无法保证电子文件档案“四性”要求

无法确保电子档案的真实性、可靠性、完整性、可读性。

对接集成工作完成后，因忽视前期需求分析，可能无法为档案利用者提供需要的档案信息与分析数据。如部分功能没有被考虑，与实际需求相左;部分电子档案数据被忽视，导致没有被收集或者收集不完整;分析数据查考率低下。

2 信息管理系统对接集成解决方案设想

2.1 总体规划，明确分工

各高校应把档案系统对接工作纳入本校信息化建设规划，统筹考虑全校各信息系统对接方案，理顺档案信息系统对接的思路和步骤，明确相关职能部门的职责与分工：各职能部门负责电子档案的收集、整理、著录、归档等工作;档案部门负责制定电子档案归档管理办法及数据标准，建设档案信息管理系统，指导各部门电子档案归档工作，对相关人员进行业务培训，监督检查各业务系统电子档案“四性”，对归档电子档案进行编目、备份、保存和开发利用;信息化管理部门负责按照国家及行业标准开展信息管理系统对接工作，对电子档案顺利归档做好技术保障;保密管理部门参与监督电子档案的保密管理。

2.2 对接集成沟通调研

电子档案数据的最终流向是档案信息管理系统，因此，档案管理部门应成为多方沟通的中心和桥梁。对接集成工作开展前，档案部门应先与相关职能部门进行沟通，了解业務信息系统工作流程和业务数据积累情况，相关职能部门了解电子档案归档要求，部门间要讨论并确定整个对接集成工作的业务需求;再由档案管理部门和相关职能部门一起与对接集成项目公司三方沟通，一起讨论项目实施的具体方案和计划。对接集成中档案部门需与公司方定期沟通，并将沟通结果及时告知相关职能部门，做好协调沟通工作，及时处理突发问题，直致项目结束。

2.3 归档数据的需求分析

系统集成对接应以档案利用需求为导向。当前高校档案利用者可分为三类群体：科研人员，主要为高校的专家和学者，以科研利用为目的;工作查考人员，主要为日常教学管理工作人员，以高校管理事务利用为目的;个人，主要为学生、教职工和校友等，以私人利用为主要目的。

在系统平台对接中，参考经济学的顾客需求理论，按照高校电子档案上述三类利用者的非对称性特点，可将需求分为三个层次。

2.3.1 必备需求。指档案利用者对高校档案部门提供的档案信息资源或咨询服务的基本要求，是高校档案部门为档案利用者承诺的服务。这些需求未得到满足，档案利用者会非常不满意;这些需求得到满足，利用者并不一定产生更高的满意度。

2.3.2 单向需求。指档案利用者的满意状况与需求满足成比例关系的需求，是高校档案部门为档案利用者提供的增值服务。档案部门提供的数据分析资料或服务超出档案利用者的期望越多，利用者越满意，反之亦然。

2.3.3 吸引需求。指既不会被档案利用者表达出来，也不会被利用者过分期望的需求，是高校档案部门为档案利用者提供的非承诺性服务。例如，将接收后的电子档案以网页形式进行的档案展览。一旦这类需求得到满足，档案利用者的满意状况会有极大的提升;当然，即使没有满足档案利用者的这类需求，利用者的满意状况也不会明显下降。

对高校档案部门来说，通过对三类群体三个层次需求的调研所形成的需求分析报告，是档案管理信息系统与各系统对接工作的重要参考。对接的重点首先应放在必备需求上，在技术可行的情况下尽可能满足单向需求，如条件允许选择性地满足吸引需求。

3 对接集成的主要操作方法

3.1 明确集成数据结构划分

3.1.1 结构化的网络数据信息。信息经分析后可分解成多个互相关联的组成部分，各组成部分间有明确的层次结构，可通过数据库进行管理。如高校OA办公系统的审批流程记录、各专业管理系统的业务记录等。

3.1.2 非结构化的网络数据。无法完全数字化、数据结构不规则的信息，不能使用数据库进行管理。例如数字公文、图片、音频、视频等多种格式的数据。

3.2 明确集成平台结构的划分

3.2.1 异构的管理平台。归档的档案材料存储在不同的管理系统中，这些系统没有进行统一设计和管理;这些系统只有通过接口协调来交换数据，实现平台间的数据收集。如各职能部门在不同时间内，向不同公司采购成熟的专业管理系统，但是各系统在数据库的设计上执行各家软件公司的不同标准。

3.2.2 同构的管理平台。是由高校内部统一规划，根据自身档案管理需求，规范设计数据存储结构和接口技术而开发的集成性档案管理平台。如在高校自定规范标准指导下定制开发的系统。

3.3 明确集成归档方式的选择

3.3.1 全数据归档。整个业务系统数据内容全部归档，可完整保存档案数据，但数据量巨大，无用数据多，投入大。

3.3.2 选择性归档。结合档案利用需求，有选择接收部分数据，数据总量不大，可提前筛选数据，保存利用价值大的数据，投入可控。对比两种方式，选择性归档是一个性价比比较高的方案，更适合当前高校档案管理需求。

3.4 保障“四性”

保证电子档案的真实性、可靠性、完整性、可读性。加强电子文档前端管理控制，在电子文件形成时就介入，把数字摘要、数字签名、电子印章、时间戳等相关信息技术运用到业务信息系统中，实现电子文件在业务系统中的“四性”。归档后，检查相关元数据“四性”。

3.5 保证元数据关联

在对接集成抓取元数据及电子文件时，应提前考虑各业务管理系统的业务流程及文件归档要求。应抓取业务流程审批产生的元数据和电子文件元数据;归档到档案信息系统的数据，应根据系统自身数据库的结构和形式，考虑未来的检索、保存和利用，元数据应侧重于电子档案描述。应根据档案管理系统和业务信息系统侧重点不同，建立两者映射关系表，做好系统间数据到电子档案的元数据关联展现，方便后期检索利用。

3.6 做好电子档案备份存储

归档后的电子档案并不绝对安全，高校档案管理部门还需对电子档案进行离线备份，降低电子档案长期保存的各种不测风险。NAS（网络附加存储）属于专用数据存储并且自带硬盘、操作系统，可实现跨平台的网络集中数据管理，存储数据量大并且支持热插拔技术，使用方便。其优点使得该技术非常适合快速链接网络，将档案管理系统内存储的大量线上电子档案进行备份，备份完成后与网络断离，确保电子档案的长期安全保存。

3.7 应注意的几个事项

3.7.1 注重采用自动逻辑归档。业务系统内电子文件向档案信息系统归档时，业务系统端需设置合理的归档节点位置，配置不同类型文件间逻辑关系及关联对应元数据，涉及隐私等不宜公开内容时需考虑数据脱敏，有利用价值的数据分析可用页面抓取技术提取归档。档案信息管理系统端需设计相关数据统计及跟踪界面，设计好档号自动分配规则，减少人工干预，采用自动逻辑归档。

3.7.2 减少线下移交时人为干扰。电子文件归档以线上自动触发为主，线上手工触发为辅，根据业务系统以及业务流程实际情况预留线下归档接口，将线下移交作为补充归档方式，提高系统对接集成的容错率。线下移交需由相关管理规定进行约束，尽可能减少人为因素对档案数据“四性”的干扰。

3.7.3 应考虑对接成本。在系统对接集成时，新技术的运用需综合考虑，评估新技术难点和风险时也要考虑成本和收益的性价比，可靠性低、难度大、投入过大、效果不明显的新技术不宜采用。

高校档案信息系统与各业务系统对接集成的实现，以文件生命周期理论为基础，改变传统档案管理模式，实现电子文档前端管控，提高档案管理规范化、数字化水平，消除信息孤岛，促进信息共享。

参考文献：

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作者：赵陈刚（1979— ），浙江理工大学档案馆助理馆员。