浅谈我市交通运输单位的文书档案管理工作现状与发展

【摘 要】文书档案管理是交通运输部门和单位的重要工作，应引起足够的重视。本文以“我市交通运输单位的文书档案管理工作现状与发展”为切入点，从“当前存在的问题的厘清”和“解决问题方案的探索”两方面进行了探索。

【关键词】文书档案 管理问题 解决方案

目前，我市的交通运输单位有企业和事业单位两类，以私营企业为主，事业单位以公益二类事业单位为主。随着改革和改制的深化，企业间竞争更加激烈，事业单位性质的汽车客运站也正在加快改革、改制步伐。

作为公益服务的交通运输单位，其文书档案在政治、经济、文化等多方面发挥着它不可替代的作用。我们需要健全交通运输单位的文书档案管理体制，重视文书档案管理工作，使文书档案更好地服务于经济社会的整体协调发展。

厘清：当前存在的问题

文件资料收集不完整。作为交通运输单位的企业和事业单位，特别是企业，许多文书档案都并没有按规定进行分类管理，档案室虽然是单位档案管理的最高机构，但许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存。有些私人企业的甚至根本无视文书档案管理工作的重要性，文书档案资料的收集、归档、管理工作几乎不開展。有些交通运输单位的各科室、部门也各自有自己管理的文书档案，而档案室根本不清楚各科室、各部门的文书档案资料情况，从而导致一个单位的文书档案残缺不全，缺乏真实性、完整性和科学性。交通运输单位的主要工作是进行道路交通旅客运输，甚至有些单位甚至还承担着国家、省、市的重点项目。但有的工作人员对档案工作不够理解，一些重要的文书档案没有交到档案室存档，从而造成一些重大成就、经济利益、人员奖惩、大型创建和改造工程工作的文件材料得不到及时归档。

文书档案管理混乱。目前，大多交通运输单位都仅有很少兼职档案管理人员，他们负责对在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订和归档。因多数兼职管理人员工作强度大、流动性大、文化有限，对文件的重要性缺乏认知，专业知识不全面，使许多具有保存价值的文书档案不能如期、完善和系统地归到档案室。一些小运输单位则各部门各发各的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，管理的混乱导致文件内容出现重复、矛盾、遗漏 ，给文书档案的管理带来困扰。

探索：解决问题方案

健全档案管理制度，明确档案管理责任。一是建立健全科学的管理架构，明确各岗位职责，将档案管理责任纳入职责体系。通过制度规定，将文件材料的收集列入文书人员的岗位职责。二是归档文件整理前需要制定文件材料整理与归档办法、归档范围与保管期限表、不归档文件处理办法等相关制度，其中还包括收发文登记制度、传阅制度、打印留存制度等文书处理制度。三是传阅文件由专人负责，保证办结文件的归档，保证公文载体材料的寿命，保证公文格式、用笔、签章的规范化。四是档案人员定期对收集来的文件进行筛选，按照统一的分类标准进行分类，确保材料的完整、及时、真实、无遗漏。

切实提高领导对文书档案工作的重视。文书档案的管理工作与领导的重视和支持是分不开的，得到各级领导对档案工作的正确认识、高度重视、大力支持，才能较好地保证一批重要文档材料的数量和质量。因此，从法律、制度和考核提高对文书档案工作的重视是必要且重要的举措。各交通运输单位的档案工作者，除了解自身工作对象和职责外，还应广泛宣传，提高所有人档案意识，让他们更加重视和支持文书档案工作，发展档案事业。

加强专业知识学习，提高档案管理人员素质。交通运输单位不同于机关和其它事业单位，从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的运输业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着社会和经济生活的快速发展，对档案业务管理、服务等工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，努力学习，不断提高自身综合技能。不仅要熟悉运输单位工作的各个环节、步骤，而且还应了解相关法律法规，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，要拓宽视野，了解交通运输行业发展的现状及发展动态，努力去多思考，多研究，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，切实让文书档案工作与时俱进。

及时、规范收集文件资料，确保文书档案完整性。收集是档案管理工作的基础，在档案管理工作中处于重要地位，只有认真做好档案资料的收集整理，才能保证后续工作的开展。收集的材料应该突出本单位的主要职能活动、政府工程项目、基本历史面貌，应是本单位生产经营活动中产生的有价值的文件材料，如单位重要的修建、创建活动、经济活动等形成的材料。档案员要做收集这方面材料的有心人，千方百计拓宽收集渠道，掌握收集主动权，还要有超前意识，了解有关部门需要什么，从而提供超前有效的服务并及时收集文件。在整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，并按短期、长期和永久分类准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档和移交等方面的工作。

文书档案作为一个单位历史记录，是单位的宝贵材料，必须实行集中统一的管理，确保单位文书档案的真实性、完整性和系统性，以充分发挥它在我市交通运输单位建设中的重要作用，为十四五期间主管部门、政府部门提供制定促进交通运输单位生存、发展政策的依据。

参考文献：

[1]岳翠平.浅谈交通运输档案信息化建设[J].办公室业务，2019（03）;

[2]闫文静.浅谈交通运输行业档案信息化建设[J].档案天地，2017（10）;

[3]邓决.新形势下加强交通运输档案数字化管理的几点思考[J].兰台内外，2018（11）。

四川省隆昌市中心客运站 杨丽