试论信息化背景下高校教学档案管理存在的问题及对策

摘要：高校教学档案是高校教育教学成果的重要储存载体之一，在现阶段社会经济和科学高速发展的背景下，互联网时代已然到来，为面对互联网时代中出现的各种信息科技手段发展，这就需要对高校教学档案管理手段做出改良。本文就通过对现阶段高校教学档案管理中存在的问题进行分析，并结合信息化背景提出有效解决策略。

关键词：信息化背景;高校教学档案管理;问题;对策

信息化时代中出现的各种网络技术让信息交流和传递变得简单起来，这也让传统信息储存方式中的弊端展露出来，传统档案管理模式一般通过档案袋对文件进行密封保管，这种管理模式容易造成信息外流，不能正确保护学生隐私，并且传统档案管理模式还可能会出现档案袋丢失等情况，会对学生和高校都产生极大影响。因此，在如今信息网络高速发展的时代，高校应该正确开发利用互联网，让高校档案管理在信息化作为基础的情况下进一步创新发展，充分利用科学技术简化工作难度，还能减少工作中可能出现的问题，从而达到促进我国高校教学档案管理进一步发展的效果。

一、信息化时代带来的挑战

随着我国教育事业的进一步发展，国家和社会都对学校的办学水平要求有进一步提高，现阶段高校管理中不再是传统模式中的以流程为主，更追求管理的效率和质量，力求做到科学化、规范化高校管理，因此，高校档案管理作为高校管理中重要环节之一也就需要跟随时代要求做出改变。传统封闭式档案管理让学生在需要使用档案时流程繁琐，并且许多框架条例需要学生发掘遵守，如果在使用过程中不小心将密封线打开就会导致学生的档案成为不具备真实依据的纸张。种种情况都表现出传统档案管理已经不再适应于这个高速发展的社会，因此需要高校档案管理人员在把握信息化发展中出现的机遇，努力推陈革新，让信息化高校教学档案管理正确支持现阶段社会发展。

1.信息化建设薄弱

由于信息化是近年来随着科学技术革新出现的一个新型词汇，现已被开发利用于各个方面，成为人们生活中离不开的技术之一。然而在许多高校中，由于将目标重心放置在教育教学方面，在信息化开发利用中就忽略了高校教学档案管理这一环节，主要将信息化技术应用于网络授课和教学中多媒体技术应用等。正是因为这种忽略让我国高校档案管理信息化发展处于一个尴尬位置，让传统高校教学档案管理仍然成为现阶段主流模式。这些问题出现的主要原因就是主流层面上没有注意到网络信息建设中的高校档案管理，因此没有专门的专家和学者进行进一步考察研究，就会造成就算想要建设改良也没有相应指导措施和实施方案提供参考。

2.缺乏人才建设

信息化背景下要进行网络高校教学档案管理不仅需要对管理模式具备充分认识，还需要具备一定互联网技术、信息技术、数据库建设技术等相关专业知识，然而如今档案管理人员缺乏专业技术，在科技化发展的时代已经不能很好利用新型科学技术进行管理工作建设，这就会制约信息化高校档案管理工作发展。如今高校在信息化专业方面人才相当匮乏，这就成为阻碍信息化服务于管理工作的重要问题之一，因为大多数管理工作从业人员还同时兼并着其他管理工作，导致整个高效管理体系不能够得到进一步发展，从而让落后的管理制度制约高校发展，这种问题如果不能解决就会让管理工作效率停滞不前，直到成为拖慢整体发展的一个累赘。而真正具备技术的高素质人才一般被用于高校教学工作开展中来，反而让工人、转业军人等进行高校档案管理工作，因为传统高校档案管理工作不需要具备太多专业从业知识，更像一种“闲职”，这种基础情况导致后期管理工作改良开展也极具困难，因为知识水平等存在差异，在改革工作开展过程中就会出现管理人员意见不合从而产生纠纷等情况发生，这些潜在问题如果不能正确解决还会成为高校管理工作中的潜在危机，严重时会导致工作分歧和事务矛盾出现。

3.高校档案管理技术和制度落后

行业信息化不是一朝一夕能够完成的事情，在行业信息化发展的过程中也同样影响到高校的教学档案管理工作进度，在我国有个显著的特点表现在，科技水平高速发展的时代中仍有多种行业处于传统信息管理模式，在信息收集和录入环节都采用人工手抄录入等形式，并且还依旧保存着传统的信息采集、传递与接收方式，这种落后的信息管理方式就让很多档案信息失去其时效性，丧失其使用价值，并且这种信息传递方式容易出现信息不对称、内容中有明显错误等情况。学籍信息、学籍课表、成绩与考试数据收集过程中，许多高校还在采用传统教学信息管理模式，需要逐级对接，这就让信息的传递需要经过多重审批，无形之中增加了工作量，增长信息传递所花费的时间和人力物力。传统信息管理模式也不利于教师和学生第一时间接收到最新的教学咨询，并对教学工作作出规划和安排，只能依靠电话、张贴告示和文件收发等方式来传递信息，例如在学生选课环节，这种模式就会导致后接收到信息的同学可能不能选到自己心仪的课程，而一开始就接收到信息的同学反而能随意挑选课程，这一定程度上不能让教学工作公平开展，损害了学生个人的权益。

二、信息化背景下高校档案管理的方案

1.加强信息化建设

加强高校信息化建设就需要从基础做起，首先需要认识到高校教学档案管理是教学工作中不可缺少的一环，能够极大程度上减少管理工作花费的时间，让信息传递变得更加准确化。高校应该建立自己的校内网站，还可以通过社交软件开发小程序方便学生和教师使用，例如，通过微信小程序开发校园管理工作平台，将学生的个人选课信息和课程表等统一上传到其中，教师也可以将课程变动等信息通过小程序传递给自己的学生，方面统一协调管理，这种方法可以将繁杂的管理工作糅合到一起，通过一个统一的平台让教师和学生根据不同的需要进行信息查询和传递，这种一对一方式的信息传递模式，既减少信息传递中所需要花费的大量时间，又可以避免信息传递出现错误。

2.加强专业人才培训

在如今高校教学档案管理从业人员中，大量从业人员不具备互联网和信息技术相关知识，这也是制约高校教学档案管理信息化的重要原因之一，因此面对人才匮乏的情况下，高校应该将具备技术的专业人员从教学工作中抽调出一部分进行信息化建设开展，同时针对传统信息管理中的工作人员，高校应该统一组织进行培训，提升其专业知识水平从而能够达到与时俱进的目的。面对一些不能够良好接收新信息的从业人员，高校应该采取调离转职等形式，避免工作开展由于信息不对等等问题产生延误，同时学校应该做好宣传工作，将信息化管理模式推送给学生和教师，转变其原有观念，让其逐渐适应到新型的信息管理模式中来，在减少工作流程和工作困难的同时便利教学管理工作开展，推动全校一起进行信息化转变过程。学校还可以开放学生和教师的意见投送平台，针对管理工作中存在的主要问题进行优先解决方案，把有限的人才资源最大化利用起来，把主要问题攻克后再进行局部开发工作，形成信息化高校教学档案管理工作联系开展循环。

3.推动高校教学档案管理工作制度和技术改革

信息化改革最重要的就是转变传统教学档案管理中逐级批准的模式，要最大程度上减少管理工作中存在的流程复杂问题，就需要让逐级传递信息的模式转变为直接传递，把信息通过网络化平台直接传递给有需要的群体，从而减少工作中流程繁琐的问题。学生在接收信息也需做到统一定时发送，确保每个学生都能及时接收到学校推出的教学信息，能最大程度上保障每个学生的权益不受侵害。

三、结束语

高校教学档案管理工作信息化是时代的要求也是工作的要求，只有建立起良好的信息管理模式才能保障教学教育工作正常开展，形成科学化、合理化的管理模式。这不仅需要高校对信息化问题重视起来，同时需要各个学者和管理从业人员不断地尝试和改良。

参考文献

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作者简介：

严萍，女，1983年6月27日，河南，硕士研究生，西安交通大学城市学院，高校教学档案管理。